Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её правильное оформление при приёме на работу обязательно для работодателя и защищает права сотрудника. Ниже представлен подробный порядок действий, основанный на действующем законодательстве РФ и рекомендациях практиков (см. материалы от Задорожневой Александры и других источников, актуальных на 21 апреля 2026 г.).

Нормативная база

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – оформление трудовой книжки);
Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой книжке» (с изменениями на 2026 г.);
Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
Инструкция по заполнению трудовой книжки, утверждённая Минтрудом России (действует с ).

Когда необходимо заполнять трудовую книжку

При первом приёме на работу (если у сотрудника ещё нет трудовой книжки);
При переводе на другую работу внутри той же организации (если требуется запись о переводе);
При приёме на работу после увольнения от предыдущего работника (для продолжения трудового стажа).

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

Титульный лист – личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
Сведения о работе – таблица с колонками: № п/п, дата приёма, наименование организации, должность, вид трудовой деятельности, основание приказа (номер и дата), подпись работника и печать организации.
Сведения о наградах и поощрениях (при наличии).
Сведения о увольнении – дата, основание (приказ), формулировка («по собственному желанию», «по соглашению сторон» и т.д.), подпись и печать.

Пошаговая инструкция по заполнению при приёме на работу

Подготовка документов

Запросить у нового сотрудника паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании (или справку об отсутствии образования).
Если у сотрудника уже есть трудовая книжка – проверить её состояние (отсутствие повреждений, корректность уже сделанных записей).
Подготовить приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а) и ознакомить с ним сотрудника под подпись.

Заполнение титульного листа (если книжка новая)

В поле «Фамилия, имя, отчество» вписать данные exatamente как в паспорте.
Указать дату рождения (дд.мм.гггг).
Заполнить поле «Образование» – указать уровень (среднее общее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) и наименование учебного заведения.
В графе «Профессия, специальность» записать должность, на которую принимается сотрудник (например, «инженер‑программист»).
Поставить дату заполнения и подпись ответственного лица (кадровик или руководитель отдела кадров).

Внесение записи о приёме на работу

В таблице «Сведения о работе» определить следующий свободный номер (например, если последняя запись под номером 5 – новая будет № 6).
В колонке «Дата» указать день, месяц и год приёма (например, ).
В колонке «Наименование организации» написать полное наименование работодателя согласно учредительным документам.
В колонке «Должность» указать должность, указанную в трудовом договоре.
В колонке «Вид трудовой деятельности» можно кратко описать основные функции (например, «разработка программного обеспечения»).
В колонке «Основание» вписать номер и датa приказа о приёме (например, «Приказ № 123 от »).
Подпись работника ставится в колонке «Подпись работника» после ознакомления с записью.
Ставится печать организации (если она предусмотрена внутренними нормами).

Завершение оформления

Проверить правильность всех введённых данных (сверка с паспортом, приказом, трудовой договором).
Подписать трудовую книжку ответственным специалистом отдела кадров (обычно подпись ставится внизу титульного листа).
Выдать трудовую книжку сотруднику под роспись в журнале учёта трудовых книжек (если ведётся такой журнал).

Особенности заполнения для впервые устроившихся на работу

Согласно разъяснениям экспертов (см. материал от А.Сафонова от 11 февраля 2026 г.), для граждан, устраивающихся на работу впервые, трудовая книжка заводится обязательно, если работа относится к трудовой деятельности по трудовому договору. Исключение составляют только случаи, когда работа выполняется по гражданско‑правовым договорам (подряд, авторский заказ) и не влечёт возникновения трудового отношения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С в России функционирует система электронных трудовых книжек. При приёме на работу работодатель обязан:

Уведомить сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
Если сотрудник выбрал электронную форму – передать сведения в ПФР через личный кабинет работодателя (СЭДО).
Обеспечить доступ сотрудника к своей ЭТК через портал «Госуслуги» или личный кабинет ПФР;

Заполнение электронной книжки выполняется аналогично бумажной, но данные вводятся в электронные формы системы ПФР. Ошибки в электронной форме исправляются путем подачи уточняющего сведения.

Типичные ошибки и как их избежать

Неправильная дата – всегда используйте формат дд.мм.гггг и проверяйте соответствие дате приказа;
Отсутствие подписи работника – подпись обязательна, иначе запись считается недействительной.
Неполные сведения о организации – указывайте полное официальное наименование без сокращений, если иное не предусмотрено внутренними нормами.
Опечатки в ФИО – свериться с паспортом перед внесением данных.
Отсутствие печати – если организация использует печать, её отсутствие может привести к признанию записи недействительной.

Хранение и предоставление трудовой книжки

Трудовая книжка хранится у работника; работодатель обязан обеспечить её сохранность во время работы (например, предоставлять сейф или отдельный шкаф).
При увольнении работник получает трудовую книжку с записью об увольнении под подпись и печатью.
В случае утери или порчи книжки работник может запросить дубликат у последнего работодателя или в органе ПФР (для ЭТК).

Ответственность за нарушение правил заполнения

Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:

Предупреждение или штраф для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение трудового законодательства).
Возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтверждения стажа или права на пособия.
При систематических нарушениях – disqualification руководителя отдела кадров на срок до 3 лет.

Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу – важная часть кадрового документооборота, которая защищает интересы как работника, так и работодателя. Следуя представленной инструкции, учитывая нормативные требования и избегая типичных ошибок, вы обеспечите легальность и прозрачность трудовых отношений. При переходе на электронную форму ведения трудовых книжек необходимо соблюдать порядок взаимодействия с ПФР и обеспечивать доступ сотрудников к их данным.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практических рекомендаций на май 2026 года.