Трудовая книжка (или её электронный аналог) является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, кто обязан её приобрести, часто возникает у работников, впервые устраивающихся на работу, и у работодателей, принимающих новых сотрудников. Ниже подробно рассмотрим нормативные положения, практические аспекты и особенности оформления трудовой книжки в современных условиях.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 65, ст. 66, ст. 66.1.
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронной трудовой книжки».
- Постановление Правительства РФ от № 437 «Об утверждении Правительством Российской Федерации порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Кто отвечает за приобретение трудовой книжки?
Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан обеспечить наличие трудовой книжки у работника и вести её в течение всего периода трудовой деятельности. Это означает, что:
- Если у работника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), он предъявляет её работодателю при приёме на работу.
- Если трудовой книжки у работника нет, работодатель выдаёт новую (пустую) трудовую книжку и заполняет её pierwszou записью о приёме на работу.
- Работник не обязан покупать трудовую книжку за свой счёт; расходы на её приобретение (бланк, оформление, ведение) несут работодатель.
Особенности для новых сотрудников
При приёме на работу впервые (то есть когда у гражданина ещё нет трудовой деятельности, зафиксированной в книжке) процедура выглядит так:
- Работник предоставляет паспорт, СНИЛС и иные документы, необходимые для заключения трудового договора.
- Работодатель оформляет трудовой договор и выдаёт бланк трудовой книжки (или формирует запись в электронной трудовой книжке).
- В трудовой книжке делается первая запись о приёме на работу: дата, наименование организации, должность, основание (трудовой договор).
- Запись заверяется подписью уполномоченного лица работодателя и печатью организации (если печать имеется).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года введена обязательная электронная трудовая книжка для всех newly hired сотрудников. Основные моменты:
- ЭТК ведётся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги»;
- Работодатель обязан передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и иных кадровых мероприятиях в ПФР не позднее следующего рабочего дня после совершения действия.
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, он может выбрать, продолжать вести её в бумажном виде или перейти на электронный формат (заявление подаётся в ПФР).
- Для сотрудников, принятых на работу до , ведение бумажной трудовой книжки остаётся добровольным, но работодатель всё равно обязан передавать сведения в ПФР.
Что делать, если у работника нет трудовой книжки?
В ситуации, когда гражданин предъявляет отсутствие трудовой книжки (например, впервые устраивается на работу или потерял документ), работодатель должен:
- Предоставить бланк трудовой книжки (или оформить запись в ЭТК).
- Заполнить первую запись о приёме на работу.
- Предупредить работника о необходимости хранения документа в безопасном месте и о порядке его восстановления при утере (через обращение в бывший работодатель или в ПФР).
- В случае утеры трудовой книжки работником, восстановить её можно по заявлению в бывшую организацию или через ПФР, предоставив справки о периодах работы.
Ответственность сторон
- Работодатель несёт ответственность за:
- Своевременное выдача и заполнение трудовой книжки.
- Передачу сведений в ПФР (для ЭТК).
- Хранение трудовой книжки у работника (в случае бумажного варианта) и обеспечение её сохранности.
- Работник обязан:
- Предъявлять трудовую книжку при приёме на работу и при её обновлении.
- Соблюдать условия хранения документа (не допускать повреждения, утери).
- Информировать работодателя о изменениях личных данных, влияющих на запись в трудовой книжке (например, изменение фамилии).
Таким образом, обязанность по приобретению (выдаче) трудовой книжки лежит на работодателе. Работник лишь предоставляет уже имеющийся документ или получает новый бланк от работодателя при отсутствии собственной книжки. С введением электронной трудовой книжки порядок несколько изменился, но суть осталась прежней: работодатель обеспечивает оформление и ведение учёта трудовой деятельности, а работник отвечает за сохранность и своевременное предоставление документа.
Соблюдение этих правил позволяет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантирует корректное учётование стажа для назначения пенсии и других социальных выплат.