Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Бланки трудовой книжки и вкладыши к ней относятся к документам строгой отчётности, поэтому их учёт и хранение регулируются нормативными актами РФ. В статье подробно рассматриваются все этапы организации учёта бланков трудовой книжки: от назначения ответственного лица до заполнения приходно‑расходных книг.
Правовая база
Основные нормативные документы, регламентирующие учёт бланков трудовой книжки:
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
- Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
- Приказ Минфина России от № 117н – «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша к ней».
Согласно пункту 42 Порядка (320н) каждый работодатель обязан:
- Назначить уполномоченное лицо, отвечающее за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.
- Вести две формы учёта:
- Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма N 3).
- Приходно‑расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша (форма N 2).
- Пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя (и печатью, если она есть) каждую из этих книг.
Назначение ответственного лица
Для надёжного учёта необходимо оформить приказ о назначении уполномоченного сотрудника. В приказе следует указать:
- ФИО и должность назначаемого лица.
- Перечень его обязанностей (приём, выдача, хранение, ведение журналов).
- Ссылку на нормативные акты (п. 42 Порядка 320н).
Пример формулировки:
Приказ № 12‑2026 от г.
О назначении ответственного за ведение, хранение и учёт трудовых книжек.
Назначить Иванова Петра Сергеевича, старшего специалиста отдела кадров, ответственным за ведение книги учёта движения трудовых книжек, приходно‑расходной книги по учёту бланков, а также за их хранение в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н.
Формы учёта
3.1 Приходно‑расходная книга по учёту бланков (форма N 2)
Эта книга фиксирует чистые бланки трудовых книжек и вкладышей, которые находятся в организации, но ещё не выданы сотрудникам.
| № п/п | Дата поступления | Наименование | Кол‑во | Ответственный | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бланк ТК (образец 1) | 50 | Иванов П.С. | Поставка от ООО «Печать» |
Книга должна быть:
- Пронумерована последовательно;
- Прошнурована (по 100‑200 листов).
- Подписана руководителем и заверена печатью.
3.2 Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма N 3)
В ней фиксируются все операции с уже выданными книжками: приём, выдача, возврат, утеря, уничтожение.
| № п/п | Дата операции | ФИО сотрудника | Должность | Номер ТК | Вид операции | Ответственный | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Смирнова Анна Викторовна | Бухгалтер | ТК‑00123 | Выдача | Петров А.В. | Первичная выдача |
Требования к оформлению:
- Записи вносятся в хронологическом порядке (по дате операции).
- Каждая запись сопровождается подписью ответственного лица.
- При исправлении ошибок используется штрих‑корректировка с указанием причины и подписью контролёра.
Пошаговая инструкция ведения учёта бланков
- Получение бланков
- Оформить заявку в отдел закупок.
- Получить накладную от поставщика.
- Внести данные в форму N 2 (приход).
- Хранение
- Разместить бланки в закрытом шкафу, доступном только уполномоченному лицу.
- Обеспечить условия, исключающие повреждение (сухость, отсутствие прямого солнечного света).
- Выдача бланка сотруднику
- Составить акт выдачи (при необходимости – в виде служебной записки).
- Снять количество из формы N 2 (расход).
- Внести запись в форму N 3 (операция «Выдача»).
- Возврат или утеря
- При возврате заполнить акт возврата, указать состояние бланка.
- Внести запись в форму N 3 (операция «Возврат»).
- Если бланк утерян, оформить акт утери, оформить замену и отразить в журнале как «Утрата». По статье 5.27 КоАП РФ за отсутствие бланка предусмотрена ответственность.
- Контроль и проверка
- Проводить ежемесячную сверку количества бланков в наличии с данными книги N 2.
- Проверять соответствие записей в книге N 3 с реальными книжками (проверка хронологии, наличия подписи).
- Подготовить отчёт для инспекции труда (при проверке инспектор может запросить обе книги).
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие нумерации и прошнуровки. Без этого книга считается недействительной и может стать основанием для штрафа.
- Нарушение хронологического порядка. Записи должны идти по дате; при исправлении ошибок использовать штрих‑корректировку, а не стирать.
- Отсутствие подписи ответственного лица. Каждая запись обязана быть подписана – без подписи запись считается неполной.
- Хранение бланков в открытом доступе. Бланки строгой отчётности должны находиться в закрытом шкафу, доступ к которому имеет только уполномоченный сотрудник.
- Неоформление утери. Утрата бланка без оформления акта считается нарушением и может привести к административной ответственности.
Пример заполнения форм
6.1 Приходно‑расходная книга (форма N 2)
№ п/п | Дата поступления | Наименование | Кол‑во | Ответственный | Примечание 1 | | Бланк ТК (образец 1) | 50 | Иванов П.С. | Поставка от ООО «Печать» 2 | | Вкладыш к ТК (образец А) | 30 | Петров А.В. | Дозаказ
6.2 Книга учёта движения (форма N 3)
№ п/п | Дата операции | ФИО сотрудника | Должность | Номер ТК | Вид операции | Ответственный | Примечание 1 | | Смирнова А.В. | Бухгалтер | ТК‑00123 | Выдача | Петров А.В. | Первичная выдача 2 | | Смирнова А.В. | Бухгалтер | ТК‑00123 | Возврат | Иванов П.С. | Увольнение, возврат 3 | | Кузнецов И.И. | Оператор | ТК‑00124 | Выдача | Петров А.В. | Новая приемка
Как подготовиться к проверке инспекции труда
- Убедитесь, что обе книги (N 2 и N 3) находятся в надлежащем виде: пронумерованы, прошнурованы, подписаны и запечатаны.
- Подготовьте сопроводительные документы: накладные, акты выдачи/возврата, приказ о назначении ответственного лица.
- Проведите внутреннюю проверку: сверка количества бланков, проверка хронологии записей, проверка подписей.
- Сформируйте «пакет документов» в электронном виде (скан‑копии) для быстрой передачи инспектору, но храните оригиналы в бумажном виде.
Ведение учёта бланков трудовой книжки – обязательный процесс, от которого зависит соблюдение трудового законодательства и защита интересов как работодателя, так и работников. При правильной организации процесса (назначение ответственного лица, использование официальных форм N 2 и N 3, строгий контроль за нумерацией, прошнуровкой и подписью) риск штрафов и административных последствий сводится к минимуму.
Помните: любые отклонения от требований Приказа Минтруда № 320н могут стать основанием для наложения штрафов по статье 5.27 КоАП РФ. Поэтому системный подход к учёту бланков трудовой книжки – это не только формальное требование, но и важный элемент внутреннего контроля организации.
Дата публикации: