Дата актуализации:  г.

Общие положения

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Ведение и хранение трудовых книжек регулируется комплексом нормативных актов, среди которых Трудовой кодекс РК, Приказы Министерства здравоохранения и социального развития, а также Постановления Правительства.

Правовая база

• Трудовой кодекс Республики Казахстан:
  • Статья 16, подпункт 25 – порядок ведения и хранения трудовых книжек (утверждено приказом Минздравсоцразвития от  № 929).
  • Статья 15, подпункт 18 – разработка Правил ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минздравсоцразвития РК № 929 от  – утверждает форму трудовой книжки и детальные правила её заполнения.
• Постановление Правительства РК № 1167 от  – регламентирует ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
• Подпункт 25 статьи 16 Трудового кодекса от  г. (№ 414‑V) – подтверждает обязательность бумажного варианта трудовой книжки.

Понятие трудовой книжки

В соответствии с Правилами, трудовая книжка – документ, содержащий сведения о:

1. Личных данных работника (ФИО, дата рождения, образование, специальность, квалификация);
2. Трудовой деятельности (даты начала и окончания работы, должности, основания и порядок увольнения);
3. Награждениях, поощрениях и иных записях, влияющих на стаж;

Порядок заполнения трудовой книжки

Первая страница (личные данные)

Если компания является первым местом работы сотрудника и в его книжке нет записей, работодатель обязан заполнить первую страницу:

• ФИО полностью;
• Дата рождения;
• Образование (учебное заведение, специальность, год окончания);
• Квалификация и профессиональная подготовка.

Запись о приёме на работу

Запись делается в следующем порядке:

1. Дата приёма;
2. Наименование организации, её ИИН и адрес;
3. Должность, разряд (если применимо);
4. Основание приёма (трудовой договор, приказ, решение и т.п.);
5. Подпись и печать (если организация имеет печать) уполномоченного лица.

Записи о переводах, повышениях, награждениях

Каждое изменение фиксируется отдельной записью с указанием даты, нового положения и основания изменения.

Запись об увольнении

При увольнении в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (по инициативе работника/работодателя, сокращение и т.д.);
• Подпись и печать руководителя (или иного уполномоченного лица).

Эти записи заверяются подписью первого руководителя и печатью организации (п. 17 Правил).

Учёт и хранение трудовых книжек

Книга учёта движения трудовых книжек

Кадровая служба или уполномоченное лицо обязаны вести отдельный журнал (книгу учёта), где фиксируются:

• Получение трудовой книжки от работника;
• Выдача книжки сотруднику;
• Возврат книжки после увольнения.

Эти требования установлены пунктом 24 Правил (Постановление № 1167).

Место хранения

Трудовые книжки хранятся в специально отведённом помещении, обеспечивающем:

1. Защиту от повреждения, порчи и потери;
2. Контроль доступа (только уполномоченные лица могут работать с документами);
3. Соблюдение условий хранения (температура, влажность).

В частных компаниях порядок хранения может определяться внутренними регламентами (п. 19 Правил).

Сроки хранения

Трудовые книжки хранятся у работодателя до полного завершения трудовых отношений с работником, а после этого – в течение 5 лет с даты увольнения, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Выдача и возврат трудовой книжки

При приёме на работу работник передаёт пустую (или частично заполненную) книжку в кадровую службу. При увольнении книжка возвращается работнику после заверения всех записей. Работник подписывает книгу учёта движения трудовых книжек в момент получения и возврата.

Электронные трудовые книжки

Несмотря на развитие электронных кадровых систем, в РК по‑прежнему сохраняется обязательность ведения бумажной трудовой книжки (подпункт 25 статьи 16 ТК). Электронные версии могут использоваться лишь как вспомогательный инструмент для внутреннего учёта, но не заменяют официального документа.

Ответственность работодателя

• За нарушение правил заполнения и хранения – административная ответственность в виде штрафов, предусмотренных Кодексом об административных правонарушениях РК.
• За утрату или порчу трудовой книжки – возмещение расходов на её замену и возможные штрафы.
• За несоблюдение сроков выдачи/возврата – штрафы, а также возможность привлечения к ответственности в рамках Трудового кодекса.

Практические рекомендации работодателя

1. Назначьте ответственного за трудовые книжки. Это может быть главный бухгалтер, специалист по кадрам или отдельный сотрудник отдела HR.
2. Разработайте внутренний регламент. Включите в него порядок заполнения, хранения, учёта и выдачи книжек.
3. Обеспечьте обучение персонала. Регулярно проводите инструктажи по правильному оформлению записей.
4. Контролируйте наличие печати и подписи. Каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью (при её наличии).
5. Ведите книгу учёта движения. Записывайте каждое действие с книжкой, чтобы избежать потери и недоразумений.
6. Периодически проверяйте состояние книжек. Убедитесь, что они не повреждены и находятся в надлежащем месте.

Приложения (образцы)

Ниже представлены типовые образцы записей, которые можно адаптировать под нужды вашей организации.

Образец первой страницы

ФИО: ______________________________
Дата рождения: ___________________
Образование: _____________________
Специальность: ___________________
Квалификация: ____________________

Образец записи о приёме на работу

Дата приёма: ______________
Организация: ______________________
ИИН организации: ___________________
Должность: ________________________
Основание приёма: ________________
Подпись руководителя: ____________
Печать: __________________________

Образец записи об увольнении

Дата увольнения: ______________
Основание увольнения: ___________
Подпись руководителя: ____________
Печать: _________________________

Соблюдение указанных правил поможет избежать юридических конфликтов, обеспечит корректный учёт трудового стажа работников и повысит эффективность кадровой политики компании.