Дата публикации:  г.

Общие положения

Трудовая книжка (ТК) – документ строгой отчётности, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Ведение, учёт и хранение ТК регулируются рядом нормативных актов, а их соблюдение является обязанностью работодателя.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ № 225 от  г. – «О трудовых книжках». Устанавливает форму, порядок изготовления и обеспечения работодателей ТК.
• Приказ Минтруда России № 320н от 2025‑09‑29. – «Об утверждении порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также книги учёта бланков ТК». Последняя редакция, действующая в 2026 году.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66.1. – Право работника получать сведения о своей трудовой деятельности;
• Дополнительные изменения: Постановление Правительства РФ № 132 от  г., а также актуальные поправки, опубликованные в ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда).

Порядок ведения трудовой книжки

Оформление записей

Записи в ТК вносятся в соответствии с установленными правилами:

1. В графе 1 раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи.
2. В графе 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей (в т.ч. при временном переводе, который впоследствии признаётся постоянным).
3. В графе 3 – наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО.
4. В графе 4 – должность, вид работ, основание (договор, приказ и т.п.).
5. В графе 5 – сведения о периоде работы (дата начала и окончания).
6. В графе 6 – подпись уполномоченного лица (руководителя или лица, ответственного за ведение ТК).

Специальные случаи

• Временный перевод – запись делается в момент начала выполнения новых обязанностей; при признании перевода постоянным запись не меняется, а лишь уточняется в графе 4.
• Увольнение – в последней записи указывается дата увольнения и основание (приказ, соглашение и т.д.).
• Выдача дубликата – оформляется отдельным приказом работодателя, в котором указывается причина выдачи (утрата, порча, требование работника).

Учёт и хранение бланков и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладыши (страницы‑вкладыши) являются документами строгой отчётности (п. 41 Порядка ведения и хранения ТК). Их учёт ведётся в книге учёта бланков, которая должна быть:

• Подготовлена в электронном виде или в виде бумажного реестра.
• Заполняться ежемесячно ответственным лицом.
• Содержать сведения о количестве полученных, выданных, утерянных и списанных бланков.

Пример заполнения книги учёта:

Ответственное лицо и его обязанности

Согласно пункту VII «Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек» (КонсультантПлюс), за учёт, хранение и выдачу ТК назначается специально уполномоченное лицо приказом (распоряжением) работодателя. Его функции включают:

1. Ведение книги учёта бланков и вкладышей.
2. Контроль за правильностью внесения записей в ТК.
3. Организацию хранения ТК в специально отведённом помещении (в закрытом шкафу, с ограниченным доступом).
4. Подготовку ежемесячных отчётов для бухгалтерии и инспекции труда.
5. Выдачу дубликатов и предоставление сведений по статье 66.1 ТК РФ.

Выдача дубликата и предоставление сведений о трудовой деятельности

Работник имеет право запросить у работодателя:

• Выдачу дубликата трудовой книжки в случае её утраты, порчи или невозможности использовать оригинал;
• Сведения о своей трудовой деятельности (список записей) в любой момент, но не реже чем один раз в год.

Для этого работник подаёт письменное заявление, а работодатель в течение трудовых дней, не более 5, обязан предоставить требуемый документ.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России вводится возможность ведения электронных трудовых книжек. Основные отличия от бумажного варианта:

• Записи вносятся в электронную базу через специализированные сервисы (например, портал Госуслуг).
• Хранение происходит в облачной инфраструктуре, что упрощает доступ и уменьшает риск утери.
• Ответственное лицо сохраняет те же функции, но дополнительно контролирует доступ к системе и обеспечивает резервное копирование данных.

ЭТК признаются равнозначными бумажным документам, однако их использование пока ограничено крупными предприятиями и государственными учреждениями.

Практические рекомендации для работодателей

1. Назначьте ответственного за ведение ТК и учёт бланков (приказом, фиксируя ФИО, должность, срок полномочий).
2. Обеспечьте специальное помещение для хранения ТК: шкаф с замком, ограниченный доступ только для уполномоченного лица.
3. Ведите книгу учёта бланков в электронном виде, делая резервные копии не реже одного раза в месяц.
4. Проводите периодический аудит (раз в квартал) наличия ТК и соответствия записей требованиям Положения.
5. Обучайте персонал (HR‑специалистов, линейных руководителей) правилам заполнения ТК, особенно в случаях временного перевода, командировок и гибкой занятости.
6. При увольнении проверьте полноту записей и оформите акт сдачи‑приёма ТК, где работник подтверждает получение оригинала.
7. Если планируется переход на электронную ТК, подготовьте техническую инфраструктуру и согласуйте её с инспекцией труда.

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую историю работника. Правильный учёт, ведение и хранение ТК защищает интересы как сотрудников, так и работодателя, снижает риск административных штрафов и обеспечивает прозрачность трудовых отношений. Соблюдение требований Постановления № 225, Приказа Минтруда № 320н и ТК РФ гарантирует законность всех записей и упрощает процесс предоставления сведений о трудовой деятельности.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и актуальной информации, опубликованной в ЕИСОТ и КонсультантПлюс к состоянию на 22 мая 2026 г.