Дата актуализации:  г. 18:48:35

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Общие положения и понятия
3. Ответственность сторон
4. Порядок заполнения трудовой книжки
5. Хранение и учёт трудовых книжек
6. Изменения в порядке ведения (2021 – 2025 гг.)
7. Образцы записей и типовые формулировки
8. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек в РФ:

• Постановление Правительства РФ от  № 225 «О трудовых книжках» – определяет общие требования к содержанию, форме и заполнению трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» – вводит актуализированную форму книжки и упрощённый порядок учёта бланков.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от  № 162, редакция от ) – исторический документ, который до 2021 года служил основой практических рекомендаций.
• ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда) – электронный ресурс, где размещаются актуальные формы и методические указания.

Все перечисленные акты обязательны к исполнению на территории Российской Федерации. При возникновении противоречий применяется тот документ, который имеет более позднюю дату издания.

Общие положения и понятия

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его квалификации, стаже, а также о кадровых решениях, влияющих на трудовые права и обязанности.

Кому выдается трудовая книжка?

• Гражданам РФ, достигшим 16 лет (при наличии согласия родителей/опекунов);
• Иностранным гражданам, работающим в РФ по трудовому договору (при наличии разрешения на работу);
• Работникам, занятым на должностях, требующих обязательного учета в трудовой книжке (по закону).

Кто является ответственным за ведение книжки?

Ответственность за правильное заполнение и хранение трудовой книжки возлагается на работодателя (организацию), а конкретно – на отдел кадров или уполномоченного специалиста.

Ответственность сторон

• Работодатель обязан:
  • выдавать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента начала работы;
  • вносить все записи в соответствии с установленными формами и сроками;
  • обеспечивать сохранность книжки и её возврат работнику при увольнении;
  • вести учёт выданных и изъятых книжек в журнале учёта (электронном или бумажном).
• Работник обязан:
  • своевременно предоставлять работодателю оригинал книжки для внесения записей;
  • сохранять книжку в надлежащем виде и не допускать её порчи;
  • сообщать работодателю об изменениях фамилии, имени, отчества, а также об изменении места жительства, если это влияет на запись в книжке.

Нарушение требований к ведению трудовых книжек влечёт административную ответственность в виде штрафов (по ст. 5.27 КоАП РФ) и может стать основанием для признания действий работодателя незаконными.

Порядок заполнения трудовой книжки

ьный лист

На ьном листе указываются:

• Наименование организации‑работодателя (полное, с ИНН, ОГРН);
• ФИО работника (полностью, без сокращений);
• Дата рождения; место рождения;
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверяющего личность документа);
• Дата выдачи и орган, выдавший документ.

Запись о приёме на работу

Запись делается в первой строке раздела «Записи о приёме, переводе и увольнении»:

Дата (ДД.ММ.ГГГГ) | Наименование организации | Должность | Ставка (оклад) | Основание (трудовой договор, приказ) | Подпись руководителя

Пример:

 | ОАО «Ромашка» | Инженер‑технолог | 70 000 руб. | Трудовой договор № 12 от | Иванов И.И.

Записи о переводе, повышении, смене должности

Каждое изменение фиксируется отдельной строкой, в которой указываются:

• Дата изменения;
• Новое наименование организации (если перевод в другое предприятие);
• Новая должность и/или новая ставка;
• Основание (приказ, решение совета директоров и т.п.);
• Подпись уполномоченного лица.

Записи о приостановке действия трудового договора (отпуск, командировка, учеба)

В разделе «Записи о приостановке действия трудового договора» указываются даты начала и окончания приостановки, а также её основание.

Запись об увольнении

Последняя запись в книжке делается в разделе «Записи об увольнении». Обязательно указываются:

• Дата увольнения;
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
• Подпись руководителя и печать организации.

Примечания к записям

Все пояснительные сведения (например, «в связи с реорганизацией» или «по результатам аттестации») вносятся в поле «Примечание» без сокращений и аббревиатур.

Хранение и учёт трудовых книжек

Хранение у работодателя

• Трудовые книжки хранятся в специально отведённом помещении (кабинете кадров) в закрытом шкафу, доступ к которому имеет только уполномоченный сотрудник.
• Температурный режим – от +10 °C до +25 °C, относительная влажность – 45‑55 %.
• Книжки, находящиеся в пользовании работников, учитываются в журнале учёта трудовых книжек (бумажном или электронном).

Электронный учёт (с 2021 г.)

С 1 сентября 2021 г. в большинстве организаций внедрена электронная система учёта (например, 1С:Зарплата и Управление персоналом, SAP HR). Основные требования:

• Регистрация выдачи и возврата книжки через запрос сотрудника;
• Автоматическое формирование напоминаний о необходимости внесения записей;
• Хранение сканированных копий страниц книжки в архиве сроком не менее 5 лет.

Сдача книжки при увольнении

Работодатель обязан вернуть трудовую книжку работнику в течение 3 рабочих дней после увольнения, приложив к ней справку о трудовой деятельности (форма 2‑н) и, при необходимости, справку о заработной плате.

Изменения в порядке ведения (2021 – 2025 гг.)

Упрощённый учёт бланков (2021)

С введена упрощённая форма бланка «Трудовая книжка» (2‑страничный вариант). Бланки выдаются по запросу сотрудника, а их учёт ведётся в единой базе данных ЕИСОТ.

Переход к электронным трудовым книжкам (проект 2023‑2024)

В 2023‑2024 гг. Министерство труда подготовило проект «Электронная трудовая книжка», который предусматривает:

• Возможность вести запись в электронном виде через портал Госуслуг;
• Сокращение бумажного документооборота до 30 %;
• Обязательное резервное копирование в государственных информационных системах.

На момент 2026 года проект находится в стадии пилотного внедрения в крупных государственных и частных организациях.

Новые требования к датам и сокращениям (2025)

С все даты в трудовых книжках обязаны указываться арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Сокращения (например, «т.н.» вместо «трудовой договор») запрещены.

Образцы записей и типовые формулировки

Приём на работу

 | ООО «ТехноСервис» | Специалист отдела продаж | 55 000 руб. | Трудовой договор № 45 от | Петров П.П.

Перевод в другое подразделение

 | ООО «ТехноСервис», филиал в г. Казань | Руководитель проекта | 80 000 руб. | Приказ № 78 от | Сидоров С.С.

Увеличение ставки

 | ООО «ТехноСервис» | Специалист отдела продаж | 60 000 руб. (повышение) | Приказ № 102 от | Иванова И.И.

Увольнение по собственному желанию

 | Увольнение по собственному желанию | Приказ № 215 от | Петров П.П.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде? На 2026 год электронные трудовые книжки находятся в стадии пилотного проекта. Пока официально допускается только бумажный вариант, однако работодатели могут хранить скан‑копии в электронных архивах.
2. Кому обращаться, если в книжке допущена ошибка? Ошибку исправляют только уполномоченный кадровый специалист, подписывая запись «Исправлено» и указывая причину. При серьёзных ошибках (например, неверный срок работы) требуется издание новой книжки.
3. Что делать, если работник утерял трудовую книжку? Работодатель обязан оформить справку о потере, выдать замену (при наличии записей в электронном реестре) и внести запись о выдаче новой книжки в журнал учёта.
4. Можно ли использовать сокращения в записях? С 2025 года сокращения запрещены. Все записи должны быть написаны полностью без аббревиатур.
5. Какой срок хранения утерянных/выданных книжек? По закону трудовые книжки храняться у работодателя минимум 5 лет после увольнения сотрудника.

Соблюдение установленного порядка ведения и хранения трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любой организации. Точность записей, своевременность их внесения и надёжный учёт позволяют избежать юридических конфликтов, обеспечить корректный расчёт трудового стажа и гарантировать работнику его законные социальные гарантии.

Регулярно проверяйте актуальность используемых форм и инструкций, следите за изменениями в нормативных актах (особенно в части электронного документооборота) и обучайте кадровый персонал новым требованиям.

Статья подготовлена в соответствии с действующим законодательством РФ и рекомендациями Министерства труда на 23 мая 2026 года.