В практике оформления труда часто возникает ситуация, когда у сотрудника нет бумажной трудовой книжки. В таком случае работник обязан подать официальное заявление с указанием причины отсутствия документа. Ниже – подробный разбор того, как правильно составить это заявление, какие формы использовать и какие правовые нормы следует учитывать.
правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 65) работодатель обязан вести трудовую книжку (или вести её в электронном виде) для каждого сотрудника. Если книжка не предоставлена, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить её заново. При этом в заявлении необходимо указать причину отсутствия документа.
Ссылка на официальные разъяснения:
- ГАРАНТ.РУ – «В случае отсутствия трудовой книжки работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».
- Права граждан – образцы заявлений и рекомендации по их составлению.
типовые причины отсутствия трудовой книжки
В заявлении можно указать одну из следующих причин:
- Потеря (украдена) оригинальная трудовая книжка.
- Разрушение (выбывшая из строя) оригинального документа.
- Не получено оригинальное подтверждение от предыдущего работодателя.
- Ошибка в оформлении (книжка не была передана при приёме на работу).
- Перевод в электронный формат (работник согласен на электронную запись).
структура заявления
Заявление оформляется в свободной форме, но рекомендуется использовать следующий шаблон:
Заявление о отсутствии трудовой книжки Я, ФИО, паспорт: серия, номер, выдан кем дата, место рождения город, дата, трудоустроен в название организации с дата начала работы по должности должность. Причина отсутствия трудовой книжки: [Указать одну из причин, перечисленных в пункте 2]. Прошу: Оформить новую трудовую книжку в бумажном виде (или в электронном, если так согласовано). Выдать мне копию оформленной книжки. При необходимости – предоставить справку о проведении проверки документов. Подпись: ______________________
Пример заполненного заявления
Заявление
о отсутствии трудовой книжки
Я, Иванова Мария Петровна, паспорт: 45 12 345678, выдан ОУФМС России по г. Москве , место рождения – г. Санкт‑Петербург, ,
трудоустроена в ООО «Пример» с по должность Менеджер по продажам.
Причина отсутствия трудовой книжки: Потеря оригинального документа в результате переезда в 2024 году.
Прошу:
Оформить новую трудовую книжку в бумажном виде.
Выдать мне копию оформленной книжки.
Подпись: ______________________
Как правильно отправить заявление
Для обеспечения доказательства факта подачи заявления рекомендуется использовать один из следующих способов:
- Заказное отправление (письмо с уведомлением о вручении и описью вложения).
- Личная передача в отдел кадров с подписью получателя в журнале входящих документов.
- Электронная почта с подтверждением получения (если в компании допускается электронная документооборочка).
Если работодатель отказывается принимать заявление, необходимо оформить акт об отсутствии трудовой книжки и сохранить копию заявления для последующего обращения в трудовую инспекцию или суд.
Что делать, если работодатель отказывается оформить новую книжку
В случае неподтверждения прав работодателем, сотрудник может:
- Подать заявление в трудовую инспекцию с приложением копии заявления и подтверждения его отправки.
- Обратиться в суд с иском о признании права на выдачу новой трудовой книжки.
- Требовать у работодателя выплату компенсации за вынужденные расходы (например, за копии документов, перевод в электронный формат).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку? – Да, если сотрудник согласен, работодатель может вести её в электронном виде, но при этом необходимо оформить согласие в письменной форме.
- Нужна ли подпись работодателя в заявлении? – Подпись не обязательна, но рекомендуется, чтобы подтвердить подлинность документа.
- Сколько времени работодатель имеет на оформление новой книжки? – По закону нет строгого сроков, однако разумный период – 30 календарных дней с момента получения заявления.
Правильно составленное заявление о отсутствии трудовой книжки с указанием причины – ключевой документ, позволяющий работнику законным путём требовать оформление новой трудовой книжки. Соблюдение рекомендаций по форме, указанию причины и способу отправки гарантирует, что ваш запрос будет рассмотрен без задержек и юридических осложнений.