Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий факт трудовой деятельности гражданина‚ его стаж и условия работы. Для работников‚ нанятых индивидуальным предпринимателем‚ порядок внесения записей в трудовую книжку имеет свои особенности‚ которые регулируются Трудовым кодексом РФ‚ приказом Минтруда № 5н от  г. (инструкция по ведению трудовых книжек) и разъяснительными письмами Минтруда (например‚ письмо от  г. № 14‑6/ООГ‑4834).

Кто обязан вносить записи в трудовую книжку?

• Работодатель‑ИП вносит записи только в трудовые книжки своих работников (т. е. лиц‚ трудоустроенных по трудовому договору).
• ИП не вносит записи в собственную трудовую книжку – деятельность ИП не считается трудовой в смысле ТК РФ.
• Записи вносятся рукой (черной или синей ручкой)‚ подписью ответственного лица и печатью организации (если она имеется).

Какие записи обязательны?

В трудовой книжке работника ИП фиксируются все события‚ связанные с его трудовыми отношениями:

1. Приём на работу – дата‚ наименование ИП‚ должность‚ оклад (или иные условия оплаты)‚ основание (трудовой договор).
2. Переводы – при переводе работника в другое подразделение ИП (или в другое ИП) указывается дата‚ новое наименование организации‚ новая должность.
3. Повышение (пересмотр) заработной платы – дата‚ новый размер оплаты.
4. Отпуск – даты начала и окончания‚ количество дней.
5. Больничный лист‚ командировка‚ обучение – при необходимости (по желанию работника).
6. Увольнение – дата‚ основание (по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.).

Все записи делаются без сокращений и в полном наименовании ИП (например‚ «ИП Иванов И.В.»)‚ а также с указанием ИНН (по желанию‚ но рекомендуется).

Порядок заполнения записи о приёме на работу

Пример заполнения (по образцу из Консультанта Плюс‚ 2025 г.):

Важно:

• Запись делается черной или синей ручкой (не карандашом).
• Работодатель подписывает запись в присутствии работника‚ после чего работник ставит подпись в своей личной карточке (унифицированная форма Т‑2) – это подтверждает‚ что запись ознакомлена.
• Если у ИП нет печати‚ запись допускается без неё‚ но в этом случае рекомендуется приложить копию свидетельства о государственной регистрации ИП.

Перевод работника в другое ИП

При переводе работника по его просьбе или с его согласия необходимо:

1. Оформить приказ о переводе (или письменное согласие работника).
2. Внести запись в трудовую книжку с указанием старого и нового ИП (полные названия‚ ИНН).
3. Подписать запись обеими сторонами и поставить печать (если есть).

Пример записи:

 – ИП Сидоров В.П; – перевод в ИП Кузнецов Д.Е. – должность: бухгалтер – основание: согласие работника.

Увольнение работника ИП

Запись об увольнении должна содержать:

• Дата увольнения.
• Наименование ИП.
• Основание увольнения (по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя‚ по сокращению штата и т.д.).
• Подпись работодателя и печать (при наличии).

Пример:

 – ИП Смирнова Т.В. – увольнение по соглашению сторон – трудовой договор № 27 от .

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Должен ли ИП вести запись в свою собственную трудовую книжку?

Нет. Деятельность ИП считается самостоятельной‚ а не трудовой. Поэтому в свою трудовую книжку ИП записи не вносит.

Можно ли оформить запись без печати?

Да. Если у ИП нет печати‚ запись допускается без неё‚ но в этом случае рекомендуется приложить копию свидетельства о регистрации ИП.

Что делать‚ если работник уже имеет запись о работе до 2006 г.‚ когда вступил в силу ФЗ‑90?

Запись‚ сделанная до ‚ считается действительной. При дальнейшем трудоустройстве в ИП необходимо оформить новую запись‚ начиная с даты нового трудового договора.

Нужно ли вносить запись о периоде отпуска?

Запись об отпуске в трудовую книжку не является обязательной‚ но может быть сделана по желанию работника. Обязательно фиксировать даты отпуска в личной карточке Т‑2.

Как исправить ошибку в записи?

Ошибка исправляется следующим образом:

1. Перечёркивается ошибочный текст одной линией.
2. Рядом пишется правильная информация.
3. Подпись работника и работодателя‚ а также печать подтверждают исправление.

Типичные ошибки и как их избежать

• Сокращения в наименовании ИП – запрещены. Пишем полностью.
• Отсутствие подписи работника в личной карточке Т‑2 – может привести к спору о том‚ была ли запись ознакомлена.
• Заполнение черновиком карандашом – недопустимо‚ запись считается недействительной.
• Неправильный порядок полей – следует строго соблюдать шаблон‚ указанный в приказе Минтруда.
• Отсутствие печати при наличии печати у ИП – считается нарушением процедуры.

Пошаговая инструкция для ИП

1. Подготовьте трудовой договор с работником (указываются должность‚ оклад‚ условия труда).
2. Сформируйте приказ о приёме на работу (или подпишите договор‚ если приказ не требуется).
3. Откройте трудовую книжку работника и внесите запись о приёме согласно образцу.
4. Попросите работника подписать личную карточку Т‑2‚ подтверждая ознакомление.
5. При необходимости оформляйте и вносите записи о переводах‚ повышениях‚ отпусках‚ увольнении.
6. Храните копии всех приказов и договоров в архиве ИП (не менее 5 лет).

Записи в трудовой книжке работников ИП – важный элемент трудового законодательства‚ от правильности их оформления зависит не только корректность расчётов по пенсионным и социальным выплатам‚ но и защита прав как работника‚ так и работодателя. Соблюдая указанные правила‚ используя полные наименования ИП‚ подписи и печати‚ предприниматель минимизирует риск штрафов и споров с контролирующими органами.

Помните: трудовая книжка – ваш основной документ‚ подтверждающий стаж. Оформляйте её правильно‚ и она будет служить вам надёжной гарантией в будущем.

Дата публикации: