Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 сентября 2021 года порядок её заполнения‚ ведения и хранения регулируется Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 года № 320н (далее, Правила). Прежние инструкции утратили силу‚ и все работодатели обязаны соблюдать новые требования. В 2026 году правила остались неизменными‚ но ошибки при заполнении всё ещё встречаются — часто из-за незнания или невнимательности. В этой статье вы найдёте исчерпывающую‚ структурированную и актуальную информацию о том‚ как правильно заполнять трудовые книжки в соответствии с законодательством РФ.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

Ответственность за корректное ведение и заполнение трудовых книжек несёт работодатель — организация или индивидуальный предприниматель‚ заключивший трудовой договор с работником. Внутри организации эту функцию обычно поручают:

• кадровому работнику (специалисту по кадрам);
• бухгалтеру (если в организации нет кадровой службы);
• другому уполномоченному сотруднику‚ чьи обязанности закреплены в должностной инструкции.

Важно: никто‚ кроме уполномоченного лица работодателя‚ не имеет права вносить записи в трудовую книжку. Работник не может заполнять её самостоятельно, даже если он хочет исправить ошибку. Все записи делаются на основании официальных документов: приказов‚ договоров‚ справок.

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки?

Основной нормативный акт — Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Дополнительно применяются:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66–68);
• Постановление Правительства РФ от № 225 (о бланках);
• Рекомендации Роструда и Минтруда;
• Письма и разъяснения от контролирующих органов.

Все изменения‚ вступающие в силу‚ публикуются на официальных сайтах: mintrud.gov.ru‚ rostrud.gov.ru‚ garant.ru.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся записи о трёх основных видах информации:

1. О работе — приём на работу‚ переводы‚ увольнение.
2. О награждении, поощрения за трудовые достижения (грамоты‚ благодарности‚ премии‚ звания).
3. О работнике — ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ специальность (только при первичном заполнении).

Важно! Записи о болезнях‚ отпусках‚ командировках‚ повышениях квалификации не вносятся в трудовую книжку‚ если они не связаны с изменением должности или места работы.

Порядок заполнения трудовой книжки: пошаговая инструкция

Заполнение сведений о работнике (страница 1)

Это делается только при первичном оформлении трудовой книжки (при первом трудоустройстве). Если работник уже имеет трудовую книжку — эти поля остаются пустыми.

Вносятся следующие данные:

• Фамилия‚ имя‚ отчество — полностью‚ как в паспорте;
• Дата рождения — в формате «число.месяц.год» (например‚ );
• Образование — по паспорту или диплому (например‚ «среднее общее»‚ «среднее профессиональное»‚ «высшее»);
• Специальность — по диплому (например‚ «бухгалтер»).

Ошибка! Нельзя писать «высшее»‚ если в дипломе указано «бакалавр» — нужно указывать точную формулировку.

Заполнение сведений о работе (страницы 2–5)

Каждая запись о приёме‚ переводе или увольнении оформляется на основании приказа работодателя. Запись должна содержать:

1. Порядковый номер записи — по хронологии (1‚ 2‚ 3…);
2. Дата приёма (перевода‚ увольнения) — в формате «число.месяц.год»;
3. Наименование организации — полное‚ как в учредительных документах (например‚ «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»);
4. Должность — точно как в штатном расписании и приказе (например‚ «ведущий бухгалтер»‚ а не просто «бухгалтер»);
5. Основание — ссылка на приказ (например‚ «на основании приказа № 15 от »).

Пример записи:

— принята на работу в ООО «Альфа» на должность ведущего бухгалтера‚ на основании приказа № 15 от .

Важно:

• Записи вносятся в течение 5 рабочих дней с даты события (приём‚ увольнение и т.д.);
• Записи делаются чернилами чёрного цвета (гелевой ручкой‚ шариковой‚ не карандашом и не краской);
• Запрещены сокращения‚ исправления‚ зачёркивания — если ошибка допущена‚ запись признаётся недействительной и делаеться новая с пометкой «запись недействительна»;
• Нельзя писать «иным образом» или «по согласованию» — только точные формулировки из приказа.

Заполнение сведений о награждении (страницы 2–5)

Записи о награждениях вносятся только за трудовые достижения. Не вносятся:

• Гражданские награды (ордена‚ медали) — если не связаны с трудовой деятельностью;
• Премии за выполнение плана — если не оформлены как поощрение в приказе;
• Благодарности от клиентов или коллег, без официального приказа.

Пример записи:

— награждена грамотой за высокие результаты в работе в 2025 году‚ на основании приказа № 88 от .

Важно: Указывается тип награды (грамота‚ благодарность‚ почетное звание)‚ кто наградил (организация‚ министерство) и основание (приказ).

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш, это отдельный бланк‚ который прикрепляется к трудовой книжке и используется‚ когда в ней заканчиваются свободные места для записей. Он имеет тот же формат‚ что и сама книжка‚ и прикрепляется к ней с помощью скрепки или штампа.

Важно:

• Вкладыш выдаётся работнику бесплатно;
• Записи в вкладыше ведутся тем же порядком‚ что и в книжке;
• Вкладыш имеет свой номер и серию — они указываются в трудовой книжке;
• Если вкладыш заполнен — выдаётся новый‚ и так до тех пор‚ пока не будет выдана электронная трудовая книжка.

С 2021 года работодатели обязаны предлагать работникам переход на электронную трудовую книжку. Если работник согласен — все новые записи вносятся только в электронный формат‚ а бумажная книжка остаётся как архив.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Исправления в трудовой книжке запрещены. Даже если вы ошиблись в одной букве — запись считается недействительной;

Правильный порядок исправления:

1. Новая запись делается с пометкой: «Запись № X недействительна»;
2. Сразу после неё — новая‚ правильная запись;
3. Обе записи должны быть подписаны уполномоченным лицом и скреплены печатью (если она есть);
4. В журнале учёта трудовых книжек делается отметка об исправлении.

Пример:

Запись № 3 (недействительна): Принята на работу в ООО «Альфа» на должность бухгалтера.

Запись № 4: Принята на работу в ООО «Альфа» на должность ведущего бухгалтера‚ на основании приказа № 15 от .

Выдача трудовой книжки работнику

Трудовая книжка выдаётся работнику:

• при увольнении — в последний день работы;
• по просьбе работника — для получения кредита‚ приёма на новую работу‚ оформления пенсии и т.д.;
• при передаче в архив, только с письменного согласия работника.

При выдаче трудовой книжки работник должен расписаться в журнале учёта трудовых книжек. Без подписи выдача считается незаконной.

Учёт и хранение трудовых книжек

Работодатель обязан:

• вести журнал учёта трудовых книжек и вкладышей;
• хранить книжки в сейфе или специальном шкафу с доступом только уполномоченным лицам;
• хранить книжки уволенных работников — 50 лет (если работник умер — 75 лет);
• обеспечивать сохранность документов от порчи‚ кражи‚ пожара.

Журнал учёта ведётся в электронном или бумажном виде‚ с пронумерованными страницами‚ скреплёнными печатью и подписью руководителя.

Что делать с бланками старого образца?

Бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца (выпущенные до 2021 года) остаются действительными и могут использоваться до полного их износа. Новые бланки (с водяными знаками‚ защитными элементами) не обязательны‚ если старые находятся в хорошем состоянии.

Однако при оформлении новых трудовых книжек рекомендуеться использовать бланки нового образца — они соответствуют требованиям безопасности и легче регистрируются в электронной системе.

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 2020 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. С 2021 года все записи о работе поступают в Единую информационную систему (ЕИС) через работодателя.

Если работник подал заявление на переход на электронную форму:

• бумажная книжка больше не заполняется;
• все сведения (приёмы‚ увольнения‚ награждения) передаются в Пенсионный фонд РФ;
• работник может получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или в ПФР.

Работодатель обязан передавать данные в ЕИС не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа.

Последствия ошибок при заполнении

Нарушения в заполнении трудовой книжки могут привести к:

• отказу в назначении пенсии;
• отказу в трудоустройстве;
• штрафам от Роструда (до 50 000 рублей для организации‚ до 5 000 — для должностного лица);
• судебным искам работников о возмещении ущерба;
• признанию трудового стажа неполным.

Поэтому к заполнению трудовой книжки нужно относиться с максимальной ответственностью.

Подведём итоги: чтобы избежать ошибок и штрафов‚ запомните 5 главных правил:

1. Заполняйте только на основании приказов — без них запись недействительна.
2. Никаких исправлений — только новая запись с пометкой «недействительна».
3. Используйте чёрные чернила — карандаш‚ краска‚ корректор запрещены.
4. Соблюдайте сроки — записи вносятся в течение 5 рабочих дней.
5. Храните и учитывайте книжки строго по правилам — ведите журнал‚ храните 50 лет.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история трудовой жизни человека. От её правильного заполнения зависит его будущее: пенсия‚ социальные гарантии‚ карьера. Не экономьте на внимательности — это дороже любого штрафа.

Совет эксперта: Регулярно проходите обучение по кадровому делопроизводству. Скачайте актуальные бланки и образцы заполнения на сайте mintrud.gov.ru или воспользуйтесь сервисами ГАРАНТ‚ КОНСУЛТАНТ+ для проверки формулировок.