Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. После увольнения работника вопрос о том, где и как хранить её, становится актуальным как для самого бывшего работника, так и для работодателя. Ниже разберём основные правила, обязанности и рекомендации, которые помогут избежать конфликтов и сохранить документ в надлежащем состоянии.
Что такое трудовая книжка?
- Определение: официальное удостоверение трудовой деятельности, выдаваемое работодателем.
- Содержание: сведения о местах работы, должностях, датах начала и окончания трудовых отношений, а также начисленных выплатах.
- Форма: установленный образец, который должен быть заполнен в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
Кто хранит трудовую книжку после увольнения?
Согласно Трудовому кодексу РФ, после увольнения работник обязан передать трудовую книжку своему работодателю. После этого:
- Работодатель обязан хранить её в течение 5 лет после окончания трудовых отношений.
- В течение этого срока работник имеет право в любое время получить копию трудовой книжки.
- После истечения пятилетнего срока работодатель обязан передать документ в рабочий архив (или в архив организации).
Порядок хранения в течение 5 лет
- Физическое хранение: в защищенном месте, недоступном для несанкционированного доступа (например, в сейфе или закрытом шкафу).
- Защита от повреждений: хранить в сухом, прохладном месте, защищённом от прямых солнечных лучей и влаги.
- Регистрация: вести журнал регистрации, где фиксируется дата получения, дата выдачи, имя сотрудника и дата последнего обращения.
Что делать после истечения пятилетнего срока?
После 5 лет работодатель обязан:
- Передать трудовую книжку в рабочий архив организации.
- Если работник просит вернуть документ, он может получить его в течение 30 дней с момента обращения.
- При отсутствии запроса работника, документ остаётся в архиве и может быть использован только в рамках официальных процедур (например, при проверке стажа).
Электронная версия трудовой книжки
С 2020 года в России действует система Электронная трудовая книжка (ЭТК). При переходе на электронный формат:
- Работодатель обязан вести электронный реестр, где фиксируются все изменения.
- Работник может просматривать свой стаж и данные через портал «Работник».
- Физическая трудовая книжка остаётся обязательной, но её хранение может быть заменено на хранение электронных копий в защищённом облачном сервисе.
Ответственность сторон
- Работодатель несёт ответственность за сохранность и правильное хранение трудовой книжки. Нарушения могут привести к штрафам и административным взысканиям.
- Работник обязан своевременно передать документ и при необходимости вернуть его в течение 30 дней после истечения срока хранения.
Практические рекомендации
- Сделайте копию трудовой книжки, чтобы иметь резервную версию.
- Проверьте, что все записи в документе корректны и нет ошибок.
- Сохраняйте документ в оригинальном виде, не делайте оттисков без согласия работодателя.
- Если вы уволились из компании, уточните у работодателя, как и где хранится ваша трудовая книжка.
- При необходимости получить документ, подайте письменный запрос и сохраните копию письма.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли хранить трудовую книжку дома? – Нет, по закону она должна храниться у работодателя в течение 5 лет.
- Что делать, если работодатель не хранит документ? – Обратитесь в Трудовую инспекцию с жалобой.
- Можно ли получить копию трудовой книжки, если она потеряна? – Да, работодатель обязан выдать копию по вашему запросу.
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и квалификацию. После увольнения она остаётся в ведении работодателя на срок до 5 лет, после чего переходит в архив. Соблюдение правил хранения и своевременное обращение за копией помогут избежать юридических проблем и сохранить документ в надлежащем состоянии.