Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В 2026 году правила её ведения, хранения и оформления претерпели значительные изменения, связанные с повсеместным переходом на электронный формат. Данная статья объединяет актуальные требования, установленные приказом Минтруда России и Пенсионным фондом (ПФУ).

Кто обязан вести трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (включая индивидуальных предпринимателей) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной. Исключения возможны только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Два формата: бумажный и электронный

С 2021 года действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2026 года новые сотрудники могут быть оформлены только в электронном виде. Однако бумажные книжки, выданные ранее, остаются в силе.

Требования к бумажной трудовой книжке

• Оформляется по форме, утверждённой приказом Минтруда от № 320н.
• Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя и трудового договора.
• Все записи должны быть сделаны разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений. Подпись руководителя или уполномоченного лица и печать организации обязательны.
• Для ИП нет специальных требований. Они оформляют записи аналогично организациям, указывая свои ФИО и наименование (если есть).

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

• Данные вносятся в Единую государственную информационную систему (ЕГИС) «Электронная трудовая книжка», которую ведёт ПФУ.
• Работник вправе подать заявление о переводе своей бумажной ТК в электронный формат. Работодатель обязан выполнить это требование.
• При приёме на работу нового сотрудника, выбравшего ЭТК, работодатель обязан передать в ПФУ сведения о приёме в течение 15 календарных дней.
• Работник может самостоятельно получить выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг.

Ключевое требование 2026 года: полное сканирование

Пункт 5 Порядка ведения ЭТК (утверждён постановлением Правления ПФУ от № 11-1) устанавливает строгое правило для работодателей, решивших оцифровать документы:

«Если предприятие решило с начать оцифровку (сканирование) трудовых книжек, сканировать нужно ВСЕ страницы трудовой книжки, в которые внесены записи, включая страницы с записями, сделанными после .»

Это требование не зависит от того, отображены ли эти данные в Реестре застрахованных лиц. Необходимо передать в ПФУ полный комплект сканов всех заполненных страниц.

Как оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве?

Если у гражданина нет трудовой книжки (например, первая работа), работодатель обязан её оформить.

1. Сбор документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании (если требуется).
2. Оформление: подписание трудового договора и издание приказа о приёме на работу.
3. Заполнение ТК:
   • На первой странице указываются ФИО, дата рождения, СНИЛС, образование.
   • В разделе «Сведения о работе» вносится запись о приёме: дата, наименование организации, подразделение, должность, основание (номер и дата приказа, договора).
   • Запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью.
4. Выдача на руки: если сотрудник работает неполное время или является совместителем, ТК может храниться у работодателя. В остальных случаях её выдают работнику под расписку. В графе 13 делается отметка: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Заверение копии трудовой книжки

Для предъявления в банки, госорганы или новому работодателю часто требуется заверенная копия ТК.

• Кто заверяет: исключительно работодатель, у которого хранится оригинал (кадровая служба или бухгалтерия).
• Срок «свежести»: организацией-получателем может устанавливаться собственное требование. На практике копия, выданная не ранее месяца до её представления, обычно считается актуальной. Это связано с тем, что ТК — «живой» документ, в который могут вноситься новые записи.
• Как заверяют: на каждой странице копии ставится подпись руководителя или уполномоченного лица, указывается должность, ставится печать организации с надписью «Копия верна». Подпись и печать должны быть чёткими.

Хранение и передача трудовых книжек

• У работодателя: ТК сотрудников, не получивших её на руки, хранятся в кадровом или бухгалтерском отделе в отдельном деле. Хранить необходимо в течение 75 лет после увольнения работника (срок хранения кадровых документов).
• При увольнении: трудовая книжка (или сведения из ЭТК) выдаётся работнику в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). При отказе работника от получения на него составляется акт.
• При смене работодателя: сотрудник сам предъявляет свою ТК (бумажную или выписку из ЭТК) новому работодателю для внесения записи о приёме.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель (последний, у которого хранилась ТК) обязан в течение 15 дней выдать дубликат.
3. Для оформления дубликата могут потребоваться: заявление, паспорт, документы, подтверждающие стаж (приказы о приёме/увольнении, выписки из ЭТК, справки с предыдущих мест работы).
4. Дубликат оформляется по форме, установленной приказом Минтруда № 320н, с отметкой «Дубликат».

В 2026 году главное требование — это полная и точная оцифровка всех исторических данных в рамках перехода на ЭТК. Работодатели должны:

• Оформлять новые трудовые отношения только в электронном формате.
• При оцифровке архивных бумажных книжек сканировать все заполненные страницы без исключения.
• Соблюдать сроки внесения сведений в ЕГИС и передачи данных в ПФУ.

Для работников важно понимать, что их стаж теперь формируется в едином электронном реестре, а бумажная книжка, если она есть, является лишь дублирующим документом. Все изменения должны контролироваться как работодателем, так и самим сотрудником через личный кабинет на портале Госуслуг;