Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность‚ стаж и квалификацию работника. В администрации Московского района (г. Москва) ведение‚ хранение и выдача трудовых книжек регулируются Трудовым кодексом РФ‚ приказами Минтруда и локальными нормативными актами организации.

Правовая основа

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 66‑66.1‚ 67‑68).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек» (рег. № 63748 от ).
• Постановление Правительства РФ от № 215 «О введении электронных трудовых книжек».
• Локальные нормативные акты администрации Московского района (приказ о назначении ответственного за учет трудовых книжек‚ регламент выдачи дубликатов и т.п.).

Виды трудовых книжек

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ‚ заполняемый от руки чернилами без сокращений.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог‚ хранящийся в государственной информационной системе «Электронный трудовой документ».

С 2025 года в России допускаются оба варианта. Администрация Московского района постепенно переходит на электронный формат‚ однако бумажные книжки остаются обязательными для работников‚ которые не согласились на ЭТК.

Порядок выдачи и получения трудовой книжки

Приём на работу

При приёме нового сотрудника в отдел кадров:

1. Сотруднику предоставляется заявление о выдаче трудовой книжки (форма 1‑н).
2. Отдел кадров проверяет наличие свободных бланков в складе кадровой службы (обычно в помещении 2‑го этажа‚ кабинет № 210).
3. Выдача оформляется приказом «О приёме на работу» с подписью руководителя отдела и печатью администрации.
4. В трудовую книжку вносятся начальные сведения (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ дата начала работы‚ должность).

Выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки может быть выдан в следующих случаях:

• Утеря‚ порча или уничтожение оригинала.
• Смена фамилии (при вступлении в брак‚ разводе).
• Потеря в результате стихийного бедствия.

Для получения дубликата сотрудник подаёт заявление «О выдаче дубликата трудовой книжки» и предоставляет копию паспорта. После проверки заявления отдел кадров оформляет приказ о выдаче дубликата и вносит отметку о выдаче в реестр.

Выдача при увольнении

При увольнении трудовая книжка передаётся работнику в течение трех рабочих дней после подписания приказа об увольнении. В книжку вносятся окончательные записи о стаже‚ причинах увольнения и подпись ответственного лица.

Хранение трудовых книжек в администрации

Ответственный за учёт

Согласно приказу администрации от № 15‚ за учёт и хранение трудовых книжек отвечает начальник отдела кадров и назначенный специалист по кадровому документообороту. Их ФИО и контактные данные указаны в реестре персонала.

Место хранения

Трудовые книжки хранятся в закрытом шкафу с ограниченным доступом (шкаф № 5‚ комната 3‑го этажа). Доступ имеют только уполномоченные лица‚ а каждый вход фиксируется в журнале доступа.

Реестр трудовых книжек

В реестре фиксируются:

• Серия и номер книжки.
• ФИО владельца.
• Дата выдачи и возврата.
• Наличие вкладыша (если применимо).

Реестр ведётся в электронном виде в системе «1С:Кадры» и обновляется при каждой операции.

Сроки хранения

Согласно ТК РФ‚ трудовые книжки хранятся в организации до трёх лет после увольнения сотрудника. По истечении срока они передаются в архив администрации или уничтожаются после согласования с профсоюзом.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Плюсы электронного формата

• Упрощённый доступ к данным через портал «Госуслуги».
• Отсутствие риска утери бумажного документа.
• Автоматическое обновление записей при каждом изменении трудовых условий.

Порядок перехода на ЭТК

1. Работник подписывает согласие на перевод в электронный формат (форма 2‑н).
2. Отдел кадров в системе «Электронный трудовой документ» создаёт электронный профиль сотрудника.
3. Все записи‚ ранее внесённые в бумажную книжку‚ импортируются в ЭТК.
4. Работнику предоставляется QR‑код и ссылка для доступа к своему электронному документу.

Выдача справки из ЭТК

При необходимости (например‚ при переводе в другую организацию) работник может запросить справку о трудовой деятельности через личный кабинет на портале «Госуслуги». Справка формируется автоматически и имеет юридическую силу.

Порядок оформления вкладышей

Вкладыши к трудовой книжке (для записей о повышении квалификации‚ обучении‚ командировках) выдаются на основании приказа Минтруда РФ от № 40 «О трудовых книжках». В администрации Московского района вкладыши оформляются следующим образом:

1. Сотрудник заполняет заявление «О получении вкладыша к трудовой книжке».
2. Отдел кадров проверяет наличие свободных бланков вкладышей.
3. Вкладка вноситься в книжку в момент проведения соответствующего мероприятия (обучения‚ повышения квалификации).
4. Все вкладыши фиксируются в реестре вместе с серией и номером основной книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если трудовая книжка потеряна?

Необходимо подать заявление о выдаче дубликата‚ приложив копию паспорта и заявление о потере (в случае кражи – справку из полиции). Дубликат будет выдан в течение 10 рабочих дней.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. По желанию работника в организации могут вести обе формы. При этом записи в обеих книжках должны совпадать.

Как получить справку о трудовом стаже‚ если я уже уволился?

Справка может быть выдана в течение 5 рабочих дней после подачи письменного запроса в отдел кадров. Если книжка уже передана в архив‚ справка формируется на основании электронных данных.

Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку?

Только уполномоченные лица: руководитель подразделения‚ специалист отдела кадров или их заместители. Записи должны быть подписаны и заверены печатью организации.

Трудовые книжки остаются важнейшим документом‚ подтверждающим трудовой стаж и квалификацию работников администрации Московского района. Переход к электронным трудовым книжкам ускоряет процесс ведения кадрового учёта‚ но бумажные формы всё ещё обязательны для части сотрудников. Соблюдение установленного порядка выдачи‚ хранения и оформления дубликатов гарантирует законность трудовых отношений и упрощает взаимодействие с государственными органами.

Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться в отдел кадров администрации Московского района по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или писать на электронную почту hr@mosdistrict.gov.ru.

Дата публикации:  г.