Трудовая книжка – один из ключевых документов в системе кадрового делопроизводства. Она фиксирует трудовой стаж, квалификацию, достижения и изменения в статусе сотрудника. Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а юридически обязывающий процесс, который требует строгого соблюдения нормативных требований и правильного документооборота.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальная запись, которую выдаёт работодатель в соответствии с законодательством. В ней фиксируются:

• Дата начала работы и место трудоустройства;
• Должность, должностные обязанности;
• Периоды работы в разных организациях;
• Квалификационные требования и квалификация сотрудника;
• Премии, поощрения, дисциплинарные взыскания;
• Дата увольнения и основания для него.

Правовые основы ведения трудовых книжек

Ведение трудовых книжек регулируется:

• Трудовым кодексом РФ;
• Постановлением Правительства РФ № 1225 «Об утверждении правил ведения трудовых книжек»;
• Приказом Минтруда РФ от 5 июня 2025 г. «Об утверждении правил учета бланков трудовых книжек»;
• Постановлением Совета Министров РФ от 24 января 2024 г. о переходе на электронный формат дубликатов трудовых книжек.

Новые правила от 1 января 2024 г.

С 1 января 2024 года при оформлении дубликата трудовой книжки работодатель обязан использовать данные из Фонда обязательного пенсионного страхования (ФОПС). Это позволяет избежать двойного учета и повысить точность сведений о стаже.

Исключение избыточных требований

Минтруд в письме от 5 июня 2025 г. уточнил, что избыточные требования к содержанию трудовой книжки, которые не влияют на юридическую силу документа, исключаются. Это ускоряет процесс оформления и снижает нагрузку на кадровый отдел.

Практические шаги по ведению трудовых книжек

Оформление первой записи

1. Подготовка документов: договор о найме, справка о квалификации, паспорт.
2. Заполнение раздела «Первая запись» в трудовой книжке.
3. Подпись работодателя и печать организации;
4. Передача сотруднику копии трудовой книжки.

Добавление изменений

Любое изменение в трудовом статусе (повышение, перевод, увольнение) фиксируется в трудовой книжке в виде новой записи. Важно соблюдать порядок:

• Дата изменения;
• Основание (договор, приказ, решение суда);
• Подпись руководителя и печать.

Увольнение и выдача дубликата

При увольнении сотрудника в трудовой книжке фиксируется дата увольнения и основание. Если сотрудник требует дубликат, работодатель оформляет его, используя данные из ФОПС. Дубликат может быть выдан в бумажном виде или в электронном формате, если сотрудник согласен.

Ведение книги учёта движения трудовых книжек

Согласно приказу Минтруда от 5 июня 2025 г., организация обязана вести отдельную книгу учёта движения трудовых книжек и книгу по учёту бланков. Эти книги хранятся на бумажном носителе и содержат:

• Список всех выданных трудовых книжек;
• Сведения о возврате и уничтожении;
• Контроль за целостностью и сохранностью документов.

Электронные трудовые книжки и цифровизация

В 2024 году Минтруд ввёл новые правила, позволяющие использовать электронные версии трудовых книжек. Это включает:

• Ведение электронного реестра;
• Подпись с использованием цифрового сертификата;
• Доступ сотрудника к своей электронной трудовой книжке через портал госуслуг.

Преимущества:

• Сокращение бумажного документооборота;
• Ускорение процессов проверки стажа;
• Повышение прозрачности и безопасности данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной? – Да, при условии согласия сотрудника и соблюдения требований Минтруда.
• Что делать, если в трудовой книжке есть ошибка? – Внести исправление в следующей записи, указав дату и основание.
• Как проверить достоверность информации в трудовой книжке? – Через портал госуслуг или запрос в ФОПС.
• Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде без бумажной копии? – Нет, в соответствии с приказом Минтруда, бумажная копия обязательна.

Ведение трудовых книжек – это фундамент кадрового делопроизводства. Соблюдение нормативных требований, правильный документооборот и своевременное обновление сведений обеспечивают юридическую чистоту и защиту прав как работодателя, так и сотрудника. С переходом на электронный формат и упрощением правил, процесс становится более прозрачным и эффективным, но при этом сохраняет свою юридическую силу и надёжность.