Трудовая книжка (ТК), основной документ о трудовой деятельности гражданина. Её правильное ведение критически важно как для работника (подтверждение стажа, трудового опыта), так и для работодателя (соблюдение требований Трудового кодекса РФ). С 1 сентября 2021 года действуют новые Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н. Данный материал актуален и на 2026 год, так как существенных изменений в базовые правила не вносилось.

Кто и как должен заполнять трудовую книжку?

Обязанность по оформлению и ведению трудовых книжек лежит на работодателе (организации или ИП). Конкретно этим занимается:

• Отдел кадров (специалист по кадрам, HR-менеджер).
• Лицо, на которое возложены эти функции (например, бухгалтер в малом бизнесе).
• Руководитель организации (если отдел кадров отсутствует).

Запись вносится от руки чёрными или синими чернилами (пастой) разборчиво. Подпись ставит лицо, внесшее запись, с расшифровкой (ФИО полностью). Печать организации ставится не требуется (это важное изменение, часто вызывающее вопросы).

Общие требования к заполнению (ключевые пункты Приказа № 320н)

При внесении любых сведений необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Единообразие: все записи в одной книжке оформляются по единому шаблону.
2. Хронология: записи о работе и награждениях вносятся в порядке их возникновения.
3. Полнота и точность: указываются все реквизиты, предусмотренные формой. Никаких «см. выше», «и т.д.»
4. Отсутствие исправлений: ошибки не закрашиваются и не замазываются. Некорректную запись нужно переписать на чистом листе (с указанием номера исправляемой страницы) и оформить accordingly (см. раздел 6).
5. Запрет на пустые строки: между записями не должно быть незаполненных строк. Если место заканчивается, делается ссылка на продолжение на следующем листе.

Заполнение ьного листа (первой страницы)

ьный лист заполняется один раз при выдаче трудовой книжки (впервые устраивающемуся) или при оформлении дубликата. Для впервые устраивающихся на работу с бумажная трудовая книжка не выдается (сведения о работе вносятся в электронный документ), но ьный лист для них не заполняется.

Реквизиты ьного листа (образец):

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений).
• Дата рождения.
• Сведения о родителях (фамилия, имя, отчество) — по желанию работника.
• Место рождения.
• Сведения об образовании (профиль, специальность, квалификация), по документу об образовании.
• Дата выдачи ТК и подпись работника.
• Серия и номер ТК, дата её выдачи.
• Штамп или отметка о выдачи дубликата (если это дубликат).

Раздел «Сведения о работе» (основной раздел)

Этот раздел содержит все записи о приёме, переводе, увольнении. Записи нумеруются последовательно.

Структура записи (4 графы):

1. № п/п — порядковый номер записи.
2. Дата — дата события (приказа, фактического начала работы). Формат: ДД.ММ.ГГГГ;
3. Сведения о работе (переводе) — суть события. Примеры:
   • Принят на работу (указать должность согласно штатному расписанию, структурное подразделение, оплату труда — оклад, ставку).
   • Переведён на постоянную работу (с указанием новой должности и оплаты).
   • Уволен (с указание основания, пункт приказа, статья ТК РФ, например, «по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)»).
4. Номер и дата документа — номер и дата приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись. Если запись основана на ином документе (например, заявлении, трудовом договоре), указывается его реквизит.

Особые случаи заполнения:

• Приём по совместительству: в графе 3 пишут «Принят на работу по совместительству в должность…». Указывается основное место работы (если требуется).
• Временный перевод: в графе 3 — «Временно переведён на должность…». В графе 4 — номер и дата приказа о переводе. При возврате на прежнюю работу делается новая запись.
• Перевод с совместительства на основное место: делается две записи: 1) «Уволен с работы по совместительству» (на основании приказа об увольнении), 2) «Принят на работу (постоянно) в должность…» (на основании приказа о приёме).

Раздел «Сведения о награждениях»

В этот раздел вносятся все государственные, ведомственные и иные награждения (ордена, медали, почётные звания, грамоты, премии).

• Графа 1: № п/п.
• Графа 2: дата награждения (дата указания в наградном документе или дата вручения).
• Графа 3: точное наименование награды (например, «Медаль «За трудовую доблесть»», «Почётная грамота Министерства…»).
• Графа 4: номер и дата документа (приказа, распоряжения) о награждении.

Не вносятся в этот раздел: благодарности в письменной форме (если они не являются наградой), справки об участии в мероприятиях.

Как исправлять ошибки? (Правила из Приказа № 320н)

Исправления в уже заполненной книжке запрещены. Ошибку нужно корректно «аннулировать» и внести правильную запись.

1. Ошибочную запись не зачёркивают.
2. На отдельном листе (или на свободном месте последней страницы) делается запись: «Запись № [X] на стр. [Y] является недействительной».
3. Указывается причина (например, «ошибка в должности», «неверный номер приказа»).
4. Ставится дата, подпись ответственного лица и печать организации.
5. На следующей строке вносится правильная запись с новым порядковым номером, ссылаясь на недействительную (например, «На основании приказа №… от… принят на работу в должность… (запись №1 на стр.2 недействительна)»).

Заполнение при увольнении и последующих действиях

При увольнении запись делается обязательно. В графе 3 указывается конкретное основание с ссылкой на пункт приказа и статью ТК РФ (если применимо).

Примеры:

• «Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)»
• «Уволен за грубый проступок (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)»
• «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)»

После увольнения книжка выдаётся работнику под расписку в журнале выдачи. Если работник не получил её в день увольнения, работодатель обязан направить её по почте за свой счёт (заказным письмом с уведомлением).

Форма бланка и вкладыш

С действует единая форма бланка ТК (утверждена Приказом № 320н). Бланк должен содержать:

• Страницу с гербом РФ (для организаций, имеющих право на использование герба).
• ьный лист.
• Страницы с графами для записей (по 10 строк на странице).
• Страницу «Сведения о награждениях».
• Страницу «Сведения об обучении и повышении квалификации» (заполняется по желанию работника).

Вкладыш (дополнительный лист) используется, если в основной книжке не хватило места. Он имеет ту же форму, что и основной блок, и скрепляется с книжкой. Записи на вкладыше нумеруются продолжением (например, если последняя запись в книжке была №25, то на вкладыше начинается с №26).

Правильное заполнение трудовой книжки — это не бюрократия, а защита прав и интересов обеих сторон. Ключевые правила на 2026 год остаются неизменными: точность, полнота, хронология, отсутствие исправлений. Все спорные моменты (особенно при переводе, совместительстве, исправлении ошибок) должны решаться строго в соответствии с Приказом Минтруда № 320н и Трудовым кодексом РФ. При сомнениях advisable консультироваться с юристом по трудовому праву.

Материал подготовлен на основе анализа действующего законодательства РФ. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту Минтруда России (mintrud.gov.ru) или системе «КонсультантПлюс».