Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж работника и его права в системе социального страхования․ В России она регулируется Трудовым кодексом РФ, рядом федеральных законов и нормативных актов․ С 1 января 2026 г․ завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), после чего в большинстве организаций обязательным стало использование только электронного формата․ Ниже приведены подробные инструкции, как правильно вести трудовые книжки в бумажном и электронном виде, какие требования предъявляются к их хранению, а также как избежать юридических рисков․

Общие сведения о трудовой книжке

• Форма документа – бумажная (печатная) или электронная (ЭТК)․
• Назначение – подтверждение даты начала и окончания трудового договора, должности, заработной платы, а также начисленных трудовых прав․
• Обязательность – для всех работников, занятых по трудовому договору, включая временно‑постоянных, сдельных и контрактных сотрудников․
• Срок хранения – 10 лет после окончания трудового договора (согласно статье 129 ТК РФ)․

Порядок заполнения трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

1. Первый пункт – дата начала трудового договора, ФИО работника, место работы, должность, форма занятости, размер заработной платы․
2. Второй пункт – дата изменения трудового договора (повышение, перевод, смена должности, изменение заработной платы)․
3. Третий пункт – дата окончания трудового договора, причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по истечении срока договора)․
4. Каждый пункт оформляется в отдельной строке, подписывается работодатель и работник (если работник присутствует)․
5. Все изменения фиксируются в порядке хронологической последовательности․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Заполняется через официальную систему «Электронная трудовая книжка» (сайт госуслуг)․
• Вводятся те же данные, что и в бумажной версии, но в электронном виде․
• Подтверждение изменений осуществляется цифровой подписью работодателя․
• Работник получает доступ к своему ЭТК через личный кабинет на портале госуслуг․

Порядок хранения и сохранности трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

• Хранится в надежном месте (закрытый шкаф, сейф) в отделе кадров․
• Не допускается передача книжки сотруднику вне рабочего места без письменного разрешения․
• При необходимости копии – выдаётся работнику в виде заверенного копирования (с печатью и подписью)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Данные защищаются шифрованием и резервным копированием․
• Периодически проверяется целостность данных (периодический аудит)․
• Доступ к системе ограничен только уполномоченными сотрудниками․

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2026 г․ завершился переходный период․ Теперь:

• Все новые трудовые договоры оформляются в ЭТК․
• Бумажные трудовые книжки можно использовать только в исключительных случаях (например, при отсутствии доступа к интернету), но они должны быть сканированы и загружены в систему․
• Организации обязаны:
1. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка»․
2. Получение цифровой подписи (сертификата)․
3. Обучение персонала работе с системой․
4. Переход всех существующих бумажных записей в электронный формат․

Технические требования к ЭТК

• Система должна быть совместима с ГОСТ 28147‑89 (шифрование)․
• Доступ к данным осуществляеться через HTTPS‑трафик․
• Время отклика системы не более 5 секунд․

Ответственность сторон

• Работодатель – обязан:
1. Вести трудовую книжку в порядке, предусмотренном законодательством․
2. Подписывать все изменения․
3. Хранить документ в течение 10 лет после окончания трудового договора․
4. Предоставлять копии по запросу работника․
5. Соблюдать требования к защите персональных данных․
• Работник – обязан:
1. Проверять правильность заполнения трудовой книжки․
2. Уведомлять работодателя о любых ошибках․
3. Сохранять копию трудовой книжки (если она выдана)․

Практические рекомендации

1. Регулярные проверки – ежеквартально проверять наличие всех необходимых записей․
2. Обучение персонала – проводить тренинги по работе с ЭТК и правилам заполнения․
3. Контроль доступа – ограничивать доступ к системе только уполномоченным сотрудникам․
4. План резервного копирования – хранить резервные копии в другом месте (облачное хранилище, офлайн‑устройства)․
5. Документирование ошибок – вести журнал ошибок и их исправлений․

Ведение трудовой книжки – это не просто формальность, а юридически значимый процесс, который защищает права как работодателя, так и работника․ С переходом на электронный формат важно соблюдать все требования к безопасности данных, а также обеспечить доступность и прозрачность информации для всех заинтересованных сторон․ Следуя приведённым инструкциям, организации смогут минимизировать риски, связанные с нарушением законодательства, и обеспечить надёжное хранение трудового стажа своих сотрудников․