Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
В ней фиксируются все изменения в его трудовом статусе: приём на работу, перевод, увольнение,
переход на другую должность, получение квалификаций и наград.
Правила внесения записей определены Трудовым кодексом РФ и Порядком работы с трудовыми книжками.
Юридическая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 68, 69, 70, 71)
- Порядок работы с трудовыми книжками (Порядок № 320н, 2004 г.)
- Приказы, распоряжения и решения работодателя – основание для внесения записей
Кому и когда необходимо вести трудовые книжки
Работодатель (кроме индивидуальных предпринимателей) обязан вести трудовые книжки
для всех сотрудников, проработавших у него более пяти дней, если работа является основной.
Краткая схема внесения записей
- Приём на работу – запись в трудовой книжке по приказу о приёме.
- Перевод на другую должность – запись по приказу о переводе.
- Увольнение – запись в день увольнения.
- Награды, повышения квалификации – запись по приказу о награде/повышении.
Сроки внесения записей
Записи о приёме, переводе и других изменениях в трудовом статусе должны быть внесены
не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, который является основанием
для внесения. Исключение – запись об увольнении, которую вносит работодатель
в день увольнения.
Приём на работу в трудовой книжке датируется днём издания приказа, но запись
может быть внесена и в тот же день, и несколько дней позже, но не позже 5 рабочих дней.
Как вести трудовую книжку при переходе на новую форму (2004 г.)
Если трудовая книжка была заведена до г., записи вносить в неё, а не
оформлять новую. При заполнении свободных строк в разделе «Сведения о работе»
должны быть использованы старые бланки. Когда свободные строки заканчиваются,
нужно оформить вкладыш в той же трудовой книжке, но уже на бланке 2004 г. В него
вносятся дальнейшие сведения.
Особые случаи внесения записей
- Дополнительная работа по совместительству – запись в трудовой книжке
вносится работодателем основной работы только по заявлению сотрудника.
Не указывайте ставку трудоустройства. - Награды и признания – запись о награждении вносится по приказу
о награде, содержит дату и основание. - Перевод на другую постоянную работу – запись по приказу о переводе,
указывая новую должность и отдел.
Как правильно оформить запись
Запись должна содержать:
- Полную дату (день, месяц, год)
- Основание (приём, перевод, увольнение, награда)
- Должность, отдел, подразделение
- Подпись уполномоченного лица и печать организации
После увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку в день увольнения
с записью и всеми оформленными документами.
Шаги для кадрового отдела
- Получить приказ/распоряжение о приёме/переводе/увольнении.
- Проверить наличие свободных строк в разделе «Сведения о работе».
- Внести запись в течение 5 рабочих дней (или в день увольнения).
- Подписать и поставить печать.
- Сохранить копию приказа в кадровом деле.
Практический пример
Сотрудник Иванов Иван Иванович был принят на работу по приказу № 123
от . В трудовой книжке вносится запись:
– Приём на работу в должности Системный администратор в отдел IT.
Через 6 месяцев Иванов переведён на должность Разработчик программного обеспечения
по приказу № 456 от . Запись:
– Перевод на должность Разработчик ПО в отдел разработки.
В 12‑м месяце Иванов получил награду за успешное завершение проекта. По приказу № 789
от запись:
– Награждение за успешное завершение проекта.
Иванов ушёл из компании . В день увольнения в трудовой книжке:
– Увольнение по собственному желанию, основание: «Собственное желание».
- Записи в трудовой книжке вносятся по приказу/распоряжению.
- Срок – не позднее 5 рабочих дней (исключение – день увольнения).
- При переходе на новую форму (2004 г.) использовать вкладыш, если строки закончились.
- В записи обязательно дата, основание, подпись и печать.
Соблюдение этих правил гарантирует корректность трудовой документации и защищает права работника и работодателя.