Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. В ней фиксируются даты начала и окончания работы‚ должности‚ заработная плата‚ а также сведения о стаже. Поэтому важно соблюдать строгие требования к способу записи. Ниже приведены подробные рекомендации‚ которые помогут избежать ошибок и сохранить документ в надлежащем состоянии.
Что говорит закон?
Согласно статье 5 Трудового кодекса РФ‚ запись в трудовой книжке должна быть постоянной‚ четкой‚ читаемой и без изменений. В частности:
- Запись должна быть выполнена постоянным чернильным пишущим инструментом‚ не подлежащим стиранию.
- Нельзя использовать перьевые ручки‚ маркеры‚ карандаши или любые пишущие средства‚ которые могут стираться.
- Запись должна быть выполнена черным цветом (первый черновик допускается только в случае ошибки).
С 1 января 2023 года в России введены новые бланки трудовых книжек и вкладыши‚ но требования к пишущему инструменту остались прежними.
Какой пишущий инструмент выбрать?
Для записи в трудовой книжке рекомендуется использовать следующие типы ручек:
- Перьевые ручки (перьевые пишущие ручки) – классический вариант. Они обеспечивают постоянную чернильность и читаемость. Главное – убедиться‚ что чернила не вытекают и не растекаются.
- Пеналы (перьевые ручки с чернильным резервуаром) – удобны для длительной работы‚ но требуют контроля за уровнем чернил.
- Перьевые ручки с чернилами на основе гелевых или синтетических смол – обладают хорошей стойкостью к стиранию и не вытекают.
Ниже приведены рекомендации по выбору конкретных моделей:
- Перьевые ручки «Премиум» (например‚ Pilot Metropolitan‚ Lamy Safari) – надёжные и удобные.
- Перьевые ручки «Профессиональный» (например‚ Parker Jotter‚ Waterman Carène) – подходят для официальных записей.
- Перьевые ручки с сухой чернилами (например‚ Uni-ball Signo) – хороши для тех‚ кто предпочитает более современный стиль.
Как правильно писать в трудовой книжке?
Следуйте этим простым правилам:
- Пишите ровно и аккуратно. Используйте твердый‚ но не слишком сильный нажим на ручку‚ чтобы избежать растекания чернил.
- Пишите в одну сторону. Не делайте двойных проходов по одной строке.
- Если ошибка – первый черновик (первый черновик допускается только в случае ошибки). После исправления обязательно закрепите запись (например‚ с помощью клея)‚ чтобы она не стиралась.
- Не используйте перьевые ручки с красными‚ синими или зелёными чернилами – только черный.
- Не пишите первый черновик в случае‚ если это не указано в правилах работодателя.
Как избежать ошибок при записи?
- Проверьте состояние чернил перед записью – убедитесь‚ что они не высохли.
- Проверьте чистоту пера – если есть загрязнения‚ очистите его.
- Проверьте положение ручки – держите её вертикально‚ чтобы чернила не вытекали.
- Проверьте положение бумажного листа – он должен быть ровным и не скрученным.
- Проверьте соблюдение формата записи – даты‚ названия должностей‚ зарплаты и т.д. должны быть в правильном порядке.
Что делать‚ если в трудовой книжке уже есть запись?
Если в трудовой книжке уже есть запись‚ и вы хотите внести изменения‚ соблюдайте следующие правила:
- Используйте первый черновик только в случае ошибки.
- После исправления обязательно закрепите запись (например‚ с помощью клея).
- Если запись в трудовой книжке была сделана с использованием электронной трудовой книжки (ЭТК)‚ то в бумажной версии она должна быть передана в соответствии с правилами переходного периода (с 1 января 2026 года).
Какой ручкой делать в трудовую книжку в переходный период?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. В этом случае:
- Если вы используете электронную трудовую книжку‚ то запись в бумажной версии не требуется.
- Если вы всё ещё используете бумажную трудовую книжку‚ то запись должна быть выполнена перьевой ручкой черным цветом‚ как описано выше.
- Используйте перьевые ручки черным цветом – это единственный допустимый способ записи.
- Убедитесь‚ что чернила не вытекают и не растекаются.
- Пишите ровно и аккуратно‚ соблюдая формат записи.
- Если ошибка – используйте первый черновик и закрепите запись.
- Соблюдайте правила переходного периода к электронным трудовым книжкам.
Следуя этим рекомендациям‚ вы гарантируете‚ что ваша трудовая книжка будет в порядке‚ а все записи будут признаны официальными и надёжными.