Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), обязанность работодателей правильно вести, хранить и выдавать бумажные трудовые книжки сохраняется․ Ошибки в заполнении этого документа могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии, поэтому к правильности ведения трудовых книжек предъявляются строгие требования․
Нормативная база: на что опираться?
С 1 сентября 2021 года действуют новые правила, которые регламентируются Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․ Этот документ заменил ранее действовавшие инструкции и правила․ Теперь именно Приложение № 2 к данному приказу («Порядок ведения и хранения трудовых книжек») является основным руководством для кадровиков․
Основные правила заполнения трудовых книжек
Чтобы избежать нарушений, ответственный сотрудник должен соблюдать следующие ключевые принципы:
- Сквозная нумерация․ В каждом из разделов трудовой книжки («Сведения о работе», «Сведения о награждении» и т․д․) нумерация записей должна быть сквозной․ Каждая новая запись имеет свой порядковый номер (п․ 11 Порядка)․
- Исправление ошибок․ Если в запись закралась ошибка, зачеркивать ее нельзя (за исключением титульного листа в отдельных случаях)․ Изменение записей производится путем признания их недействительными․ Для этого в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная запись․ Стоит отметить, что в новых правилах (п․ 12 Порядка) этот момент описан менее четко, чем в старой Инструкции (п․ 30), из-за чего нормативная база нуждается в доработке, но сам принцип признания недействительности остается актуальным․
- Своевременность․ Записи о приеме на работу, переводе, присвоении квалификационных категорий и поощрениях должны вноситься своевременно․
Оформление титульного листа
Титульный лист — лицо документа․ При его заполнении важно учитывать актуальные требования:
- После указания даты заполнения трудовой книжки, работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений на титульном листе․
- Титульный лист также подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек․
- После подписей ставится печать организации (при ее наличии)․
Важное нововведение: с введением новых правил из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» убрали слово «разборчиво»․ Ранее это уточнение вызывало множество вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого человека индивидуальна: кто-то пишет полностью фамилию, а кто-то ставит лишь две-три буквы․ Теперь это спорное требование упразднено․
Учет, хранение и выдача копий
Правильное ведение трудовых книжек включает в себя не только их заполнение, но и организацию хранения:
- Учет документов․ Работодатель обязан вести книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним․ Регулярно должна проводиться проверка: количество находящихся на хранении трудовых книжек должно строго соответствовать фактическим данным учета в книге движения․
- Выдача копий․ Правильно заверенная копия трудовой книжки является официальным документом, свидетельствующим о трудовой занятости гражданина․ Согласно Порядку, утвержденному Приказом № 320н, для получения копии работник должен обратиться с соответствующим заявлением․
Ответственность за ведение трудовых книжек
За ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет ответственность специально назначенное лицо․ Это назначение оформляется приказом (распоряжением) работодателя․ Если в организации нет отдела кадров, эта обязанность обычно возлагается на бухгалтера или руководителя․
За несоблюдение порядка ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)․ Штрафы для организаций могут достигать значительных сумм, а при повторном нарушении — деятельность компании может быть приостановлена․
Правильность ведения трудовых книжек — это не просто формальность, а залог спокойствия как работника, так и работодателя․ Актуальные правила, установленные Приказом Минтруда № 320н, необходимо неукоснительно соблюдать: следить за сквозной нумерацией, корректно вносить исправления через признание записей недействительными, правильно оформлять титульный лист и обеспечивать надежный учет и хранение документов․