Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника‚ его стаж‚ должности‚ квалификации и другие кадровые события. В России трудовая книжка имеет строгие требования к оформлению‚ которые регулярно обновляются в соответствии с законодательством и нормативно‑правовыми актами.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это письменный документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности работника‚ его стаже работы‚ должностях‚ квалификациях‚ а также сведения об увольнении и приеме на работу. В ней фиксируются:

• дата приёма на работу;
• должность и место работы;
• сведения об увольнении (прекращении трудового договора);
• сведения о переводе работника на другую работу в пределах одной организации;
• сведения о переводе работника в другую организацию;
• сведения о совместительстве;
• дата и номер приказа‚ распоряжения или решения работодателя‚ на основании которых были внесены данные.

Правовые основы

Трудовая книжка регулируется:

1. Трудовым кодексом РФ (ст. 124–129);
2. Порядком 320н «Трудовая книжка» (Порядок 320н);
3. Приказом Минтруда РФ № 225 «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;
4. Федеральным законом от 1 января 2020 г. «О введении электронных трудовых книжек».

Порядок 320н

Порядок 320н определяет формат и правила заполнения трудовой книжки. Он содержит разделы‚ в которых указываются обязательные реквизиты‚ порядок внесения записей‚ правила исправления ошибок и оформления вкладышей.

Приказ Минтруда № 225

Приказ № 225 уточняет порядок заполнения трудовых книжек‚ вкладышей‚ дубликатов и электронных трудовых книжек. В нём прописаны требования к заполнению сведений об увольнении‚ приеме на работу‚ переводе и совместительстве.

Новые правила 2025–2026 гг.

С 1 сентября 2025 г. в России введены новые правила заполнения трудовой книжки‚ которые включают:

• обновлённый формат формы трудовой книжки;
• обязательное указание даты и номера приказа/распоряжения в графе 4;
• пояснения по заполнению сведений о переводе и совместительстве;
• указания по оформлению вкладышей при исчерпании страниц раздела «Сведения о работе».

Особенности заполнения сведений об увольнении

При увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке фиксируются:

1. дата увольнения;
2. основание увольнения (номер приказа/распоряжения);
3. сведения о причинах увольнения (если применимо).

Важно не использовать зачеркивания в разделе «Сведения о работе» – это запрещено Порядком 320н. При ошибке в приказе необходимо указать реквизиты нового приказа.

Перевод работника

При переводе работника в другую организацию в трудовой книжке фиксируются:

• дата и номер приказа о переводе;
• наименование новой организации;
• должность и место работы в новой организации.

Если перевод становится постоянным‚ необходимо оформить запись о признании временного перевода постоянным.

Совместительство

При работе на совместительстве в трудовой книжке указывается:

• наименование организации‚ где совмещается работа;
• должность и место работы;
• дата начала совместительства;
• основание (номер приказа/распоряжения).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 г. в РФ действует Федеральный закон «О введении электронных трудовых книжек». Электронная трудовая книжка имеет следующие особенности:

• все сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде;
• данные передаются в Пенсионный фонд РФ для хранения и обработки;
• работник может просматривать свою ЭТК в личном кабинете ФПР;
• при необходимости можно получить бумажный копию ЭТК.

Как заполнить ЭТК работодателю

Для корректного заполнения ЭТК необходимо:

1. заполнить отчётные документы в системе СФР (Система Фонда социального страхования);
2. указать дату приёма‚ смену должности‚ новую квалификацию;
3. указать номер приказа/распоряжения и дату его принятия;
4. проверить корректность данных перед отправкой в ФПР.

Как правильно заполнить трудовую книжку (пошаговое руководство)

1. Приём на работу: в графе 4 указываем дату и номер приказа о приёме.
2. Перевод: в графе 4 указываем дату и номер приказа о переводе.
3. Увольнение: в графе 4 указываем дату и номер приказа об увольнении.
4. Совместительство: в графе 4 указываем дату и номер приказа о совместительстве.
5. При ошибке в записи: не зачеркиваем‚ а пишем новую запись с указанием нового приказа.
6. Если страницы раздела «Сведения о работе» закончились – оформляем вкладыш и вшиваем его.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный формат даты (день/месяц/год);
• Отсутствие номера приказа/распоряжения;
• Использование зачеркиваний;
• Неправильное указание места работы (не указано название организации);
• Неправильное указание должности (не совпадает с приказом).

Как исправить ошибку

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка‚ необходимо:

1. указать в новой записи дату и номер приказа‚ в котором исправление было произведено;
2. не использовать зачеркивания – это запрещено Порядком 320н;
3. при необходимости оформить вкладыш.

Трудовая книжка – важный документ‚ который фиксирует историю трудовой деятельности работника. С 2025 года в России действуют обновлённые правила заполнения‚ а с 2020 года введена электронная трудовая книжка. Соблюдение требований законодательства и правильное оформление записей позволяют избежать конфликтов с работодателем и государственными органами.

Для более подробной информации можно обратиться к официальным источникам: Порядок 320н‚ Приказ Минтруда № 225‚ Федеральный закон «О введении электронных трудовых книжек» и сайт Пенсионного фонда РФ.