Дата актуализации:  г.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие порядок ведения и заполнения трудовых книжек:

• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от № 320н – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Минтруда РФ от № 14‑6/В‑1049 – порядок перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О трудовых пенсиях» (частично регулирует порядок учета трудового стажа).

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих разделов:

1. ьный лист – сведения о владельце (ФИО, дата рождения, пол, гражданство, серия и номер книжки).
2. Раздел «Сведения о работе» – записи о приёме, переводе, повышении, увольнении.
3. Раздел «Сведения о награждении» – сведения о государственных наградах, премиях, благодарностях.
4. Раздел «Сведения о профессиональном обучении» – курсы, аттестации, повышение квалификации.
5. Раздел «Сведения о воинском учёте» (для мужчин призывного возраста).
6. Вкладки (вкладыши) – используются, когда на основном бланке заканчиваются страницы.

Как правильно оформить запись о приёме на работу

Подготовка документов

• Трудовой договор (или приказ о приёме).
• Справка из ФСС о страховом стаже (при необходимости).
• Копия паспорта и ИНН сотрудника.

Порядок внесения записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в следующем порядке (пункт 3 Порядка 320н):

Пример заполнения (ручной ввод):

Оформление переводов, повышения и изменения условий труда

Каждое изменение фиксируется отдельной записью в том же разделе «Сведения о работе». Важно:

• Сохранять хронологию – новая запись ставится ниже предыдущей.
• Указывать дату изменения, новый должностной статус и реквизиты приказа (номер, дата).
• Если изменение связано с повышением квалификации, дополнительно оформить запись в разделе «Сведения о профессиональном обучении».

Пример записи о переводе

Оформление увольнения

Запись об увольнении вносится в последнюю строку раздела «Сведения о работе». Необходимо указать:

• Дата увольнения (последний рабочий день).
• Наименование организации.
• Основание увольнения (номер приказа, договор, соглашение).
• Подпись и печать работодателя.

Пример записи об увольнении

Вкладыши (дополнительные листы)

Если на основном бланке закончились страницы, необходимо:

1. Приобрести официальные вкладыши, соответствующие формату книжки.
2. Нанести на ьный лист вкладыша серию и номер (если их нет – написать вручную).
3. Закрепить вкладыш в книжке (вшить, скрепить скобой).
4. Продолжать вести записи в том же порядке, как и в основной части.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 г. активно внедряется электронный вариант трудовой книжки, доступный через портал Госуслуги и СФР.

• Регистрация ЭТК – работодатель оформляет запись в системе «ЕФС‑1», после чего информация автоматически появляется в личном кабинете работника.
• Преимущества:
  • Отсутствие необходимости в бумажных вкладышах.
  • Автоматическое обновление данных при каждом изменении.
  • Упрощённый доступ к выпискам через Госуслуги.
• Что меняется для работодателя:
  • Не требуется печатать штампы «Трудовая книжка».
  • Записи вносятся в 1С:ЗУП (или аналог) через форму СТД‑Р (Электронный трудовой документ).
  • Необходимо хранить подтверждающие документы (приказы, договоры) в электронном виде.

Краткая инструкция по оформлению записи в ЭТК

1. В системе 1С:ЗУП открыть форму «Сведения о работе» → «Создать запись».
2. Заполнить поля: дата, организация, тип записи (приём, перевод, увольнение), номер приказа, должность, код ОКЗ.
3. Сохранить запись – система автоматически сформирует электронный документ СТД‑Р.
4. Отправить документ в ФГИС «Трудовая книжка» (интеграция через API).
5. Работник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг.

Часто допускаемые ошибки и как их избежать

• Пропуск даты увольнения – в случае увольнения запись обязана содержать точную дату последнего рабочего дня.
• Неправильный порядок колонок – следует строго соблюдать порядок, указанный в Порядке 320н.
• Отсутствие печати/штампа – если у предприятия нет штампа, запись должна быть подписана руководителем и заверена печатью организации.
• Заполнение «раздела о награждении» в неправильный раздел – награды фиксируются только в специальном разделе «Сведения о награждении».
• Неиспользование вкладыша при полном заполнении основной части – в этом случае запись считается недействительной.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Убедиться, что у работника есть действующая трудовая книжка (или ЭТК).
2. Подготовить приказ/договор, где указаны все реквизиты (номер, дата).
3. Проверить наличие свободных страниц или готовность вкладыша.
4. Внести запись в соответствии с шаблоном (см. пункт 3.2).
5. Поставить подпись и печать (или электронную подпись в случае ЭТК).
6. Сделать копию записи для личного архива предприятия.
7. При переводе/повышении – добавить новую запись, не стирать старую.
8. При увольнении – оформить запись в последний день, выдать работнику справку о трудовой деятельности.

Корректное заполнение трудовой книжки – важный элемент кадрового документооборота, от которого зависят права работника на пенсионное обеспечение, социальные выплаты и подтверждение стажа. Соблюдая нормативные требования, используя официальные вкладыши или переходя на электронную форму, предприятие гарантирует законность своих действий и упрощает процесс взаимодействия с государственными органами.

Автор: помощник ChatGPT, 2026 г.