Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В 2026 году правила ведения трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России от № 320н‚ а также Трудовым кодексом РФ. В статье представлены примеры внесения записей в трудовую книжку при различных ситуациях: приеме на работу‚ увольнении‚ переводе‚ совместительстве‚ смене фамилии и других. Все записи должны вноситься на основании подлинных документов или заверенных нотариально копий.
📌 Общие правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
Перед тем как приступить к примерам‚ важно вспомнить основные требования к ведению трудовой книжки:
- Все записи вносятся только на основании оригиналов документов (приказов‚ трудовых договоров‚ свидетельств‚ справок и т.д.) или заверенных нотариально копий.
- Записи делаются ручкой черного или синего цвета (не допускается использование карандаша‚ корректора или шариковой ручки с чернилами другого цвета).
- Записи должны быть четкими‚ без помарок и исправлений. Если ошибка допущена‚ она исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой записи.
- ьный лист заполняется при первом трудоустройстве и содержит личные данные работника: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия или специальность.
- Разделы трудовой книжки называются: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».
- Нумерация записей сквозная по всему разделу «Сведения о работе».
⚠️ Важно: С 2026 года допускается ведение электронных трудовых книжек (ЭТК). В этом случае записи вносятся в электронном виде и заверяются электронной подписью. Однако бумажная версия также продолжает использоваться‚ и все изменения должны дублироваться в бумажный вариант при его наличии.
📝 Пример 1. Запись о приеме на работу
Рассмотрим‚ как правильно внести запись о приеме на работу на основании приказа.
Образец записи:
Графа 1: № 5
Графа 2:
Графа 3: Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж.
Графа 4: Приказ от № 125-л/с
Запись делается на основании приказа о приеме на работу‚ который должен быть подписан руководителем организации и содержать все необходимые реквизиты.
🔄 Пример 2. Запись о переводе на другую должность
Перевод на другую должность оформляется приказом и вносится в трудовую книжку следующим образом:
Графа 1: № 6
Графа 2:
Графа 3: Переведен на должность старшего менеджера по продажам в отдел продаж.
Графа 4: Приказ от № 150-л/с
Перевод возможен как внутри организации‚ так и в другую структуру‚ если это предусмотрено трудовым договором.
❌ Пример 3. Запись об увольнении по собственному желанию
Увольнение по собственному желанию — одна из самых распространенных записей. Она оформляется на основании заявления работника и приказа об увольнении.
Графа 1: № 7
Графа 2:
Графа 3: Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ от № 180-л/с
В графе 3 обязательно указывается основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
📌 Пример 4. Запись о приеме на работу по совместительству
Работа по совместительству также подлежит внесению в трудовую книжку‚ если работник просит об этом.
Графа 1: № 8
Графа 2:
Графа 3: Принят на работу по совместительству на должность бухгалтера.
Графа 4: Приказ от № 200-л/с
Запись делается аналогично основному месту работы‚ но с пометкой «по совместительству».
🔄 Пример 5. Запись о смене фамилии
Смена фамилии вносится на основании свидетельства о браке или иного документа‚ подтверждающего изменение личных данных.
Графа 1: № 9
Графа 2:
Графа 3: Сведения о фамилии‚ имени‚ отчестве изменены: Иванова Анна Сергеевна на Петрова Анна Сергеевна.
Графа 4: Свидетельство о браке от № 123456
После записи о смене фамилии необходимо обновить ьный лист трудовой книжки.
🎖️ Пример 6. Запись о награждении
В разделе «Сведения о награждениях» вносятся записи о поощрениях и наградах.
Графа 1: № 1
Графа 2:
Графа 3: Награжден(a) почетной грамотой за высокие показатели в работе.
Графа 4: Приказ от № 220-л/с
Записи о награждениях также должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
🚨 Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Если в трудовой книжке допущена ошибка‚ она исправляется следующим образом:
- Неправильная запись признается недействительной.
- Вносится новая корректная запись.
- В графе 4 указывается: «Запись № Х недействительна. Взамен ее внесена запись № Х».
Пример исправления:
Графа 1: № 10
Графа 2:
Графа 3: Запись № 5 недействительна. Взамен ее внесена запись: Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж.
Графа 4: Приказ от № 250-л/с
Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
📋 Дополнительные рекомендации по ведению трудовой книжки
- Не допускайте исправлений в ьном листе — при ошибках ьный лист оформляется заново.
- Все записи должны быть пронумерованы и датированы.
- При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы.
- Если трудовая книжка утеряна‚ работник может обратиться к последнему работодателю для восстановления записи.
- Ведение журнала учета трудовых книжек обязательно для всех организаций.
💡 Совет: Храните трудовую книжку в надежном месте. При потере или порче восстановление записей может занять длительное время.
📥 Где скачать образцы и бланки трудовой книжки 2026 года?
Вы можете бесплатно скачать актуальные бланки и образцы заполнения трудовой книжки по следующим ссылкам:
- Образец заполнения трудовой книжки 2026 (nalog-nalog.ru)
- Журнал учета трудовых книжек — образец
- Бланк трудовой книжки (Приказ Минтруда 320н)
- Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)
Все документы соответствуют действующему законодательству РФ и обновлены с учетом изменений 2026 года.
❓ Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?
Ответ: Нет‚ записи должны вноситься только ручкой черного или синего цвета. Использование карандаша не допускается.
Вопрос 2. Нужно ли заверять записи в трудовой книжке печатью?
Ответ: С 2021 года отмена печатей для большинства организаций. Однако‚ если у организации есть печать‚ она может использоваться для заверения записей.
Вопрос 3. Что делать‚ если трудовая книжка утеряна работодателем?
Ответ: Работодатель обязан восстановить трудовую книжку на основании имеющихся документов. Если это невозможно‚ работник может обратиться в суд.
Вопрос 4. Можно ли работать без трудовой книжки?
Ответ: Да‚ если это первое место работы и трудовая книжка еще не заведена. В этом случае работодатель обязан оформить трудовую книжку при первом трудоустройстве.
Вопрос 5. Как внести запись‚ если работник работает удаленно?
Ответ: Записи вносятся на основании приказа о приеме на работу‚ который может быть подписан электронной подписью; Все изменения дублируются в бумажный вариант трудовой книжки.
Ведение трудовой книжки — это ответственная задача‚ требующая внимательности и соблюдения законодательных норм. В 2026 году правила остаются строгими‚ и любая ошибка может привести к проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве. Следуйте приведенным примерам‚ используйте только оригиналы документов‚ и ваша трудовая книжка всегда будет в порядке!
Помните: Трудовая книжка — это ваш главный документ‚ подтверждающий трудовой стаж. Берегите ее и храните в надежном месте.
⚠️ Если у вас остались вопросы — обратитесь к кадровой службе вашей организации или к юристу по трудовому праву!