Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 сентября 2021 года в России вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, а в 2023 году обновлён сам бланк. В статье мы разберём, какие требования к языку заполнения, как вести записи на двух языках, а также как правильно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК).
История изменений в правилах трудовых книжек
- 19 мая 2021 г. – Приказ Минтруда России № 320н. Внедряет новые требования к хранению и ведению трудовых книжек.
- 2023 г. – Обновлён бланк трудовой книжки. В нём появились новые поля и изменён формат страниц.
- 30 декабря 2025 г. – Сдача отчёта ЕФС‑1 по новой форме.
Язык заполнения трудовой книжки
Согласно пункту 6 Правил трудовой книжки, в большинстве случаев документ ведётся на русском языке. Однако в республиках, где установлен свой государственный язык, допускается ведение записей и на этом языке.
Когда требуется двуязычное заполнение?
- Если предприятие находится в союзной, автономной республике, автономной области, автономном округе, где установлен свой государственный язык.
- Если работодатель использует официальный язык СССР (для исторических документов).
- Если работник – гражданин страны с собственным государственным языком (например, Украина, Беларусь).
В таких случаях записи в трудовой книжке ведутся одновременно на русском и на языке республики. В бланке нового образца нет подробных инструкций по ведению записей на втором языке, но практика такова: каждая запись дублируется в соответствующем разделе.
Как выглядит двуязычное заполнение?
- На странице 1 (титульной) указываются ФИО, дата рождения, место работы – на русском языке.
- На странице 33 (или соответствующей) дублируется информация на языке республики (например, украинском, белорусском).
- Внутренние страницы (с 2 по 32) содержат записи о приёме, увольнении, переводах, повышениях и т.д. – сначала на русском, затем на втором языке.
Практические рекомендации по заполнению
Основные правила оформления
- Записи делаются чётко, ровно, без сокращений.
- Используйте официальный шрифт (обычно Times New Roman, 12 pt).
- В каждом блоке указывайте даты в формате ДД ММ ГГГГ.
- При переводе на другой язык дублируйте полные данные (ФИО, должность, место работы).
Шаги по заполнению трудовой книжки
- Титульная страница – ФИО, дата рождения, место работы, дата приёма.
- Запись о приёме – Укажите должность, отдел, дату начала работы, код должности (если применимо).
- Запись об увольнении – Дата, причина, код увольнения.
- Переводы и повышения – Дата, новая должность, код, причина.
- Дублирование на втором языке – Повторите все пункты, но на языке республики.
Как указать коды должностей и увольнений?
Коды определяются в Приказе Минтруда России № 320н и в ЕФС‑1. В отчёте ЕФС‑1 необходимо указать:
- Код должности (например, 01‑01‑01).
- Код причины увольнения (например, 02‑02‑02).
- Код причины перевода (если применимо).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года в России вводится электронный вариант трудовой книжки. Он заменяет бумажный документ, но при этом сохраняет все юридические свойства.
Как получить ЭТК?
- Обратитесь в отдел кадров вашего работодателя.
- Заполните форму «Запрос на выдачу ЭТК» (можно скачать с сайта Минтруда).
- Получите электронный документ в формате PDF, подписанный цифровой подписью.
Особенности заполнения ЭТК
- Записи ведутся в двух языках (если применимо).
- В ЭТК есть поле «Код записи», где указывается код записи (приём, увольнение, перевод).
- При обновлении данных в ЭТК необходимо передать изменения в ЕФС‑1 по новой форме.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести трудовую книжку только на русском? – Да, если ваш регион не имеет собственного государственного языка.
- Что делать, если в национальной трудовой книжке уже есть записи о работе в РФ? – Согласуйте с работодателем корректировку, чтобы они соответствовали требованиям РФ.
- Как исправить ошибку в записи? – Подача заявления в отдел кадров с требованием о внесении исправления. В случае ошибок в электронном варианте – запрос в систему ЕФС‑1.
Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж и права. С учётом новых правил и возможного двуязычного заполнения важно соблюдать точность и аккуратность. Если вы работаете в республике с собственным государственным языком, обязательно дублируйте записи. При переходе на электронный формат следите за правильным заполнением кода и своевременной сдачей отчёта ЕФС‑1.
Надеемся, что данное руководство поможет вам без ошибок оформить трудовую книжку и избежать лишних вопросов со стороны работодателя и государственных органов;