Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные экземпляры до сих пор актуальны, особенно для работников, принятых до 2021 года, а также при оформлении пенсий, кредитов и других юридически значимых процедур. В 2026 году правила ведения трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России от № 320н, который устанавливает единые стандарты заполнения как бумажных, так и электронных версий.
В этой статье мы подробно разберём самые популярные записи в трудовой книжке, приведём корректные образцы, объясним, как их оформлять, и укажем на типичные ошибки, которые могут привести к признанию документа недействительным.
Прием на работу — самая первая и важная запись
Запись о приёме на работу делается в разделе «Сведения о работе» сразу после подписания трудового договора. Она должна содержать:
- Дата приёма (указывается цифрами, без сокращений: );
- Основание приёма — номер и дата приказа (например: «Принят на работу в соответствии с приказом № 45 от »);
- Должность и структурное подразделение (например: «Менеджер по продажам, отдел маркетинга»);
- Форма занятости, полная/неполная, по основному месту/по совместительству.
Образец записи:
— Принят на работу в качестве менеджера по продажам в отдел маркетинга в соответствии с приказом № 45 от .
Важно: Не допускаются сокращения в названиях должностей (например, «менеджер» вместо «менеджер по продажам»). Также нельзя писать «по договору» — обязательно указывать приказ.
Увольнение, самая частая и ответственная запись
Запись об увольнении требует особой точности, так как она влияет на право на пенсию, пособия и будущее трудоустройство. В 2026 году допускаются следующие основания увольнения:
- По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ);
- По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ);
- По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ);
- При ликвидации организации;
- При призыве на военную службу;
- Иные основания, предусмотренные законом.
Образцы записей:
а) По собственному желанию:
— Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации в соответствии с приказом № 89 от .
б) По инициативе работодателя (сокращение штата):
— Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации в соответствии с пунктом 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации в соответствии с приказом № 102 от .
в) При ликвидации организации:
— Уволен в связи с ликвидацией организации в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации в соответствии с приказом № 120 от .
Важно: Никогда не пишите «уволен по статье» — это неправильно. Указывается номер пункта и статьи ТК РФ. Также обязательно указывать номер и дату приказа. Без этого запись может быть признана недействительной.
Перевод на другую должность или в другое подразделение
Перевод — это изменение условий трудового договора. Он оформляется приказом и записью в трудовой книжке. Перевод может быть:
- С сохранением той же должности, но в другое подразделение;
- С изменением должности;
- С изменением места работы (например, с филиала в головной офис).
— Переведён с должности старшего бухгалтера на должность главного бухгалтера в связи с изменением структуры подразделения в соответствии с приказом № 33 от .
Важно: Если перевод происходит с согласия работника, это указывается в приказе, но в трудовой книжке не нужно писать «по согласию работника» — достаточно указать основание перевода.
Смена фамилии, имени или отчества
При смене ФИО (например, после замужества) в трудовую книжку вносится запись о новом ФИО на основании документа, подтверждающего смену (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).
— Иванова Мария Сергеевна изменена на Иванова-Петрова Мария Сергеевна на основании свидетельства о заключении брака № 12345 от .
Важно: Запись делается на основании оригинала документа, который прилагается к трудовой книжке. Не допускается внесение изменений без подтверждающих документов.
Совместительство
Если сотрудник работает по совместительству в той же организации, запись в трудовую книжку не вносится. Совместительство отражается только в приказе и трудовом договоре.
Однако если сотрудник работает по совместительству в другой организации, то запись в трудовую книжку вносится по его желанию. В этом случае:
- Указывается наименование организации-совместителя;
- Должность;
- Основание — приказ;
- Дата начала работы.
— Принят на работу по совместительству в качестве консультанта в ООО «Консалтинг-Плюс» в соответствии с приказом № 7 от .
Важно: Запись о совместительстве делается только по письменному заявлению работника. Если он не просит — запись не вносится.
Работает по настоящее время — заверительная запись для копий
Если сотрудник предоставляет копию трудовой книжки (например, для банка, вуза или нового работодателя), на последнем листе копии необходимо сделать заверительную запись:
Образец записи на копии:
На — Работает по настоящее время.
Подпись: ______________ /И.О. Фамилия/
Печать: ______________
Должность: Главный бухгалтер
Важно: С 18 августа 2026 года действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2025, который устанавливает единые требования к оформлению копий документов. Заверительная запись должна быть выполнена чётко, без помарок, с указанием даты, подписи и печати.
Исправление ошибок в трудовой книжке
Ошибки в трудовой книжке — это серьёзная проблема. Их нельзя исправлять просто зачёркиванием. Правильный порядок:
- Сделать новую запись, которая аннулирует ошибочную (с указанием, что запись признана недействительной);
- Затем внести правильную запись;
- Обе записи должны быть заверены подписью и печатью.
Образец исправления:
, Запись от о приёме на должность «менеджер» признана недействительной, так как в приказе № 45 указано «менеджер по продажам».
— Принят на работу в качестве менеджера по продажам в отдел маркетинга в соответствии с приказом № 45 от .
Важно: Исправления вносятся только кадровой службой или уполномоченным лицом. Работник не имеет права вносить исправления самостоятельно.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2021 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. В 2026 году переход на ЭТК оформляется следующим образом:
- Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК;
- В бумажную трудовую книжку вносится запись о переходе;
- Дальнейшие записи ведутся только в электронном виде.
Образец записи о переходе на ЭТК:
— В связи с выбором работника ведение трудовой книжки осуществляется в электронной форме в соответствии с Федеральным законом от № 327-ФЗ.
Важно: После перехода на ЭТК бумажная книжка остаётся у работника, но новые записи в неё не вносятся. Она становится архивным документом.
- Все записи делаются чётко, без сокращений и помарок.
- Обязательно указывать дату, основание (приказ), номер и дату приказа.
- Нельзя использовать неофициальные формулировки (например, «уволен по статье»).
- Исправления допускаются только в установленном порядке — через аннулирование и внесение новой записи.
- Заверение копий требует указания даты, подписи и печати — по новому ГОСТ Р 7.0.97-2025.
- Электронные трудовые книжки, это не замена бумажным, а дополнение. Бумажные книжки остаются действительными.
Соблюдение этих правил не только избавит вас от претензий со стороны Роструда, но и защитит права сотрудника при оформлении пенсии, кредита или при трудоустройстве в будущем.
Рекомендация: Всегда храните копии приказов, связанных с записями в трудовой книжке. Это ваша страховка в случае споров.
Для оперативного доступа к актуальным образцам и бланкам рекомендуем сохранить ссылки на официальные источники: Система Главбух, КонсультантПлюс, Роструд.