Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.
С её ведением, хранением, выдачей дубликата и переходом на электронный формат связаны
многочисленные нормативные правовые акты. В статье рассмотрены самые важные из них,
их содержание и практическое значение для работодателей и работников.

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)

Трудовой кодекс – фундаментальный закон, в котором закреплены общие принципы
ведения трудовых книжек.

• Статья 65 ТК РФ – перечень документов, которые работник обязан предъявить
  при заключении трудового договора (в т.ч. трудовая книжка).
• Статья 66 ТК РФ – основные положения о трудовой книжке:
  • Обязанность работодателя вести и хранить трудовую книжку;
  • Содержание записей (дата приема, должность, переводы, увольнение и др.);
  • Формат дат – арабские цифры, день и месяц двузначные, год – четырёхзначный
    (пример: ).
• Статья 66.1 ТК РФ (в редакции от ) – порядок предоставления
  работнику сведений о трудовой деятельности по его заявлению, а также
  возможность получения дубликата трудовой книжки.

Трудовой кодекс в своей действующей редакции (на 2025 год) является базовым источником
для всех остальных нормативных актов, регулирующих трудовую книжку.

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Эти правила издаются Министерством труда и социальной защиты РФ и уточняют
технические детали, не охваченные ТК РФ.

1. Порядок заполнения всех разделов трудовой книжки (включая «Раздел 1 – сведения о
   работнике», «Раздел 2 – сведения о работе», «Раздел 3 – сведения об увольнении»).
2. Требования к оформлению записей: шрифт, размер, подписи, печати.
3. Сроки и порядок передачи трудовой книжки работнику при увольнении.
4. Условия и порядок выдачи дубликата (при утере, порче, добровольном отказе от
   бумажного формата).

Эти правила обязательны к исполнению всеми работодателями, а их нарушение влечёт
дисциплинарную и административную ответственность.

Постановление Правительства РФ № 225 от  г.

Данный акт утвердил образец трудовой книжки (форма № Т-2) и регламентировал
вопросы её оформления. Основные положения:

• Трудовая книжка должна быть выполнена в виде печатного издания
  (бумажный вариант) с обязательными полями для записей.
• Утверждённый образец распространяется через официальные каналы
  (Министерство труда, Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки).
• Работодатели обязаны использовать только книжки, соответствующие данному образцу.

Приказ Минтруда России № 320н от  г.

Приказ «Об утверждении формы книги учёта движения бланков трудовых книжек и
вкладыша к ним». Ключевые положения:

• Ведётся отдельный журнал (книга учёта) для контроля выдачи и возврата бланков.
• Ответственное лицо (обычно кадровик) фиксирует каждую операцию: выдачу,
  возврат, списание, передачу в архив.
• Бланки и вкладыши хранятся у работодателя как документы строгой отчётности.

Федеральный закон от  г. № 442‑ФЗ

Закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» ввёл
электронную трудовую книжку (ЭТК). Основные нововведения:

1. Переход к электронному формату обязателен для всех работодателей с 1 января 2020 года.
2. ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Система
   Федерального Реестра» (СФР). Доступ к данным имеет как работник, так и
   уполномоченные органы.
3. Запись в ЭТК производится автоматически при оформлении трудового договора
   в электронном виде; при необходимости возможна ручная корректировка.
4. Работник может запросить выписку из ЭТК в любой момент, а также получить
   бумажный дубликат по желанию.

ЭТК упрощает процесс контроля за трудовым стажем, снижает риск потери документов
и ускоряет взаимодействие между работодателем и государственными органами.

Другие нормативные акты, связанные с трудовой книжкой

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Согласно статье 66.1 ТК РФ и Правилам ведения трудовых книжек, дубликат может быть
выдан в следующих случаях:

• Утрата, порча или уничтожение оригинала по вине работника;
• Отказ работника от бумажного формата в пользу электронного;
• Необходимость предоставления копии в органы государственной власти
  (например, при оформлении пенсии).

Для получения дубликата работник обязан подать письменное заявление, а работодатель
должен:

1. Подтвердить факт утраты/повреждения оригинала;
2. Внести запись о выдаче дубликата в книгу учёта движения бланков (приказ № 320н);
3. Выдать дубликат в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.

Хранение и учёт трудовых книжек

Работодатели обязаны вести книгу учёта движения бланков трудовых книжек
(см. Приказ № 320н). Основные требования:

• Запись даты выдачи, ФИО работника, номера книжки и основания выдачи;
• Отметка о возврате книжки при увольнении;
• Хранение книги в архиве не менее 5 лет после увольнения последнего сотрудника,
  использующего данный бланк.

Для электронных трудовых книжек хранение осуществляется в СФР, где данные
защищены шифрованием и доступны только после аутентификации.

Практические рекомендации для работодателей

1. Обновляйте нормативную базу – проверяйте наличие новых постановлений
   и приказов каждый квартал.
2. Внедрите автоматизированную систему кадрового учёта, интегрированную с
   СФР, чтобы исключить ручные ошибки при заполнении ЭТК.
3. Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (обычно HR‑менеджер)
   и обеспечьте его доступом к актуальной версии нормативных актов.
4. Регулярно проводите инвентаризацию бумажных бланков и сверяйте их с
   книгой учёта движения.
5. Обучайте персонал правилам заполнения записей (даты в формате ДД.MM.ГГГГ,
   подписи, печати).
6. При переходе новых сотрудников на электронный формат заранее
   информируйте их о правах доступа к СФР и порядке получения выписки.

Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий профессиональный путь гражданина.
Её ведение регулируется комплексом нормативных актов: Трудовым кодексом РФ,
Постановлением Правительства № 225, Приказом Минтруда № 320н, а также
законом № 442‑ФЗ, вводящим электронный формат. Соблюдение требований этих актов
обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права работников и упрощает
работу работодателей. Регулярный мониторинг изменений в законодательстве и
внедрение современных ИТ‑решений позволяют минимизировать риски и повысить эффективность
управления кадровой документацией.

Дата актуализации статьи: