Вопрос о предоставлении трудовой книжки (ТК) при приеме на работу часто вызывает путаницу. Законодательство РФ устанавливает четкие правила, но они имеют важные нюансы, особенно с учетом перехода на электронные сведения о трудовой деятельности (ЭСТД). Давайте разберемся подробно.
Общее правило: да, обязан
Согласно части 2 статьи 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
- иные документы, предусмотренные федеральными законами.
Ключевой момент: формулировка «трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности» означает, что работник может предоставить либо бумажную книжку, либо документ с электронными сведениями (выписку из ЭСТД).
Важнейшие исключения из правила
Есть ситуации, когда работник не обязан предоставлять трудовую книжку:
Трудоустройство впервые
Если гражданин устраивается на работу впервые (не имел ранее трудового стажа), у него физически нет трудовой книжки. В этом случае работодатель не вправе требовать этот документ. Согласно разъяснениям Роструда и судебной практике, работодатель в таком случае обязан начать вести на работника электронную трудовую книжку (ЭТК) с первого дня работы.
Работник уже перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник ранее работал у другого работодателя, который вел его трудовую книжку в электронном виде, то бумажный документ ему не выдается. Вместо этого он получает выписку из ЭСТД (сведения о трудовой деятельности). При трудоустройстве на новое место он обязан предоставить работодателю именно эту выписку, а не бумажную книжку. Работодатель не вправе требовать «бумажник» в такой ситуации.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если работник не может предоставить трудовую книжку по причине утраты, законодательство предусматривает четкий порядок:
- Письменное заявление. Работник должен написать заявление о выдаче новой трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия (утрата).
- Оформление новой книжки. На основании этого заявления работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку (если работник не является «первичников» и не выбрал ЭТК). Запись о предыдущей работе в новую книжку вносится на основании имеющихся у работодателя сведений или документов (справки, выписки из приказов).
- Сроки. Новая книжка должна быть выдана работнику в день его увольнения с предыдущего места работы или в течение трех рабочих дней с даты подачи заявления на новом месте работы (для целей обязательного социального страхования).
Важно: Если работник трудоустраивается впервые и его бумажная книжка утеряна (что маловероятно), то оформляется новая книга как для впервые устраивающегося.
Обязанности работодателя в этом процессе
Закон возлагает на работодателя ряд обязанностей:
- Принять документ. Принять от работника либо бумажную трудовую книжку, либо выписку из ЭСТД.
- Вести учет. Если работник предоставил выписку из ЭСТД или трудоустраивается впервые, работодатель обязан вести на него сведения в электронном виде (формировать ЭТК) и передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Вернуть книжку. Если работник предоставил бумажную книжку, работодатель обязан вернуть ее работнику в день увольнения с внесенной записью об увольнении.
- Не требовать лишнего. Не вправе требовать бумажную книжку у работника, который уже имеет ЭТК, или у лица, устраивающегося впервые.
Практические выводы и рекомендации
Для работника:
- При трудоустройстве имейте при себе либо бумажную трудовую книжку, либо выписку из ЭСТД (можно получить в ПФР или через портал Госуслуг).
- Если книжка утеряна — пишите заявление о выдаче новой. Это ваше право и основание для работодателя оформить документ.
- Если вы устраиваетесь впервые — просто скажите об этом работодателю. Требовать книжку не могут.
Для работодателя:
- При приеме на работу запрашивайте один из двух документов: бумажную ТК или выписку из ЭСТД.
- Если работник говорит, что у него ЭТК, — запросите выписку. Отсутствие бумажного документа не является основанием для отказа в приеме.
- При утере ТК работником — оформите новую по его заявлению. Нельзя отказывать на этом основании.
- Для «первичников» сразу открывайте электронную трудовую книжку в своей системе и передавайте сведения в ПФР.
Таким образом, работник обязан предоставить работодателю документ, подтверждающий его трудовую деятельность. Однако это может быть либо традиционная бумажная трудовая книжка, либо выписка из электронной трудовой книжки. Обязанность предоставить именно «бумажник» отсутствует у:
- Лиц, устраивающихся на работу впервые.
- Лиц, ранее работавших только с электронной трудовой книжкой.
В случае утраты бумажной книжки работник должен написать заявление, и работодатель обязан оформить новый документ. Главное — действовать в рамках закона и правильно документировать все этапы.
Статья подготовлена на основе анализа норм Трудового кодекса РФ, писем Минтруда и Роструда, а также актуальной судебной практики (информация актуальна на 23 мая 2026 года).