Вопрос о необходимости трудовой книжки при приёме нового сотрудника остаётся актуальным даже в эпоху цифровизации․ Несмотря на то, что в России с 2021 г․ вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат всё ещё широко используется․ Ниже разберём, какие требования действуют на момент 22 апреля 2026 г․, как проходит переход на электронный формат и что именно нужно предъявлять работодателю и работнику․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ В ней фиксируются даты начала и окончания трудового договора, должности, места работы, причины увольнения и т․д․ В бумажной форме она хранится у работодателя, а в электронном виде – в системе электронных трудовых книжек (ЭТК)․
Форматы трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который работодатель хранит в офисе․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, доступный через портал «Электронные государственные услуги» и приложение «Мой сервис»․
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие вопрос трудовой книжки:
- Федеральный закон «О труде» (статья 4․3) – обязывает работодателя вести трудовую книжку․
- Постановление Правительства РФ № 1695 (с 2021 г․) – вводит обязательность ведения только электронных трудовых книжек․
- Постановление Минтруда РФ № 102 (с 2026 г․) – завершает переходный период и устанавливает, что с 1 января 2026 г․ все работодатели обязаны вести только ЭТК․
Переход на электронные трудовые книжки
С 1 января 2026 г․ в России завершился переходный период по внедрению ЭТК․ Это означает, что:
- Трудовые книжки в бумажном виде больше не считаются официальными․
- Все сведения о трудовом стаже фиксируются в системе ЭТК․
- Работодатель обязан вести электронную запись и передавать данные в Фонд социального страхования (ФСС)․
Однако в некоторых ситуациях допускается вести бумажную трудовую книжку, например, если работодатель не имеет доступа к интернету или если работник по личным причинам отказывается от ЭТК․ В таких случаях работодатель должен оформить бумажную книгу на новых бланках, предусмотренных законодательством․
Что нужно предъявлять при приёме на работу?
Для работодателя
При приёме нового сотрудника работодатель обязан:
- Провести проверку наличия у кандидата электронной трудовой книжки (если работодатель использует ЭТК)․
- Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку, проверить её подлинность (проверка через электронный сервис «Электронная цифровая книжка»)․
- Внести данные о новом сотруднике в ЭТК (если используется)․
- Обеспечить передачу сведений в ФСС в течение 30 дней с даты приёма․
Для работника
При приёме на работу работнику необходимо:
- Предоставить работодателю электронную трудовую книжку (если он уже имеет её)․
- Если у него нет ЭТК, он может получить её через портал «Электронные государственные услуги» – потребуется заполнить заявление и предоставить копию паспорта․
- Если он предпочитает бумажную форму, предоставить работодателю бумажную трудовую книжку на новых бланках, подтверждённую печатью ФСС․
Как проверить наличие ЭТК?
Работодатель может проверить наличие у сотрудника ЭТК через портал «Мой сервис» или «Электронная цифровая книжка»․ Для этого нужно:
- Войти в личный кабинет работодателя․
- Выбрать пункт «Проверка трудового стажа»․
- Ввести ИНН сотрудника и получить статус: «Наличие ЭТК – подтверждено» или «Отсутствует»․
Исключения и специальные случаи
- Сотрудники, работающие в государственных учреждениях – в некоторых случаях допускается использование бумажной трудовой книжки, если учреждение не подключено к системе ЭТК․
- Молодёжь, получающая стаж в рамках программы «Молодой специалист» – стаж фиксируется в ЭТК, но при приёме в частный сектор может потребоваться бумажная форма․
- Фрилансеры и самозанятые – в большинстве случаев не обязаны иметь трудовую книжку, но при работе в компании им могут предложить оформить ЭТК․
Практические рекомендации
- Если вы работодатель, убедитесь, что ваш ИП/ООО подключено к системе ЭТК и регулярно обновляет данные․
- Если вы соискатель, заранее получите электронную трудовую книжку, чтобы ускорить процесс приёма․
- Проверяйте подлинность бумажной трудовой книжки через официальные сервисы, чтобы избежать мошенничества․
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с трудовым стажем, в электронном виде для удобства доступа․
С 1 января 2026 г․ в России обязательным считается только электронный формат трудовой книжки․ При приёме на работу работодатель обязан проверить наличие ЭТК у кандидата и внести данные в систему․ Работник, в свою очередь, должен предоставить доступ к своей ЭТК или, в случае отказа, предоставить бумажную трудовую книжку, оформленную на новых бланках․ Важно помнить, что переход на электронный формат завершён, но бумажная форма всё ещё может использоваться в ограниченных случаях․ Соблюдение этих требований поможет избежать конфликтов и юридических проблем как для работодателя, так и для сотрудника․