Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При расторжении трудового договора работодатель обязан обеспечить её своевременную выдачу или направление работнику. Ниже подробно рассмотрены требования ТК РФ, порядок оформления записи об увольнении, сроки выдачи, особенности электронной трудовой книжки и порядок направления документа по почте.

Нормативная база

• Статья 84.1 ТК РФ – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Статья 66.1 ТК РФ – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности (форма СТД‑Р).
• Статья 77 ТК РФ – основания расторжения трудового договора (в т.ч. по собственному желанию).
• Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. ) – Порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что должно быть записано в трудовой книжке при увольнении

Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ в трудовую книжку вносится запись об основании и причине прекращения трудового договора. Запись должна:

1. Соответствовать формулировкам, установленным ТК РФ (или иным федеральным законом).
2. Содержать ссылку на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ.

Пример записи при увольнении по собственному желанию:

Уволен по собственному желанию в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Если увольнение связано с направлением на работу по организованному набору рабочих (переезд), запись выглядит так:
Уволен по собственному желанию в связи с направлением на работу по организованному набору рабочих для работы на предприятии «Название предприятия» (ст. 77 ТК РФ).
Сроки выдачи трудовой книжки

Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ – в день прекращения трудового договора (последний рабочий день) работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днём окончания срока считается ближайший следующий рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК РФ). В этом случае выдача книжки и расчёт с работником переносятся на этот рабочий день.
При невозможности вручить книжку в день увольнения (отсутствие работника, его отказ и т.п.) работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получить письменное согласие на отправку её по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Порядок направления трудовой книжки по почте
Если работник не может получить книжку лично, допускается её отправка ценным письмом с описью вложения. В этом случае:

Работодатель оформляет уведомление о направлении трудовой книжки (можно в виде письма или электронного сообщения).
Работник должен дать письменное согласие на получение книжки по почте (согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
После отправки работодатель считается исполнившим свою обязанность; ответственность за задержку выдачи снимается с момента направления уведомления или получения согласия.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек. При увольнении работника с ЭТК:

Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р) в личном кабинете работника на портале «Работа в России».
Сведения направляются работнику в электронном виде (через личный кабинет) в день увольнения.
Если работник запросил бумажную выписку из ЭТК, работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней с момента обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Порядок оформления приказа об увольнении и внесения данных в личную карточку остаётся стандартным.

Ответственность за нарушение сроков выдачи
Задержка выдачи трудовой книжки без уважительной причины может быть квалифицирована как административное правонарушение (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.
Практические рекомендации для работодателя

Заблаговременно подготовьте запись об увольнении, используя точные формулировки ТК РФ.
Убедитесь, что в последний рабочий день (или ближайший рабочий день при выходном) книжка готова к выдаче.
Если работник отсутствует, сразу оформите уведомление о необходимости явиться за книжкой и/или получите его письменное согласие на почтовую отправку.
При работе с электронной трудовой книжкой проверьте, что СТД‑Р сформирован и доступен работнику в личном кабинете в день увольнения.
Сохраните копии уведомлений, согласий и подтверждений отправки почтой – они послужат доказательством исполнения обязанности в случае спора.

Направление трудовой книжки при увольнении регулируется ч. 4‑6 ст. 84.1 ТК РФ. Основные требования:

Запись об увольнении должна точно соответствовать формулировкам ТК РФ и содержать ссылку на соответствующую статью.
Книжка выдаётся в последний рабочий день (или ближайший рабочий день при выходном).
При невозможности вручения лично – обязательно уведомление работника и получение его письменного согласия на почтовую отправку.
Для электронной трудовой книжки достаточно направить СТД‑Р в личный кабинет работника в день увольнения; бумажную выписку выдают по запросу в течение трёх рабочих дней.
Нарушение сроков влечёт административную ответственность.

Соблюдение этих правил гарантирует защиту прав работника и минимизирует риски для работодателя при расторжении трудового договора.