Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. При увольнении работника в ней фиксируется причина и дата прекращения трудового договора. Правильное заполнение и выдача трудовой книжки обеспечивают законность увольнения, защищают права обеих сторон и упрощают последующую трудовую историю сотрудника.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий порядок ведения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от N 589н – устанавливает порядок печати и вкладыша в трудовую книжку;
• Приказ Минтруда России от N 320н – утверждает форму и порядок ведения трудовых книжек.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек – регламент, который обязателен для всех работодателей.

Что должно быть записано в трудовой книжке при увольнении

1. Дата увольнения – точная дата последнего рабочего дня.
2. Причина увольнения – в соответствии с пунктом 35 (прекращение трудового договора) и пунктом 41 (прекращение по собственному желанию, сокращению и т.д.).
3. Подпись ответственного лица – руководителя отдела кадров, HR‑менеджера или директора, подтверждающая правильность записи.
4. Печать – официальная печать работодателя, если это предусмотрено пунктом 35, абзац 4.
5. Вкладка (если применимо) – при наличии вкладыша в трудовую книжку, он также должен быть заполнен.

В бумажной трудовой книжке запись об увольнении вносится в последний день работы или в последний рабочий день перед отпуском, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки. При увольнении работника:

• Запись о прекращении трудового договора автоматически попадает в ЭТК.
• Работодатель обязан подтвердить запись подписью в системе.
• Пользователь (работник) получает электронный документ с отметкой о выдаче.

ЭТК упрощает контроль, ускоряет процесс и снижает риск ошибок.

Сроки выдачи трудовой книжки

Согласно КонсультантПлюс и законодательству:

• Если работник подал заявление о выдаче трудовой книжки менее чем за три рабочих дня до увольнения, то она выдается не позднее дня увольнения.
• Если заявление подано за более чем три рабочих дня, то выдача производится в течение 3 рабочих дней после увольнения.
• В случае увольнения по собственному желанию работник имеет право получить копию трудовой книжки сразу после записи об увольнении.

Как правильно оформить запись об увольнении

1. Откройте трудовую книжку и перейдите к последней заполненной строке.
2. В следующей строке введите:
   • «Уволен» (или «Прекращен трудовой договор»).
   • Дата увольнения.
   • Причина (сокращение, истечение срока, собственное желание и т.д.).
3. Вставьте печатку работодателя, если это требуется.
4. Подпишите запись ответственным лицом (директор, HR‑менеджер).
5. Если используется электронная система, подтвердите запись в системе.

Что делать после записи об увольнении

• Выдайте сотруднику копию трудовой книжки (если работник потребует).
• Сохраните оригинал в архиве компании.
• Обновите внутренние базы данных о сотрудниках.
• Убедитесь, что все связанные с работником документы (трудовой договор, служебные записки, справки) закрыты.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата – всегда проверяйте календарь.
• Отсутствие печати – в некоторых случаях это может привести к отказу в признании документа.
• Несвоевременная выдача – работник может потребовать компенсацию за нарушение сроков.
• Неправильная причина увольнения – это может вызвать юридические споры.

Практический пример заполнения (бумажная трудовая книжка)

Допустим, сотрудник Иванов Иван Иванович уволен 30 июня 2026 года по сокращению. Запись будет выглядеть так:

№ | Дата | Должность | Причина увольнения | Подпись
---|------|-----------|--------------------|--------
12 | | Менеджер по продажам | Сокращение | ___________ (подпись руководителя)

После заполнения ставится печать и подпись.

Где найти образцы и формы

• КонсультантПлюс – раздел «Образцы форм» содержит готовые шаблоны.
• Сайт Минтруда РФ – официальные документы и инструкции.
• Платформы HR‑управления (например, Бухонлайн) – интегрированные шаблоны для электронных трудовых книжек.

Правильное ведение трудовой книжки при увольнении – это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к сотруднику. Соблюдение всех пунктов, указанных выше, гарантирует:

• Юридическую чистоту увольнения.
• Минимизацию рисков для работодателя.
• Удобство для работника при поиске новой работы.
• Соблюдение сроков и требований законодательства.

Не забывайте обновлять свои знания о законодательных изменениях и использовать электронные решения, которые делают процесс более прозрачным и надёжным.