Вопрос правильного оформления трудовой книжки при работе по внешнему совместительству является одним из самых частых как у сотрудников, так и у начинающих кадровиков․ Связано это с тем, что при внешнем совместительстве человек работает у двух разных работодателей, и физически его бумажная трудовая книжка находится только в одном месте․ В этой статье мы подробно разберем, кто именно обязан вносить записи, как происходит этот процесс и какие документы для этого необходимы․
Главное правило: кто делает запись?
Согласно действующему трудовому законодательству и актуальным правилам кадрового делопроизводства на 2024–2026 год, запись о работе по внешнему совместительству в бумажную трудовую книжку вносит основной работодатель․
Работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству, не имеет права вносить записи в бумажную трудовую книжку, так как она хранится по основному месту работы и на руки сотруднику не выдается (за исключением увольнения)․
Важное условие: желание работника
Существует критически важный нюанс: сведения о работе по внешнему совместительству вносятся в трудовую книжку исключительно по желанию работника․
Это означает, что:
- Если сотрудник не хочет отражать факт совместительства в своей трудовой книжке, основной работодатель не имеет права вносить эту запись по своей инициативе․
- Если сотрудник желает внести запись, основной работодатель обязан это сделать при предоставлении соответствующих подтверждающих документов․
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Чтобы основной работодатель внес запись в бумажную трудовую книжку, необходимо соблюсти определенную процедуру:
- Сбор документов․ Работнику необходимо взять у работодателя по совместительству документ, подтверждающий факт трудоустройства или увольнения․ Это может быть:
- Копия приказа о приеме на работу (или увольнении), заверенная надлежащим образом․
- Справка с места работы по совместительству, составленная в произвольной форме, но содержащая все необходимые реквизиты (дата, должность, основание)․
- Написание заявления․ Работник обращается в отдел кадров по основному месту работы и пишет заявление с просьбой внести сведения о работе по совместительству․
- Внесение записи․ Кадровик по основному месту работы вносит запись в трудовую книжку на основании предоставленных документов и заявления сотрудника․
Особенности оформления записи
При внесении записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя по совместительству․ Под этим заголовком вносится сама запись, например: «Принят на работу по совместительству в отдел продаж на должность менеджера»․ В графе 4 указываются реквизиты приказа (или иного документа) работодателя по совместительству․
Что делать с электронной трудовой книжкой (ЕФС-1)?
С введением электронной трудовой книжки и системы ЕФС-1 правила немного изменились․ Если с бумажной книжкой работает основной работодатель по желанию сотрудника, то работодатель по совместительству несет самостоятельную обязанность:
- При приеме или увольнении внешнего совместителя он обязан сформировать и направить в Социальный фонд России (СФР) электронные сведения о трудовой деятельности этого работника․
Таким образом, в электронной выписке из ЕФС-1 период работы по внешнему совместительству будет отражен автоматически, независимо от того, просил ли об этом работник, и без участия основного работодателя․
Внутреннее совместительство: есть ли разница?
Для сравнения стоит упомянуть внутреннее совместительство (когда сотрудник работает по совместительству у того же работодателя, что и по основному месту работы)․ В этом случае процесс гораздо проще:
- Трудовая книжка находится в той же компании․
- Работнику достаточно подать заявление в отдел кадров с просьбой внести запись․
- Предоставлять какие-либо подтверждающие документы с места работы не нужно, так как работодатель и так располагает всеми приказами․
Что делать, если совместительство стало основной работой?
Часто встречается ситуация, когда работник увольняется с основного места работы, и работа по совместительству становится для него главной․ В таком случае:
- Работник увольняется с основного места работы и забирает бумажную трудовую книжку․
- Он предъявляет эту трудовую книжку новому работодателю (бывшему работодателю по совместительству)․
- Новый основной работодатель вносит запись о работе по совместительству (если она ранее не была внесена предыдущим основным работодателем), а затем делает запись о том, что с определенной даты работа по совместительству прекращена, и сотрудник принят на работу на постоянной основе;