Вопрос о необходимости предъявления трудовой книжки при заключении трудового договора часто возникает как у работодателей, так и у соискателей. Ответ зависит от действующего законодательства Российской Федерации, а также от конкретных обстоятельств, связанных с трудовым стажем работника. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, практические нюансы и рекомендации для обеих сторон.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка установленного образца – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, стаже, периодах работы, а также основаниях увольнения; На основании записей в трудовой книжке рассчитываются пенсионные и социальные выплаты.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, 67, 68 регулируют порядок ведения трудовой книжки.
- Федеральный закон от № 197‑ФЗ «О трудовых книжках».
- Приказ Минтруда России от № 442н «Об утверждении формы трудовой книжки».
Обязанности работника при заключении трудового договора
Согласно ТК РФ и пункту 2 статьи 66, работник обязан предоставить работодателю:
- Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
- Трудовую книжку или сведения о трудовом стаже, если книжка отсутствует.
- Документы воинского учета (для военнообязанных).
Важно! При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.
Когда трудовая книжка обязательна?
Трудовая книжка требуется в следующих случаях:
- Первичное трудоустройство (первый официальный рабочий день).
- Перевод сотрудника в другой отдел/другую организацию, если это сопровождается изменением условий труда.
- Оформление срочного трудового договора, если место работы является основным для работника – записи в книжку вносятся в обязательном порядке.
Случаи, когда трудовая книжка не требуется
По закону принять сотрудника без трудовой можно, но только в случае отсутствия у сотрудника трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или иными уважительными причинами. В таких ситуациях работодатель может оформить запись на основании:
- Справки из Пенсионного фонда РФ о трудовом стаже.
- Документов, подтверждающих предыдущие места работы (договоры, приказы, выписки из бухгалтерии).
С 2026 года работа без трудовой книжки возможна, но официального оформления это не отменяет. В некоторых случаях работа по договору без книжки допускается, если работник предоставил альтернативные подтверждения стажа.
Как оформить запись в трудовой книжке
Запись в трудовую книжку вносит уполномоченный представитель работодателя (обычно руководитель отдела кадров) в соответствии с пунктом 2 статьи 67 ТК РФ. В запись включаются:
- Дата приема на работу.
- Наименование организации, ИНН, ОКПО.
- Должность, разряд, условия труда.
- Дата увольнения и основание увольнения.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
В случае утраты или повреждения трудовой книжки работник имеет право:
- Обратиться в отдел кадров бывшего работодателя за выдачей выписки о трудовом стаже.
- Получить справку из Пенсионного фонда РФ.
- Оформить новую трудовую книжку (по заявлению в отдел кадров с указанием причины утраты).
Электронные записи в системе «Электронная трудовая книжка» (введена в 2024‑2025 гг.) могут использоваться в качестве альтернативы бумажному документу, однако большинство работодателей всё ещё требуют оригинал или копию бумажной книжки.
Трудовой договор без трудовой книжки – возможен ли?
Трудовой договор может быть заключён без предъявления трудовой книжки, если работник:
- Не имеет книжки из‑за её утраты, порчи или сдачи в архив.
- Предоставил документы, подтверждающие трудовой стаж (справки, выписки, договоры).
Однако работодатель обязан вести запись о трудоустройстве в системе учета персонала и, при возможности, ввести данные в электронную трудовую книжку. Отказ от записи в трудовой книжке без уважительной причины может привести к административной ответственности.
Практические рекомендации работодателям
- Уточняйте наличие трудовой книжки при приёме на работу и фиксируйте факт её предоставления в акте приёма‑сдачи.
- Если книжка отсутствует, требуйте альтернативные документы (справку из ПФР, копии трудовых договоров, выписки из бухгалтерии).
- Не требуйте оригинал трудовой книжки для копирования; достаточно копии или скан‑копии, а оригинал остаётся у работника.
- Внедряйте электронную систему учёта (ЭТК) – это упрощает процесс записи и уменьшает риск потери документов.
- Обеспечьте своевременное внесение записей в трудовую книжку (не позднее 5 рабочих дней после приёма/увольнения).
Трудовая книжка остаётся ключевым документом для подтверждения трудового стажа и расчёта пенсионных выплат. При заключении трудового договора работник обязан предоставить её или предоставить надёжные альтернативные подтверждения стажа. Работодатель, в свою очередь, обязан вести запись о трудоустройстве в трудовой книжке (или в её электронном эквиваленте) и не имеет права требовать оригинал книги для копирования.
Таким образом, трудовая книжка необходима в большинстве случаев, однако законодательство допускает её отсутствие при наличии надлежащих доказательств трудового стажа. Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и защиту прав обеих сторон.
Дата актуализации информации: