Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её ведение регулируется законодательством Российской Федерации, в первую очередь, Постановлением Правительства РФ от № 225 и Приказом Минтруда России от № 320н. Неправильное оформление записи о приеме на работу может повлечь за собой штрафы для работодателя, а также нарушить права сотрудника на пенсионные начисления, компенсации и другие льготы.

Когда необходимо вносить запись о приеме на работу?

Согласно нормам трудового законодательства, запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку только в случае, если сотрудник проработал более 5 календарных дней. Это правило закреплено в разъяснениях Роструда и КонсультантПлюс:

• Если работник был принят на работу, но проработал 5 дней или меньше и уволился по собственному желанию — запись в трудовую книжку не вносится.
• Если работник проработал более 5 дней — запись о приеме обязательна, даже если он вскоре уволился.
• Если запись о приеме уже была внесена, а сотрудник уволился в течение 5 дней — необходимо внести и запись об увольнении в общем порядке.

Важно: срок в 5 дней — это календарные, а не рабочие дни. Началом отсчета считается день выхода на работу, указанный в трудовом договоре или приказе.

Какие документы нужны для внесения записи?

Для оформления записи о приеме на работу работодатель обязан иметь следующие документы:

1. Трудовой договор — основание для заключения трудовых отношений.
2. Приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма организации) — именно на основании этого документа вносится запись в трудовую книжку.
3. Трудовая книжка сотрудника — если она есть.
4. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
5. СНИЛС и ИНН (для заполнения ьного листа при отсутствии трудовой книжки).

Важно! Запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа. Даже если трудовой договор подписан, но приказ не издан — запись вносить нельзя. Приказ является юридически значимым документом, подтверждающим факт приема на работу.

Сроки внесения записи

Запись о приеме на работу должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора или с даты выхода сотрудника на работу, в зависимости от того, что позже.

Например:

• Трудовой договор подписан 10 мая, сотрудник вышел на работу 12 мая — запись вносится не позднее 19 мая (5 рабочих дней с 12 мая).
• Если приказ издан 15 мая, а сотрудник вышел на работу 16 мая — отсчет начинается с 16 мая.

Пропуск срока — нарушение трудового законодательства. За это работодателю грозит административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для юридического лица.

Как правильно оформить запись о приеме на работу?

Запись в трудовую книжку вносится в строгом соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Ниже — образец правильного оформления:

Образец записи о приеме на работу:

Запись № 1

Наименование организации: ООО «Ромашка»

Должность: бухгалтер

Основание: приказ № 45 от 

Согласно трудовому договору № 12/2026 от 

(на постоянную работу)

Важные правила оформления:

• Запись делается четко, разборчиво — от руки чернилами черного или синего цвета, либо с помощью машинной печати или штампа.
• Запрещены сокращения: пишется полное наименование должности и организации.
• Указывается точный номер и дата приказа.
• Указывается основание трудоустройства: «на постоянную работу», «на срок до 2 месяцев», «на замещение временно отсутствующего работника» и т.д.
• Запись подписывается ответственным лицом (кадровиком или руководителем) и печатью организации (если она есть).

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан завести её в течение 5 рабочих дней с момента выхода на работу.

Порядок заведения новой трудовой книжки:

1. Заполняется ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия, СНИЛС, ИНН.
2. В графе «Сведения о работе» вносится первая запись — о приеме на работу.
3. Запись оформляется по тем же правилам, что и при наличии старой книжки.
4. Трудовая книжка регистрируется в журнале учета трудовых книжек.

Заводить трудовую книжку обязаны даже при срочном договоре, если срок превышает 5 дней.

Что делать, если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)?

С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Однако это не отменяет бумажную книжку!

Правило 2026 года:

• Если работник не подавал заявление о переходе на ЭТК — работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — в бумажную книжку вносится закрывающая запись: «Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде на основании заявления работника от …».
• Если в бумажной книжке нет закрывающей записи, работодатель не имеет права отказываться от ведения бумажной книжки. Его действия будут считаться неправомерными.

Таким образом, если сотрудник пришел на работу с бумажной трудовой книжкой, а работодатель ведет только ЭТК, он обязан продолжить ведение бумажной книжки, пока работник не подаст заявление на переход.

Особые случаи

Прием на работу в порядке перевода

Если работник переводится из другого подразделения или другой организации, запись оформляется как «Принят на работу в порядке перевода» с указанием:

• наименования прежней организации;
• должности;
• даты увольнения с предыдущего места работы;
• основания перевода (например, приказ о переводе).

Работа по совместительству

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по письменному заявлению работника. Если заявления нет, запись не делается.

Временное исполнение обязанностей

Если работник временно исполняет обязанности отсутствующего сотрудника — запись в трудовую книжку не вносится. Это не является приемом на работу, а лишь дополнительной нагрузкой.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Ошибки в трудовой книжке недопустимы. Их исправление регламентировано:

• Неверная запись зачеркивается одной линией (не закрашивая).
• Сверху пишется: «Запись недействительна».
• Новая, правильная запись вносится следующей по порядку.
• Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Запрещено использовать корректор, вырывать листы, вносить записи карандашом или краской, не соответствующей стандарту.

Ведение трудовой книжки — не формальность, а обязанность работодателя, за нарушение которой предусмотрены штрафы и судебные иски. Правильная запись о приеме на работу — это:

• Соблюдение срока (5 рабочих дней);
• Наличие приказа и трудового договора;
• Отсутствие сокращений и ошибок;
• Учет статуса сотрудника (новичок, перевод, совместитель);
• Уважение выбора работника — бумажная или электронная книжка.

Помните: трудовая книжка, это история профессиональной жизни человека. От её точности зависит его будущее: размер пенсии, возможность получения льгот, трудоустройство в будущем. Поэтому к её ведению нужно относиться с максимальной ответственностью.

Рекомендация работодателям: регулярно проходите обучение по кадровому делопроизводству, используйте шаблоны записей, утверждённые Минтрудом, и всегда сверяйтесь с актуальными нормативными актами — законодательство меняется, а ошибки в трудовых книжках — неисправимы.