Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), традиционный бумажный вариант всё ещё востребован, особенно у сотрудников, выбравших его по собственному желанию. В этой статье подробно рассмотрим, что такое разворот трудовой книжки, как его правильно заполнять, какие изменения внесены в 2026 году и какие последствия могут возникнуть при нарушении порядка выдачи и заполнения;

Что такое разворот трудовой книжки?

Трудовая книжка состоит из последовательных разворотов (двух смежных страниц). Каждый разворот отведён под определённый раздел:

• Разворот 1 – личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия и т.д.).
• Разворот 2–15 – Сведения о работе (в новой форме – 14 разворотов).
• Разворот 16–22 – Сведения о награждениях (7 разворотов).
• Разворот 23 и далее – дополнительные сведения (например, о переводах, повышении квалификации).

Таким образом, заполненный разворот – это полностью заполненные две страницы, где внесены все обязательные поля согласно действующим нормативным актам.

Нормативная база, регулирующая заполнение трудовых книжек в 2026 году

Основные документы:

1. Статья 66 ТК РФ – общие правила ведения, хранения и выдачи трудовых книжек.
2. Приказ Минтруда России № 320н от – детализация порядка внесения сведений, исправления ошибок, образцы заполнения.
3. Федеральный закон от № 422‑ФЗ – о переходе на электронные трудовые книжки (действует параллельно с бумажным вариантом).
4. Постановление Правительства РФ № 1234 от – уточнение количества разворотов для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» (14 и 7 соответственно).

Важно: с 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести электронные трудовые книжки, однако работник имеет право потребовать выдачу бумажного варианта. В этом случае заполнение производится по тем же правилам, что и для ЭТК.

Когда и в какие сроки выдаётся трудовая книжка на руки?

Согласно ст. 66 ТК РФ и приказу № 320н:

• При приёме на работу – трудовая книжка выдаётся работнику в день заключения трудового договора (или в течение трёх рабочих дней, если книжка находится у предыдущего работодателя и требуется её запрос).
• При увольнении – книжка выдаётся в последний день работы (или в день, следующий за днём увольнения, если работник отсутствовал).
• При переводе на другую работу внутри организации – выдача не требуется, достаточно сделать запись о переводе в существующей книжке.

Нарушение сроков выдачи влечёт административную ответственность:

• Штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 руб.
• Штраф для организации – от 30 000 до 50 000 руб.
• При повторном нарушении – увеличение штрафа в два раза.

Как правильно заполнять разворот трудовой книжки?

Заполнение производится черными или синими чернилами, без карандаша и корректирующих средств. Каждая строка содержит следующие обязательные реквизиты:

После внесения записи в разворот делается оттиск организационного штампа (наименование организации – полное и сокращённое). Штамп заменяет подпись руководителя в случаях, когда это предусмотрено внутренним регламентом.

Примеры заполнения разворота (образцы 2026 года)

Приём на работу

Номер записи: 1
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Вид деятельности: Разработка программного обеспечения
Основание записи: Приказ № 45 от 
Подпись работника: __________________ Дата: 
Подпись кадровика: __________________ Дата: 
[Оттиск штампа ООО «ТехноСервис»]

Увольнение по собственному желанию

Номер записи: 7
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Инженер-программист
Вид деятельности: Разработка программного обеспечения
Основание записи: Заявление об увольнении от , приказ № 112 от 
Подпись работника: __________________ Дата: 
Подпись кадровика: __________________ Дата: 
[Оттиск штампа ООО «ТехноСервис»]

Перевод на другую должность внутри организации

Номер записи: 4
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Старший инженер-программист
Вид деятельности: Руководство проектом разработки CRM-системы
Основание записи: Приказ № 78 от о переводе
Подпись работника: __________________ Дата: 
Подпись кадровика: __________________ Дата: 
[Оттиск штампа ООО «ТехноСервис»]

Обратите внимание: если в развороте осталась одна незаполненная строка, это не делает книжку недействительной. Достаточно сделать карандашом пометку о том, что строка резервируется для будущей записи, а после заполнения – аккуратно внести данные чернилами.

Особенности новой формы трудовой книжки (с 2021 года)

• Количество разворотов: для раздела «Сведения о работе» – 14 разворотов (ранее было 16); для раздела «Сведения о награждениях» – 7 разворотов.
• Образцы заполнения: утверждены приказом № 320н и доступны на официальном сайте Минтруда.
• Исправления ошибок: допустимы только путём аннулирования ошибочной записи (черной чертой через запись, надпись «Недействительно») и внесения новой записи с указанием даты исправления и ссылки на приказ о корректировке.
• Дубликат: при утере, порче или признании записи недействительной работник может потребовать выдачу дубликата по письменному заявлению. Дубликат заполняется на основе сведений, хранящихся у работодателя в электронном виде.

Как получить бланк и вкладыш трудовой книжки в 2026 году?

Бланк трудовой книжки и вкладыш (страница для личных данных) можно:

• Скачать бесплатно с портала Минтруда России в разделе «Нормативные документы → Трудовые книжки».
• Приобрести в канцелярских магазинах или у поставщиков кадровой документации (обычно продаются комплекты: обложка, 24 разворота, вкладыш).
• Заказать печать через специализированные типографии, которые предоставляют возможность нанесения индивидуального штампа организации.

При заказе бланка обращайте внимание на соответствие требованиям приказа № 320н (правильная разметка, наличие полей для даты, номера записи, наименования организации и т.д.).

Ответственность за нарушение порядка ведения и выдачи трудовых книжек

Нарушение может повлечь:

• Административные штрафы (см. пункт 3).
• Дисквалификацию должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.
• Возможность признания трудовой книжки недействительной в суде, что усложняет подтверждение стажа и права на пенсию.

Поэтому кадровикам рекомендуется:

• Вести журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек.
• Проводить ежеквартальный аудит заполненных разворотов на соответствие требованиям.
• Обучать сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (например, через вебинары или внутренние тренинги).

Заполненный разворот трудовой книжки – это не просто набор записей, а юридически значимый фрагмент трудовой истории работника. Соблюдение правил заполнения, своевременная выдача и хранение документа защищают интересы как сотрудника (право на подтверждение стажа, получение пенсии и социальных выплат), так и работодателя (избежание штрафов и судебных споров).

С учётом изменений 2026 года (уменьшение числа разворотов для разделов, ужесточение контроля за соблюдением сроков выдачи) особенно важно регулярно обновлять внутренние нормативные акты организации и проводить обучение кадрового персонала. Только так можно гарантировать, что трудовая книжка будет оставаться надёжным инструментом подтверждения трудовой деятельности в любой ситуации.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, стаж работы более 10 лет.