Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её правильное оформление регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1) и нормативными актами Минтруда России. Ниже представлен подробный руководство по заполнению как бумажных, так и электронных трудовых книжек, актуальное на 2026 год.

Общие положения

• Обязательность ведения – трудовая книжка должна вестись у всех работников, состоящих в трудовых отношениях по трудовому договору.
• Форма документа – с 1 января 2023 года применяется новая унифицированная форма (Приказ Минтруда РФ № 320н от ).
• Хранение – бумажная книжка хранится у работника; электронная – в базе Социального фонда России (СФР).

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

Используется на бланках установленного образца. С 2023 года обязательны новые бланки с водяными знаками и защитными элементами.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной базе СФР. Доступ к ним возможен через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя.

• ЭТК считается равнозначной бумажной книжке (ст. 66.1 ТК РФ).
• Работник, принятый на работу впервые в 2026 году, получает ЭТК автоматически; остальные могут выбрать способ ведения.

Заполнение при приёме на работу

Первая запись делается в течение пяти рабочих дней с дня приёма.

1. раздела – «Сведения о приёме на работу».
2. Дата – указывается день, месяц, год приёма (например, ).
3. Наименование организации – полное наименование работодателя согласно учредительным документам.
4. Должность, профессия, специальность – как указано в трудовом договоре.
5. Основание приёма – номер и дата трудового договора, либо приказ о приёме.
6. Подпись работника и работодателя – ставиться подпись сотрудника и уполномоченного лица (кадровик, руководитель) с расшифровкой и датой.
7. Печать организации – ставится при наличии (для бумажных книжек).

Запись о переводе на другую постоянную работу

Перевод – изменение должности, профессии или структурного подразделения без разрыва трудового договора.

• Указывается дата перевода.
• Указывается новое место работы (должность, подразделение).
• Указывается основание (приказ о переводе).
• Подписи и печать оформляются аналогично записи о приёме.

Запись о повышении квалификации, обучении и аттестации

Данные вносятся в раздел «Сведения о награждении, поощрении, аттестации, повышении квалификации».

• Дата проведения мероприятия.
• Наименование курса, программы, аттестационной комиссии.
• Результат (удовлетворительно, отлично, присвоенный разряд и т.п.).
• Документ‑основание (сертификат, удостоверение, приказ).

Запись об увольнении

Увольнение оформляется в день прекращения трудового договора.

1. Дата увольнения.
2. Основание (пункт статьи ТК РФ, например, п. 1 ст. 81 – по инициативе работника).
3. Номер и дата приказа об увольнении.
4. Подпись работника и работодателя, печать организации.
5. В случае выдачи справки о среднем заработке – указывается её номер и дата.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки

ЭТК заполняеться автоматически работодателем при подаче сведений в СФР (форма ЕФС‑1). Однако работник может проверить и, при необходимости, запросить исправление.

• Подача сведений – не позднее пяти рабочих дней с события (приём, перевод, увольнение и т.д.).
• Формат данных – включает ФИО, СНИЛС, дату события, код события (по классификатору СФР), реквизиты документа‑основания.
• Проверка – работник может войти в личный кабинет СФР и увидеть все записи; при обнаружении ошибки подаёт заявление на исправление через работодателя или напрямую в СФР.
• Выдача выписки – по требованию работника СФР выдаёт выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде.

Требования к бланкам и оформлению

• Бланк должен соответствовать образцу, утверждённому Приказом Минтруда № 320н.
• Все записи делаются черными чернилами (для бумажных книжек) или в электронном виде без возможности последующего изменения (для ЭТК).
• Исправления не допускаются; при ошибке делается новая запись с пометкой «Исправлено» и ссылкой на первоначальную запись.
• Каждая страница книжки нумеруется; при заполнении новой страницы делается отметка о продолжении.

Ответственность за нарушение порядка заполнения

Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь:

• Административный штраф для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Возможность признания записи недействительной, что затрудняет подтверждение трудового стажа при назначении пенсии или пособий.
• Гражданско‑правовые последствия (взыскание ущерба, восстановление прав работника).

Полезные советы для кадровых специалистов

1. Вести журнал регистрации трудовых книжек (входящие/исходящие) – упрощает контроль за сроками подачи сведений.
2. Регулярно обновлять шаблоны приказов и форм в соответствии с последними изменениями законодательства;
3. Проводить инструктаж с работниками о правах на получение выписки из ЭТК и порядке исправления ошибок.
4. При переходе с бумажной на электронную форму вести параллельное ведение в течение переходного периода (не менее 6 месяцев) для сверки данных.
5. Хранить копии всех приказов и соглашений, послуживших основанием для записей, в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Соблюдение данных правил обеспечивает достоверность трудовой книжки, защищает права работников и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом (Социальным фондом) России при назначении пенсий и социальных выплат.