Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка по-прежнему остается важнейшим кадровым документом. Чтобы вести её без ошибок, необходимо четко понимать структуру документа. Согласно форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225, трудовая книжка состоит из нескольких ключевых разделов, каждый из которых имеет свое строгое назначение и правила заполнения.

Общие правила внесения записей

Прежде чем перейти к разбору каждого раздела, важно отметить универсальные требования к ведению документа:

• Даты во всех разделах трудовой книжки указываются исключительно арабскими цифрами в строгом формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, или ).
• Бланки и вкладыши бумажных трудовых книжек имеет право выпускать только компания Гознак.
• Записи должны вноситься аккуратно, без помарок, а исправления производятся по специальным правилам (зачеркивание допускается только на титульном листе).

Раздел 1. Титульный лист (Сведения о работнике)

Титульный лист содержит основную информацию о физическом лице:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Образование и профессия/специальность.

Особое внимание стоит уделить блоку об образовании. К сожалению, информацию об образовании в бумажной трудовой не всегда актуализируют, поэтому в этом вопросе кадровикам следует ориентироваться непосредственно на документы из образовательных учреждений (дипломы, сертификаты).

Как обновить сведения об образовании?

Если сотрудник получил новое образование, изменения вносят на титульный лист на основании подтверждающих документов. При этом преждевременные сведения не зачеркивают, а новые данные дописывают через запятую или в свободное пространство рядом. А вот если сотрудник получил профессию, специальность или квалификацию в период работы, эти сведения вносят уже в раздел «Сведения о работе» на основании подтверждающих документов.

Раздел 2. Сведения о работе

Это самый объемный и важный раздел трудовой книжки. Сюда вносится информация о работодателе и обо всех кадровых перемещениях работника, включая:

1. Прием работника на работу;
2. Перевод на другую должность или в другое подразделение;
3. Увольнение;
4. Присвоение нового разряда, квалификации и т.д.

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В виде таблицы из четырех граф (Дата, Сведения о работе, Наименование, Основание) этот раздел заполняется по строгим правилам:

• В графе 3 сначала указывается полное наименование работодателя, а также сокращенное наименование (при его наличии).
• Затем в графе 3 делается запись о том, на какую работу (должность) принят или избран работник.
• Если работник избран на должность, в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Важно: Иногда, когда не хватает места в трудовой книжке для внесения записей о работе, неопытные кадровики делают записи в разделе о награждениях. Это грубая ошибка! В таком случае необходимо оформить специальный вкладыш.

Раздел 3. Сведения о награждении

В этом разделе содержится информация о том, награждали ли сотрудника на прошлых или текущих местах работы. Минтруд в своем письме от № 14-1 разъяснил, какие именно выплаты и поощрения нужно вносить в этот раздел. Как правило, это государственные награды, почетные грамоты, звания и другие значимые формы признания трудовых заслуг;

Раздел 4. Сведения о поощрениях

В отличие от награждений, раздел поощрений часто остается пустым, так как в него вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка или уставами (например, объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком).

Вкладыш и дубликат трудовой книжки

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» заполнены полностью, оформляется вкладыш. Он заполняется по общим правилам. Запись о втором и последующем вкладыше нужно обязательно внести на титульный лист основной трудовой книжки. Если на титульном листе отсутствует место, запись делается на свободном пространстве внутри обложки.

В случае утери или порчи документа (например, в результате пожара) оформляется дубликат. Разделы дубликата («Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях») заполняются по общим правилам, но содержат только официально подтвержденный стаж и записи.

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)

С 2023 года в России вводятся трудовые книжки нового образца, а параллельно активно развивается электронный формат. На Вологодчине, например, ОСФР уже ведет более 530 тысяч электронных трудовых книжек. Электронный вариант содержит те же сведения, что и бумажный.

В 2026 году в отчете по трудовой деятельности (ЕФС-1) необходимо заполнять и сдавать:

• Титульный лист;
• Подраздел 1 раздела 1 (сведения о физлице).

Знание того, из каких разделов состоит трудовая книжка и как правильно их заполнять,, обязательное требование к кадровым специалистам и работодателям. Актуальность данных на титульном листе, корректное заполнение раздела о работе и своевременное оформление вкладышей позволят избежать штрафов от трудовой инспекции и обеспечат работникам подтверждение их стажа и заслуг.