Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. В ней содержатся сведения о работе, которые играют ключевую роль при трудоустройстве, начислении пенсии и подтверждении квалификации. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году этот процесс достиг новой стадии. В этой статье мы подробно разберем, какие сведения фиксируются в трудовой книжке, как их получить и что изменилось в законодательстве.
Как правильно писать: «сведения» или «сведенья»?
Прежде чем перейти к сути вопроса, стоит прояснить лингвистическую деталь. В русском языке бытует два варианта правописания этого слова: сведения и сведенья. Какой же из них верный?
Правильным и нормативным вариантом является написание через «и» — сведения. Это существительное множественного числа обозначает информацию, данные, известия или факты, характеризующие кого-либо или что-либо. Написание «сведенья» считается разговорным и стилистически сниженным, поэтому в официальных документах, включая кадровые и юридические бумаги, следует использовать исключительно вариант «сведения».
Какие сведения о работе содержатся в трудовой книжке?
И бумажная, и электронная трудовые книжки содержат базовый набор информации о профессиональном пути работника. К основным сведениям относятся:
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, уровень образования, специальность.
- Сведения о приеме на работу: дата приема, наименование работодателя, структурное подразделение, должность, профессия или специальность.
- Сведения о переводе: информация о переводах на другую постоянную работу у того же работодателя.
- Сведения об увольнении: дата увольнения, причины (со ссылкой на статью ТК РФ), подпись работника и печать работодателя.
- Сведения о награждениях: поощрения за трудовые заслуги (в бумажной версии велся отдельный раздел, в ЭТК это также фиксируется).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): реалии 2026 года
Электронная трудовая книжка появилась в России несколько лет назад, и ее внедрение стало серьезным шагом вперед. Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своем трудовом стаже — документ не может испортиться, потеряться или быть случайно уничтожен.
Завершение переходного периода
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что учет трудового стажа теперь будет вестись преимущественно в цифровом формате. Работодатели обязаны своевременно передавать данные в Пенсионный фонд (ныне СФР) по форме СЗВ-ТД, форма и формат которой утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от N 730п.
Кому оформляется только ЭТК?
Важно помнить: работники, которые начали свою первую трудовую деятельность после 1 января 2021 года, сведения о стаже могут получить только из электронной трудовой книжки. Бумажный вариант им не оформляется вовсе.
Одновременное применение бумажной и электронной книжки
Для тех, кто начал работать до 2021 года, сохраняется право выбора. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В таком случае работодатель обязан вести оба формата: вносить записи на бумаге и одновременно отправлять отчеты СЗВ-ТД в электронном виде.
Как получить сведения о работе из ЭТК?
Получить выписку из электронной трудовой книжки теперь проще простого. Главный портал государственных услуг (Госуслуги) предоставляет такую возможность. Выписка формируется мгновенно, что значительно экономит время и исключает необходимость ждать ответа от работодателя или архива.
На портале Госуслуг можно оформить пять ключевых документов для трудоустройства и работы, среди которых:
- Выписка из электронной трудовой книжки.
- Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета (для пенсии).
- Данные о регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.
- Справка о доходах физического лица (2-НДФЛ).
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
Подтверждение ЭТК при приеме на работу
Многие кадровики задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки при приеме на работу?
Если сотрудник предоставляет при приеме на работу оригинал бумажной трудовой книжки, но при этом ранее подал заявление о переходе на ЭТК, бумажная книжка будет считаться недействующей (однако записи в ней не аннулируются, она просто перестает пополняться новыми записями). Подтвердить статус ЭТК можно несколькими способами:
- Предоставлением выписки из ЭТК, сформированной на Госуслугах или в МФЦ.
- Предоставлением справки о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-ПФР), полученной у предыдущего работодателя или в Социального фонда России.
- Устным заявлением работника о том, что он перешел на электронный формат (работодатель может проверить это, запросив выписку из СФР).
Сведения о работе из трудовой книжки, это важнейший информационный ресурс каждого работающего гражданина. В 2026 году процесс перехода на «цифру» практически завершен, что делает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами более прозрачным и безопасным. Помните, что правильное написание слова — сведения, а правильный подход к сохранению своего стажа — это регулярный контроль своей электронной трудовой книжки через портал Госуслуг.