Трудовая книжка (ТК) — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Вопрос «кто ведет трудовую книжку работника» регулируется Трудовым кодексом РФ и претерпел значительные изменения с внедрением электронного формата. Данная статья подробно разберет обязанности работодателя, различия между бумажным и электронным форматами, а также актуальные правила на 2026 год.
Основной принцип: обязанность работодателя
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, обязанность по ведению трудовых книжек лежит на работодателе. Конкретно:
- Работодатель (за исключением работодателей, физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, работающего у него по трудовому договору.
- Это касается как бумажных, так и электронных трудовых книжек (ЭТК).
Два формата ведения: бумажный и электронный
С 1 января 2021 года в России параллельно существуют два формата трудовых книжек. Выбор формата зависит от даты первого трудоустройства и волеизъявления работника.
Бумажная трудовая книжка (ТКБ)
- Кому выдается: Работникам, которые были приняты на работу до 31 декабря 2020 года и не подали заявление о переходе на электронный формат.
- Кто ведет: Работодатель обязан вносить записи (прием, увольнение, переводы, награждения) в физическую книжку, заверяя их своей подписью и печатью (при наличии).
- Кто хранит: Традиционно — у работодателя (в кадровом отделе). По окончании трудовых отношений книжка выдается работнику под расписку.
- Важно! С 1 января 2026 года завершается переходный период. Теперь бумажную книжку можно вести только тем сотрудникам, у которых она уже была оформлена до 2021 года и кто не перешел на ЭТК. Новым сотрудникам (первое трудоустройство после ) бумажная книжка не оформляется.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Что это: Это не документ в руках у работника, а официальная выписка из базы данных Социального фонда России (СФР), содержащая всю информацию о трудовой деятельности.
- Кому присваивается: Всем работникам, впервые устраивающимся на работу после 31 декабря 2020 года, а также тем, кто ранее имел бумажную книжку и подал работодателю заявление о предоставлении сведений в электронном виде (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).
- Кто ведет: Фактическим «ведением» занимается СФР. Работодатель не ведет саму книжку, а обязан оперативно и точно передавать в СФР сведения о каждом событии в трудовой жизни сотрудника (прием, увольнение, изменение условий договора) с помощью формы СЗВ-ТД.
- Где храниться: Вся информация хранится в защищенной базе СФР. Работник может в любой момент получить заверенную ЭЦП СФР выписку из своей ЭТК через портал Госуслуг или лично в отделении СФР.
Ключевой момент: Работодатель не «водит» ЭТК как бумажный документ. Он является источником информации для СФР. Его обязанность, своевременно отчитываться перед фондом. Несвоевременная или неверная подача формы СЗВ-ТД ведет к ошибкам в электронной книжке работника.
Обязанности работодателя по ведению (передаче сведений)
Независимо от формата, работодатель должен выполнить следующие действия:
- При приеме на работу:
- Для бумажного формата: оформить трудовую книжку (при первом трудоустройстве — выдать новую), сделать первую запись о приеме на работу, заверить подписью и печатью.
- Для электронного формата: в течение установленного срока (обычно в день приема) направить в СФР форму СЗВ-ТД с данными о приеме на работу.
- При увольнении или любом изменении трудовых отношений: Внести соответствующую запись в бумажную книжку (если она ведется) и/или незамедлительно подать форму СЗВ-ТД в СФР для обновления ЭТК.
- При запросе работника: Выдать справку о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) или предоставить бумажную книжку для ознакомления (если она ведется).
Особые случаи и нюансы
Работник имеет бумажную книжку, но хочет перейти на электронную
Работник вправе в любой момент подать работодателю заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
- Работодатель обязан принять заявление и с этого момента прекратить ведение бумажной книжки (последняя запись в ней должна быть о подаче этого заявления).
- Все последующие сведения будут передаваться только в СФР для формирования ЭТК.
- Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги.
Работник устраивается впервые после 2020 года, но хочет бумажную книжку
Это невозможно. С 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка не оформляется на впервые устраивающихся на работу. Все сведения автоматически формируются в ЭТК в СФР. Работник может только получить ее выписку.
Работодатель — физическое лицо (не ИП)
Нанимающий работника без статуса индивидуального предпринимателя не обязан вести трудовые книжки (ни бумажные, ни электронные). Однако он должен предоставить работнику по его письменному заявлению сведения о трудовой деятельности (справку) для предъявления в пенсионный фонд.
| Кто ведет? | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Работодатель (юридическое лицо, ИП) | Вносит записи в физический бланк, заверяет. | Не ведет документ. Передает сведения о всех событиях в СФР с помощью формы СЗВ-ТД. |
| Социальный фонд России (СФР) | Не участвует. | Является оператором и хранителем. Формирует, хранит и выдает заверенные выписки из ЭТК. |
| Работник | Хранит книжку после увольнения. | Имеет доступ к своей ЭТК через Госуслуги или отделение СФР. |
Главный вывод: С 1 января 2026 года обязательным для всех работодателей (кроме физлиц-не-ИП) является ведение сведений в электронном виде через передачу данных в СФР. Бумажная трудовая книжка сохраняется только для «носящих» ее сотрудников, которые не сделали электронный выбор. Основная роль работодателя — это точная и своевременная отчетность перед Социальным фондом, который и является фактическим «ведущим» электронной трудовой книжки.
Информация в статье актуальна на май 2026 года и основана на положениях Трудового кодекса РФ и разъяснениях контролирующих органов.