Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. С 2021 года в России введена возможность вести её в электронном виде, однако большинство работодателей и работников всё ещё используют традиционный бумажный вариант. В статье подробно рассматриваются требования КЗоТ (Кодекса законов о труде) к трудовой книжке, порядок её оформления, заполнения и хранения, а также особенности электронного формата.

Содержание

1. Законодательная база
2. Структура и обязательные реквизиты
3. Кому и как выдавать трудовую книжку
4. Порядок заполнения записей
5. Электронная трудовая книжка
6. Права работника и работодателя
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регламентирующие трудовую книжку в России:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (КЗоТ) – статья 66, 67, 68, 69.
• Федеральный закон № 127-ФЗ от г. «Об электронной трудовой книжке».
• Приказ Минтруда России от № 400н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Приказ Минтруда России от № 374н «Об электронных трудовых книжках».

С 1 января 2021 года в действие вступил закон о цифровой трудовой книжке, однако его применение является добровольным: работник может отказаться от электронного формата, подав соответствующее заявление.

Структура и обязательные реквизиты

Трудовая книжка состоит из нескольких разделов, каждый из которых имеет чётко определённый набор полей.

ьный лист

• Наименование документа – «Трудовая книжка».
• Номер книжки (уникальный идентификационный номер).
• ФИО работника.
• Дата рождения.
• СНИЛС.
• Место постоянной регистрации.

Раздел «Записи о трудовой деятельности»

Раздел «Записи о повышении квалификации, обучении, стажировке»

• Дата начала и окончания обучения.
• Наименование учебного заведения.
• Полученный квалификационный документ (сертификат, диплом).

Раздел «Записи о наградах и поощрениях»

• Дата награждения.
• Наименование награды.
• Краткое описание основания.

Кому и как выдавать трудовую книжку

Согласно КЗоТ, трудовую книжку обязаны выдавать:

• Работодатели при приёме на работу (при условии, что у работника её нет).
• Работодатели при переводе работника в другую организацию, если трудовая книжка остаётся в распоряжении работника.

Порядок выдачи:

1. Работник подписывает заявление о приёме на работу.
2. Работодатель проверяет наличие у работника действующей трудовой книжки.
3. Если книжка отсутствует, работодатель заполняет ьный лист и выдаёт её в течение 3 рабочих дней.
4. Работник обязан хранить книжку в надёжном месте и предоставлять её по требованию работодателя.

Если работник отказывается от бумажного варианта, он подаёт заявление об отказе, после чего ему предоставляется электронная трудовая книжка в системе «Госуслуги».

Порядок заполнения записей

Записи в трудовую книжку вносятся только работодателем. Работник может проверять правильность заполнения, но подпись ставит только представитель организации.

Приём на работу

• Заполняются дата начала работы, наименование организации, ОПФ, должность, номер трудового договора.
• Подписывается руководителем организации, ставится печать.

Перевод внутри организации

• Ставится запись о переводе с указанием новой должности и даты перевода.
• Старый раздел не закрывается, а добавляется новая запись.

Увольнение (прекращение трудовых отношений)

• Указывается дата окончания работы и основание прекращения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по собственному желанию и т.д.).
• Запись заверяется подписью и печатью работодателя.

Обучение и повышение квалификации

• Записывается в отдельный раздел, указываются даты, название учебного заведения и полученный документ.

Все записи должны быть выполнены чернильными чернилами (чёрным цветом) и без исправлений. Любые исправления допускаются только через зачёркивание и подпись ответственного лица.

Электронная трудовая книжка

Электронный вариант хранится в Системе электронных трудовых книжек (ЭТК), управляемой Федеральным фондом социального страхования (ФСС). Основные особенности:

• Доступ через портал Госуслуги или мобильное приложение «Электронная трудовая книжка».
• Записи вносятся автоматически после подтверждения работодателем в системе.
• Работник может в любой момент просмотреть свою трудовую историю, скачать выписку и предоставить её в любой организации.
• Электронная книжка имеет юридическую силу, равную бумажному документу.

Как перейти на электронный формат

1. Подать заявление в письменной форме (можно через «Госуслуги») об отказе от бумажной книжки.
2. Получить подтверждение от работодателя о переводе данных в электронный реестр.
3. После обработки данных в системе ФСС вы получите уведомление о создании электронной трудовой книжки.

Преимущества электронного формата

• Отсутствие риска потери или порчи документа.
• Упрощённый доступ к данным для работодателей и государственных органов.
• Автоматическое формирование выписок для оформления пенсии, социальных выплат и др.

Права работника и работодателя

Типичные ошибки и как их избежать

• Заполнение чернилами другого цвета. Требуется чёрный или тёмно-синий цвет.
• Отсутствие подписи работодателя. Каждая запись должна быть заверена подписью и печатью.
• Неправильный порядок записей. Запись о приёме должна идти первой, затем о переводах, повышениях, увольнении.
• Использование исправляющих лент. Разрешены только зачёркивания с подписью ответственного лица.
• Неоформление отказа от бумажного варианта. Если работник хочет электронную книжку, заявление должно быть подано в письменной форме.
• Отсутствие даты в записях. Каждая запись обязана содержать точную дату (день, месяц, год).

Для избежания ошибок рекомендуется вести контрольный лист, где фиксируются все действия с трудовой книжкой и проверяется их соответствие требованиям КЗоТ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать одну трудовую книжку в разных организациях?

Да. Трудовая книжка переходит от работодателя к работодателю. При увольнении работник получает её обратно и передаёт новому работодателю.

Что делать, если в книжке допущена ошибка?

Ошибка должна быть зачёркнута, рядом ставится подпись ответственного лица (работодателя) с указанием причины исправления. Затем вносятся корректные данные.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги», выберите раздел «Электронная трудовая книжка» и нажмите «Сформировать выписку». Документ можно скачать в формате PDF.

Обязан ли работодатель хранить бумажную копию записи о повышении квалификации?

Да. Все записи, сделанные в бумажной трудовой книжке, должны быть сохранены в оригинале. Электронные копии могут использоваться только в рамках ЭТК.

Сколько времени хранится электронная трудовая книжка в системе ФСС?

Электронные записи хранятся в системе без ограничения срока, пока не будет принято решение о их удалении в соответствии с законодательством о персональных данных.

Трудовая книжка – важный документ, который фиксирует весь профессиональный путь работника. Соблюдение требований КЗоТ при её оформлении и ведении защищает интересы как работника, так и работодателя. Переход на электронный формат упрощает процесс, но не отменяет необходимости контроля за правильностью записей. Помните, что своевременное и корректное заполнение трудовой книжки – залог безпроблемного получения пенсии, социальных выплат и подтверждения профессионального стажа.

Если у вас возникли вопросы по оформлению или использованию трудовой книжки, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.