Трудовая книжка (трудовая книжка‑образец) – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. По законодательству РФ её выдача регулируется Трудовым кодексом, а также рядом подзаконных актов. Ниже подробно рассмотрены все случаи, когда работодатель обязан вручить трудовую книжку сотруднику, а также порядок её оформления.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, 67, 68.
- Приказ Минтруда России от № 322н «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Федеральный закон от № 84‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в части учета стажа).
Когда трудовая книжка обязана быть выдана
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в следующих случаях:
- При приёме на работу – в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора (или иного документа, заменяющего договор, например, приказа о приёме).
- При переводе в другую организацию, если работник сохраняет прежний трудовой стаж и желает, чтобы запись о предыдущих местах работы была перенесена в одну книжку.
- При восстановлении на работе после увольнения – если работник ранее имел трудовую книжку, она возвращается ему с новыми записями.
- При выходе на пенсию – работник получает книжку, в которой отражён весь его трудовой стаж, необходимый для расчёта пенсионных прав.
- В случае, когда работник просит оформить трудовую книжку в письменной форме (заявление) и у него нет иной формы подтверждения стажа (например, электронный трудовой документ).
Случаи, когда выдача трудовой книжки не обязательна
С 2022 года в России вводится система электронных трудовых книжек. В некоторых ситуациях работодатель может оформить запись в электронном виде, и тогда выдача бумажной книжки не является обязательной:
- Если работник согласен на ведение электронной трудовой книжки (подписывает согласие в письменной форме).
- Если работник уже имеет постоянный электронный документ (например, в системе «Госуслуги»), и обе стороны договорились о его использовании.
- Если работник находится в особом статусе (например, военнослужащий, находящийся в резерве), где ведение бумажной книжки затруднено.
Порядок выдачи трудовой книжки
Подготовка документов
Для выдачи трудовой книжки работодатель обычно запрашивает у работника следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество.
- Дата и место рождения.
- Серия и номер паспорта (или иного удостоверения личности).
- СНИЛС (для корректного расчёта пенсионных прав).
- Военный билет (для мужчин призывного возраста).
- Согласие на оформление трудовой книжки (письменное заявление).
Оформление записи о приёме
В трудовую книжку вносятся следующие данные (пункт 1 статьи 66 ТК РФ):
- Дата приёма на работу.
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО, ОКТМО.
- Должность (специальность) и разряд.
- Условия труда (если они отличаются от общих).
- Подпись работодателя (директора или уполномоченного лица) и печать организации.
Сроки выдачи
Трудовая книжка должна быть передана работнику в течение трёх рабочих дней с момента начала работы. Если по какой‑то причине книжка не готова, работодатель обязан предоставить письменное объяснение и обязуется выдать её в ближайший возможный срок.
Кто имеет право выдавать трудовую книжку
Трудовую книжку выдает:
- Работодатель – в лице директора, главного бухгалтера, руководителя отдела кадров или иного уполномоченного лица.
- Орган, уполномоченный государством (например, государственное учреждение) – в случае, если работник трудоустраивается в государственный сектор.
Только уполномоченное лицо может ставить подпись и печать в книжке. Подделка или внесение записей без соответствующей подписи считается административным правонарушением.
Что делать, если трудовая книжка не выдана в срок
- Обратиться к работодателю с письменным запросом (рекомендовано отправить заказным письмом с уведомлением).
- Если ответ не получен в течение 5 рабочих дней, подать жалобу в Государственную инспекцию труда по месту нахождения организации.
- В случае систематических нарушений – обратиться в суд с иском о возмещении морального вреда и требованием выдать трудовую книжку.
Особенности для отдельных категорий работников
Студенты и учащиеся
Для студентов, проходящих практику, и учащихся, работающих по совместительству, трудовая книжка выдаётся только в том случае, если их трудовой договор оформлен как основной (не как стажировка без оплаты).
Иностранные граждане
Иностранные работники также получают трудовую книжку, но в ней указываются сведения о документе, удостоверяющем их личность (паспорт РФ или миграционная карта) и о праве на работу в России.
Работники, работающие по договору подряда (ГПХ)
Трудовая книжка не выдаётся, так как такие отношения регулируются гражданским законодательством, а не трудовым кодексом. Однако при переводе в штатную должность работнику выдаётся книжка.
Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы
С 2022 года в России активно внедряется электронный формат. Основные преимущества:
- Удобство – запись доступна онлайн в любой момент.
- Сокращение бумажного документооборота.
- Быстрая передача данных при смене места работы.
Недостатки:
- Необходимость наличия доступа к интернету и цифровой подписи.
- Не все организации (особенно небольшие) полностью перешли на электронный формат.
Трудовая книжка – обязательный документ, который работодатель обязан выдать работнику в течение трёх рабочих дней после начала трудовых отношений, если только стороны не договорились о её электронном оформлении. Выдача книжки регулируется чётко прописанными нормами Трудового кодекса, а её отсутствие может стать основанием для обращения в инспекцию труда или суд.
Работникам рекомендуется сохранять копию всех записей, а работодателям – вести учёт выдач и подписей в отдельном журнале, чтобы избежать конфликтов и штрафов.
Дата публикации: