Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Именно на основании записей в ней в будущем назначаются пенсии, больничные и различные пособия. Однако когда речь заходит об учредителе компании, у кадровиков и самих собственников бизнеса возникает множество вопросов. Нужно ли вносить запись? Как ее оформить? Считается ли учредитель работником?

Статус учредителя: работает ли он по найму?

Прежде всего, необходимо четко разграничить понятия «учредитель» и «работник». Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, учредитель (собственник имущества организации) не является автоматически работником. Факт учреждения компании не порождает трудовых отношений.

Это означает, что если человек просто является учредителем, получает дивиденды и не занимает никакой штатной должности, запись в трудовой книжке ему не делается. Трудовой стаж для назначения пенсии в данном случае не идет.

Когда запись в трудовой книжке учредителю необходима?

Запись в трудовой книжке появляется только в том случае, если между учредителем и организацией заключается трудовой договор. Самая распространенная ситуация — когда учредитель назначает себя (или его назначают другие учредители) на должность Генерального директора (или иной руководящей должности).

В этом случае учредителю оформляется запись о приеме на работу на общих основаниях, так как руководитель организации является наемным работником, с которым заключается срочный трудовой договор.

Правила оформления записи

Оформление трудовой книжки руководителю, являющемуся учредителем, имеет свои нюансы, но в целом подчиняется общим правилам ведения трудовых книжек.

Прием на работу (назначение на должность)

Запись о приеме на работу делается на основании приказа о приеме (или приказа о вступлении в должность). В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации.

Далее вносятся данные:

• Графа 1: порядковый номер записи;
• Графа 2: дата приема на работу (дата приказа);
• Графа 3: запись о приеме. Например: «Принят(а) в Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» на должность генерального директора»;
• Графа 4: реквизиты приказа (распоряжения) работодателя.

Увольнение (освобождение от должности)

При увольнении генерального директора-учределя важно помнить главное правило: нужно отступить строку. Внесите запись об увольнении без наложения одних данных на других. Иначе говоря, запись во всех колонках должна быть четкой и не перекрывать предыдущие сведения.

В графе 3 указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ (например, п. 2 ст. 278 ТК РФ в связи с истечением срока трудового договора или п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). В графе 4 указываются реквизиты приказа об увольнении и решение общего собрания учредителей.

Особенности и частые ошибки

Ошибки в наименовании должности

Часто в трудовой книжке работника бывает неверно указана его должность. Если должность генерального директора указана просто как «директор» или «руководитель», а в уставе организации закреплено иное, это может стать проблемой. Если организация уже ликвидирована, исправить такую ошибку крайне сложно, сотруднику придется обращаться в государственный архив. Поэтому важно вносить запись строго в соответствии с Уставом компании.

Запись о переводе и совместительстве

Если учредителю необходимо оформить переход с совместительства на основную работу в рамках одной организации, это также подлежит правильному оформлению. В трудовой книжке делается запись о прекращении работы по совместительству и запись о приеме на основную работу (или о переводе, если это оформлено переводом).

Исправление неверных записей

Если в компании обнаружили, что в бумажной трудовой книжке сотрудника под очередным порядковым номером внесена ошибочная запись (например, о его увольнении, которого по факту не было), ее нельзя зачеркивать или замазывать. Необходимо признать запись недействительной и внести верные данные.

Почему это так важно?

Трудовая книжка — документ, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. От правильности записей напрямую зависит будущий размер пенсии. Граждане, стаж которых составляет более 20 лет, смогут увеличить свою пенсию почти на треть, но для этого нужно выполнить несколько условий, главное из которых, подтвержденный, правильно оформленный стаж.

Размер пенсии, больничных и пособий зависит от стажа работника, однако учитываются разные виды стажа по разным правилам. Трудовой стаж, не подтвержденный записями в трудовой книжке или иными официальными документами, может быть не учтен Пенсионным фондом.

Быть учредителем, значит иметь права на имущество и прибыль компании. Но для того чтобы иметь трудовой стаж, пенсию и социальные гарантии, учредитель должен состоять с компанией в трудовых отношениях. Если вы являетесь учредителем и одновременно генеральным директором, требуйте от отдела кадров (или оформляйте самостоятельно, если это позволяет закон) правильного внесения записей в трудовую книжку. Помните, что каждая запись должна иметь основание в виде приказа, не должна накладываться на другие (обязательно отступайте строку), а должность должна точно соответствовать Уставу.