Трудовая книжка — это ключевой документ, который на протяжении десятилетий служит основным официальным подтверждением трудового стажа и истории занятости работника. Несмотря на цифровизацию, её значение остаётся высоким, хотя форма и правила ведения претерпели значительные изменения.
Историческая справка и правовая основа
Современный образец трудовой книжки и правила её ведения были утверждены ещё в советский период. Как отмечается в информации, постановлением от 1974 года были установлены единые образцы книжки и вкладыша, а также инструкция по их заполнению. Этот документ долгое время оставался практически неизменным.
Важной вехой стало Постановление Правительства РФ № 1124, которое существенно изменило подход. С 2021 года вступили в силу новые правила, введющие электронную трудовую книжку (ЭТК).
Современный статус: бумажная или электронная?
Сегодня существует два вида трудовых книжек:
- Бумажная (традиционная) — физический документ в виде книжки с вкладышами.
- Электронная — сведения о трудовой деятельности хранятся в базе данных Службы государственной занятости и формируются в виде электронного документа.
Ключевое правило с 2021 года: при приеме на работу работодатель обязан открыть работнику электронную трудовую книжку, если у него её ещё нет. Однако если у гражданина уже есть заполненная бумажная книжка, он вправе выбрать, какую версию вести, бумажную или электронную. Работодатель обязан вести оба вида записей, если работник сделал такой выбор.
Кто и когда получает трудовую книжку?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу гражданин, впервые поступающий на работу, должен предъявить паспорт. Трудовая книжка в перечень обязательных документов для приема не входит, если у человека её ещё не было. Но если бумажная книжка уже есть — её необходимо предъявить. При этом с 2021 года работодатель автоматически создаёт ЭТК для каждого нового сотрудника.
Обязанности работодателя и хранение
Традиционно трудовая книжка хранится у работодателя. Это прямо предусмотрено законодательством. Работник имеет право на бесплатный доступ к своей книжке и получение выписок из неё. Работодатель обязан:
- Вести точные и своевременные записи об изменениях в трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение);
- Обеспечить сохранность документов.
- При увольнении вернуть книжку работнику (или выдать сведения об ЭТК) с внесённой записью.
Важно: запись в трудовой книжке должна быть made без исправлений, помарок и сокращений. Каждая запись заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации.
Основные функции трудовой книжки
Главная функция — учёт общего и непрерывного трудового стажа. Этот стаж учитывается при назначении пенсий, предоставлении отпусков, расчёте пособий и т.д. Однако, как верно отмечается, в современных условиях это не единственный и не всегда самый эффективный способ подтверждения стажа, так как все данные также хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР).
Книжка также служит документом, подтверждающим трудовую историю: периоды работы, должности, причины увольнений. Это важно при устройстве на новую работу, получении кредитов или в спорах с работодателем.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или имеет дефекты?
В случае утери бумажной книжки работодатель (последнее место работы) обязан выдать дубликат. Процедура регламентирована инструкцией.
Судебная практика рассматривает случаи, когда в старых книжках (например, выданных в 1972 году) отсутствует гербовая печать. Как правило, если записи сделаны правильно и подлинность не вызывает сомнений, суды признают такую книжку действительной, так как требование о печати для того периода могло не действовать.
Как проверить наличие и достоверность записей?
Работник может:
- Запросить выписку из своей электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте ПФР.
- Попросить работодателя показать бумажную книжку и сверить записи.
- Обратиться в Пенсионный фонд за справкой о страховом стаже, которая также содержит данные о трудовой деятельности.
Важно: все записи должны быть корректными. Если в книжке есть ошибки или неточности, работник вправе требовать их исправления через работодателя или в судебном порядке.
Трудовая книжка, безусловно, остаётся основным документом о трудовой деятельности гражданина. Электронный формат сделал его более удобным и защищённым от потери, но не отменил необходимости точного и законного ведения записей. Каждый работник должен знать свои права в отношении этого документа, а работодатель — строго соблюдать законодательство при его оформлении и хранении. Надёжность вашей будущей пенсии и социальных гарантий во многом зависит от грамотного ведения именно этой, казалось бы, простой книжечки.