В 2026 году вопрос оформления и передачи трудовой книжки (бумажной или электронной) остаётся актуальным для многих работодателей и работников. Ниже разберём, когда требуется вести бумажный документ, как правильно оформить переход на электронный формат и какие обязанности возникают у работодателя при увольнении.

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно Статье 66 ТК РФ, работодатель (кроме физических лиц‑непредпринимателей) обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников, проработавших у него более пяти дней, если их занятость является основной. Исключения:

• Если закон или иной нормативный акт прямо предусматривает иной порядок.
• Если работник уже работает в электронном формате и отказался от бумажного.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году

В 2026 году бумажный документ сохраняется только в двух случаях:

1. Сотрудник подал заявление о сохранении бумажного формата до конца 2020 года.
2. Работодатель не переключился полностью на электронный документооборот до 2021 года.

Если же заявление не было подано, а сотрудник перешёл на электронный формат, в 2026 году вести бумажную книжку не требуется. В этом случае в неё нельзя вносить записи, а оригинал следует хранить у работника.

2.1 Как оформить переход на электронную форму?

Для перехода необходимо:

• Получить от сотрудника справку по форме СТД‑Р с отметкой об отказе от бумажной трудовой книжки.
• Убедиться, что в справке нет противоречий (например, отсутствие подписи работодателя).
• Вести трудовые отношения только в электронном виде (через Электронную трудовую книжку – ЭТК).

Если сотрудник всё же принес бумажный экземпляр, его не следует использовать для записи – он остаётся лишь личным документом.

Электронная трудовая книжка: порядок ведения

Электронный документ вводится с 2021 года и полностью заменил бумажный формат для большинства организаций. Основные особенности:

• Все записи вносятся в единую электронную базу, доступную как работодателю, так и контролирующим органам.
• Переход на ЭТК обязателен для всех работодателей, даже если у них нет сотрудников, перешедших на электронный формат.
• Отчёты о сдаче данных в ПФР и ФСС необходимо подавать ежегодно.

Для оформления ЭТК работник должен предоставить:

1. Справку из предыдущего места работы (форма СТД‑Р).
2. Подтверждение отсутствия отметки об отказе от бумажной формы (если такая есть – переход происходит только после её получения).

Выдача трудовой книжки при увольнении

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день). В ней должна быть запись об увольнении.

Если работник не забрал документ, работодатель должен:

• Сделать запрос о получении (письмо, электронное письмо).
• При отсутствии ответа – оформить справку о невозможности выдачи.
• Сохранить копию документа в архиве компании.

4.1 Частые ошибки при выдаче

Кадровые специалисты часто используют трудовую книжку как инструмент давления, удерживая её до решения финансовых вопросов. Это противопрепятствует ТК РФ: работодатель обязан выдать документ в срок, независимо от наличия спорных вопросов.

Что делать, если сотрудник не забрал книжку?

В случае, когда работник уходит и не собирается получать трудовую книжку, следует выполнить следующие шаги:

1. Отправить официальное уведомление о необходимости получения документа.
2. Если ответ не получен в течение 10 рабочих дней, оформить акт о невозможности выдачи.
3. Сохранить копию документа в электронном виде (скан) и передать её в ПФР по запросу.

Подытоживая, нужно ли сдавать трудовую книжку работодателю? Ответ зависит от формы её ведения:

• Бумажный вариант – возможен только при явном согласии сотрудника, поданном до 2021 года.
• Электронный вариант – обязателен для большинства работодателей, требует предоставления справки и ведения записей в ЭТК.
• При увольнении работодатель обязан выдать документ в день увольнения, независимо от того, в каком формате он был вести.

Помните, что нарушение требований по выдаче и ведению трудовой книжки может привести к штрафам и проблемам при проверках со стороны контролирующих органов.

Автор: кадровый консультант, 21 мая 2026 г.