Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. В условиях цифровизации и изменения трудового законодательства у многих работодателей возникают вопросы: кого, как и в каком формате нужно оформлять? В этой статье мы подробно разберем, что означает обязанность вести трудовую книжку на каждого работника, какие существуют исключения и как действовать в 2026 году.
Главное правило: на кого обязательно вести трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, при условии, что работа у данного работодателя является для работника основной.
Это правило распространяется на:
- Юридических лиц (организации, предприятия).
- Физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями (ИП).
Кто освобожден от ведения трудовых книжек?
Законодательство делает одно важное исключение: работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не ведут трудовые книжки на своих работников. Как правило, это люди, нанимающие помощников для личных нужд (например, няни, домработницы, водители для личного транспорта).
Бумажная или электронная: как вести учет в 2026 году?
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к 2026 году этот процесс имеет четкие правила. Теперь существуют два формата ведения сведений о стаже:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа. Сведения хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Главный плюс ЭТК — защита от утраты, порчи или утери документа по вине работодателя или самого сотрудника.
- Бумажная трудовая книжка — традиционный бланк установленного образца.
Кого оформляем в ЭТК?
Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, трудовая книжка не оформлялась), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме.
Как быть с теми, у кого уже есть стаж?
Другие работники (имеющие стаж до 2020 года) вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная (ст. 66.1 ТК РФ). За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется.
Однако, по данным Пенсионного Фонда РФ (ныне СФР), лишь около 6 млн человек выбрали электронную книжку взамен обычного формата. Таким образом, у работодателей по-прежнему остается актуальная обязанность правильно вести и хранить бумажные трудовые книжки тех сотрудников, которые не отказались от них.
Обязанности работодателя при ведении трудовой книжки
Наличие обязанности вести документ на работника подразумевает строгий соблюдение ряда правил:
Внесение записей
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- Работнике;
- Выполняемой им работе;
- Переводах на другую постоянную работу;
- Увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора;
- Сведениях о награждениях за успехи в работе.
Ознакомление работника
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись.
Сдача отчетности в СФР
В связи с введением ЭТК работодатели обязаны представлять в СФР сведения о трудовой деятельности работников по форме ЕФС-1, утвержденной приказом СФР от № 1462. С 2022 года все работодатели обязаны вести сведения о стаже каждого работника в электронном виде, чтобы они хранились в информационных ресурсах СФР.
Выдача трудовой книжки по запросу
Согласно правилам, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Исключение составляют случаи, когда трудовая книжка на работника не ведется (например, он перешел на ЭТК).
Ответственность и важность соблюдения норм
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Именно от записей в ней зависят будущие пенсии, пособия по нетрудоспособности и подтверждение квалификации при трудоустройстве.
Работодателю важно помнить:
- Неведение трудовой книжки на сотрудника, проработавшего свыше 5 дней по основному месту работы, является нарушением трудового законодательства.
- Несвоевременная сдача отчета ЕФС-1 в Социальный фонд России влечет за собой штрафы.
- Задержка выдачи бумажной трудовой книжки по заявлению работника более чем на 3 рабочих дня также может стать поводом для претензий со стороны контролирующих органов.
Обязанность вести трудовую книжку на каждого основного работника, это не просто формальность, а важнейшая социальная гарантия. В 2026 году эта обязанность имеет двойной характер: работодатель должен аккуратно вести бумажный бланк (если сотрудник от него не отказался) и одновременно своевременно передавать электронные сведения в базу СФР. Соблюдение баланса между бумажным и цифровым форматами — залог того, что стаж сотрудников будет учтен корректно и без потерь.