Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. В Российской Федерации её ведение, хранение и оформление регулируются нормативно‑правовыми актами, которые периодически обновляются в связи с переходом на электронный формат. Ниже представлен подробный обзор того, что именно обязан делать работодатель, какие документы необходимо использовать и как соблюдать требования законодательства в текущем году.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 «Трудовая книжка» определяет понятие, виды и порядок ведения документа.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (с последующими изменениями и дополнениями).
• Постановление Минсоцразвития России от № 69 – уточняет отдельные положения по оформлению и выдаче дубликатов.
• Федеральный закон от № 43‑ФЗ о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) – внес поправки в ТК РФ, установив порядок формирования, передачи и хранения сведений в Пенсионном фонде РФ (ПФР).
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (в т.ч. электронных).

Все перечисленные акты действуют в 2026 году, однако их применение зависит от выбора сотрудника (бумажный или электронный формат) и от момента первого трудоустройства.

Виды трудовых книжек и обязанности работодателя

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант сохраняет свою силу в следующих случаях:

• Сотрудник сам выбрал ведение трудовой книжки в бумажном виде при приёме на работу.
• Сотрудник ещё не принял решение о переходе на электронный формат (например, впервые устраивается на работу и не подал заявление о ведении ЭТК).

В этих ситуациях работодатель обязан:

1. Принять трудовую книжку от сотрудника (или выдать новую, если её нет).
2. Сделать запись о приёме на работу, включая дату, наименование организации, должность, условия труда.
3. Вести книжку в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (заполнять поля аккуратно, без исправлений, использовать только черные или синие чернила).
4. Обеспечить хранение книжки в организации в условиях, исключающих повреждение, утрату или несанкционированный доступ (например, в металлическом шкафу с ограниченным доступом).
5. При увольнении сделать запись об увольнении, указать основание, дату и выдать книжку сотруднику под расписку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С года введён обязательный электронный учёт трудовой деятельности. Работодатель формирует и передаёт сведения в ПФР в следующих случаях:

• Сотрудник впервые устраивается на работу и выбрал электронный формат (подал заявление о ведении ЭТК).
• Сотрудник ранее имел бумажную книжку, но перешёл на электронный формат (подтверждается заявлением и согласием на обработку персональных данных).

Обязанности работодателя при ведении ЭТК:

1. Получить от сотрудника согласие на обработку персональных данных и выбор формы ведения трудовой книжки (электронной).
2. В личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО внести сведения о приёме на работу, переводе, увольнении, награждениях и т.д.
3. Передать сформированные сведения в Пенсионный фонд РФ не позднее пяти рабочих дней с даты события (приём, перевод, увольнение).
4. Обеспечить конфиденциальность и защиту передаваемых данных (использовать шифрованные каналы связи, соблюдать требования ФЗ‑152 «О персональных данных»).
5. При необходимости выдать сотруднику справку о сведениях, содержащихся в его ЭТК (можно получить через личный кабинет на Госуслугах или запросить в ПФР).

Совместное ведение (бумажная + электронная)

Законодательство допускает ситуацию, когда у сотрудника одновременно ведётся бумажная трудовая книжка и электронная. Это возможно, если:

• Сотрудник до имел бумажную книжку и не подал заявление о переходе на ЭТК;
• После перехода на электронный формат работник решил сохранить бумажный экземпляр для личного использования (например, для предъявления при устройстве за границей).

В этом случае работодатель:

• Ведёт бумажную книжку в соответствии с обычными правилами;
• Одновременно формирует и передаёт сведения в ПФР в электронном виде;
• Обеспечивает synchronisation записей (даты, должности, основания) между двумя форматами, чтобы избежать расхождений.

Порядок оформления при приёме на работу

Шаг 1. Запрос документов

При приёме на работу работодатель должен запросить у кандидата:

• Трудовую книжку (бумажную) или заявление о выборе электронного формата;
• Документ, подтверждающий личность (паспорт);
• Иные документы, необходимые для конкретной должности (образование, квалификация и т.д.).

Шаг 2. Оформление записи

Для бумажной книжки:

• Заполняется раздел «Сведения о работе»: дата приёма, полное наименование работодателя, должность, условия труда (постоянная, временная, сезонная);
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации (если имеется).

Для электронной книжки:

• В личном кабинете работодателя создаётся запись о приёме на работу с теми же реквизитами;
• После сохранения запись автоматически направляется в ПФР;
• Сотрудник получает уведомление в своём личном кабинете на Госуслугах о внесении записи.

Шаг 3. Хранение и учёт

• Бумажные книжки хранятся в отделе кадров в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (например, в закрытом шкафу с журналом выдачи).
• Электронные сведения хранятся в информационной системе работодателя и в ПФР; доступ к ним ограничен ролевыми правами.

Особенности ведения в 2026 году

На 2026 год актуальны следующие моменты:

1. Обязанность по ведению бумажной трудовой книжки сохраняется только при явном выборе сотрудника. Если работник не указал предпочтение, работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку.
2. При увольнении и последующем трудоустройстве в 2026 году новый работодатель не обязан вести бумажную книжку, если сотрудник ранее не воспользовался правом на её ведение. В этом случае достаточно передать сведения из ПФР.
3. Дубликат трудовой книжки. При утере или порче бумажной книжки работодатель выдаёт дубликат на основании заявления сотрудника и записей, хранящихся в кадровом отделе (или сведения из ПФР для электронного варианта).
4. Контроль со стороны ГИТ. Государственная инспекция труда проводит проверки соблюдения правил ведения и хранения трудовых книжек, включая своевременность передачи данных в ПФР и соответствие бумажных записей электронным.

Практические рекомендации для работодателей

• Ведите журнал приёма и выдачи трудовых книжек. Это упрощает контроль за наличием документов и позволяет быстро восстановить утерянные экземпляры.
• Регулярно обновляйте внутренние нормативные акты. Включите в них ссылки на текущие редакции ТК РФ, Постановления № 225 и № 320н, а также инструкции по работе с ЭТК.
• Обучайте кадровый персонал. Проводите краткие тренинги по заполнению бумажных книжек и работе с личным кабинетом на Госуслугах/ПФР.
• Используйте защищённые каналы связи при передаче данных в ПФР. Шифрование и электронная подпись снижают риск утечки персональных данных.
• Храните резервные копии электронных сведений. Хотя основной массив находится в ПФР, наличие локальной копии (в зашифрованном виде) поможет восстановить информацию при технических сбоях.

Ведение трудовой книжки остаётся одной из ключевых функций кадровой службы. В 2026 году работодатель обязан ориентироваться на выбор сотрудника: если тот предпочитает бумажный формат – вести и хранить книжку в соответствии с традиционными правилами; если выбран электронный формат – формировать и передавать сведения в ПФР, обеспечивая их конфиденциальность и актуальность. Соблюдение всех нормативных требований не только защищает организацию от штрафов и предписаний ГИТ, но и повышает доверие сотрудников к работодателю как к надёжному и законопослушному партнёру.

Следуя изложенным выше рекомендациям и постоянно отслеживая изменения в законодательстве, кадровые специалисты смогут эффективно управлять процессом ведения трудовых книжек, независимо от выбранного формата;