Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Трудовая книжка — давно знакомый всем работающим россиянам документ, пережила масштабную трансформацию. Сегодня важно понимать‚ как правильно оформляются трудовые отношения‚ какие форматы книжек существуют и какие требования предъявляет законодательство в 2026 году.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ трудовая книжка имеет установленную форму‚ обязательную для всех работающих граждан‚ и является основным документом о рабочем стаже и трудовой деятельности; Она подтверждает опыт работы‚ стаж для назначения пенсии и содержит сведения о должностях‚ переводах‚ награждениях и увольнениях.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): главное о новом формате
С 1 января 2020 года в России была введена электронная трудовая книжка — цифровой аналог бумажного документа. На сегодняшний день ЭТК представляет собой сведения о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР).
Наличие электронной трудовой книжки существенно снижает риски повреждения‚ утери или фальсификации документа. Работодатели обязаны подавать сведения о всех лицах‚ работающих по трудовым договорам‚ в СФР по форме ЕФС-1.
Кому оформляется ЭТК в 2026 году?
Законодательство четко разделяет порядок оформления для разных категорий работников:
- Для сотрудников‚ принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работали по трудовому договору‚ трудовая книжка не оформлялась) — трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме.
- Для остальных работников (имеющих стаж до 2026 года) сохраняется право выбора: они могут вести трудовую книжку в электронном виде или оставить бумажный вариант (ст. 66‚ 66.1 ТК РФ).
Бумажная трудовая книжка: актуальные требования
Несмотря на развитие электронного формата‚ бумажная трудовая книжка все еще имеет юридическую силу для тех‚ кто выбрал ее ведение. Важно учитывать следующие нововведения:
- Новая форма: Приказом Минтруда № 320Н от принята новая форма трудовой книжки‚ которая применяется с 1 января 2023 года;
- Оформление дубликатов: Действующий порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривает запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей. При этом инициатором запроса выступает непосредственно сам работник.
Особенности ведения и кадрового учета
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять‚ в первую очередь‚ электронные трудовые книжки‚ направляя данные в СФР. Однако в некоторых ситуациях ведение бумажного варианта остается обязательным или необходимым по желанию сотрудника.
Как подтвердить наличие ЭТК?
Подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»;
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России;
- Путем предоставления выписки из СФР;
- С помощью сведений о трудовой деятельности‚ сформированных работодателем (форма СТД-Р или СТД-ПФР).
Включение сведений о стаже
Отдельное внимание стоит уделить историческому стажу. С 7 марта россияне получили возможность обращаться в СФР (ранее — Пенсионный фонд РФ)‚ чтобы включить в электронные трудовые книжки информацию обо всем предыдущем стаже‚ накопленном до начала цифровизации. Это позволяет сделать ЭТК максимально полной и достоверной;
Ответственность работодателей
Работодатели обязаны строго соблюдать сроки и порядок сдачи отчетности. На всех лиц‚ работающих по трудовым договорам‚ в СФР подаются сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). Нарушение сроков или предоставление недостоверных данных влечет за собой административные штрафы.
Трудовая книжка в 2026 году — это дуальная система‚ где электронный формат становится приоритетным и обязательным для новых сотрудников‚ а бумажный остается правом выбора для опытных кадров. Главное для работника — следить за актуальностью своих данных в СФР и вовремя вносить сведения о прошлых периодах работы‚ а для работодателя — корректно вести отчетность по форме ЕФС-1 и соблюдать нормы Трудового кодекса РФ.