Дата получения информации: 21:45:13 ()

Что такое трудовая книжка

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Она служит подтверждением опыта работы, необходимым для назначения пенсии, получения социальных выплат и подтверждения профессионального пути.

Нормативная база

• Статья 66 Трудового кодекса РФ – основной правовой акт, регулирующий ведение и хранение трудовых книжек.
• Порядок заполнения трудовых книжек (утверждённый Приказом Минтруда России).
• Федеральный закон «Об электронной подписи» – регламентирует использование электронных трудовых книжек.

Проект ведомственного приказа Минтруда

В 2025 году Минтруд России опубликовал проект ведомственного приказа, направленного на обновление порядка:

1. Ведения и хранения трудовых книжек (бумажных и электронных).
2. Выдачи дубликата или самой трудовой книжки при увольнении.
3. Учёта движения бланков трудовых книжек и книжки по учету бланков.

Проект предусматривает введение новых бланков, уточнение правил заполнения дат и введение обязательного электронного дубликата для всех организаций с численностью более 50 человек.

Основные изменения в порядке заполнения

• Формат записи дат: все даты указываются арабскими цифрами, число и месяц – двузначными, год – четырехзначными (например, ).
• Обязательное указание ИНН и СНИЛС сотрудника в разделе «Личные данные».
• Уточнение порядка внесения записей о наградах и поощрениях – теперь требуется указание номера и дата приказа о награде.
• Для электронных трудовых книжек – обязательная электронная подпись уполномоченного лица организации и timestamp.

Электронные трудовые книжки

С 2025 года действуют два варианта трудовых книжек:

• Бумажные – традиционный формат, ведётся на специальных бланках, утверждённых Минтрудом.
• Электронные – хранятся в единой государственной информационной системе (ЕГИСТ). Доступ к ним обеспечивается через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через корпоративные HR‑системы, интегрированные с ЕГИСТ.

Преимущества электронного варианта:

1. Минимизация риска потери или повреждения документа.
2. Быстрый доступ к данным для сотрудников и органов ПФР.
3. Автоматическая проверка корректности заполнения (валидация дат, формата ИНН/СНИЛС).
4. Возможность мгновенного выдачи дубликата при увольнении.

Как правильно оформить трудовую книжку в 2026 году

Пошаговая инструкция для кадровой службы:

1. Подготовка бланка: использовать новый образец бланка трудовой книжки (утверждённый Приказом Минтруда от ).
2. Заполнение личных данных: ФИО, дата рождения (дд.мм.гггг), место рождения, ИНН, СНИЛС, серия и номер паспорта.
3. Запись о приёме на работу: указывается дата (дд.мм.гггг), наименование организации, структурное подразделение, должность, трудовой функционал.
4. Запись о переводах и повышениях: каждая change фиксируется отдельной строкой с указанием даты, новой должности и основания (приказ №, дата).
5. Запись о наградах и поощрениях: указывается наименование награды, номер и дата приказа о награде.
6. Запись об увольнении: дата увольнения, основание (ст. ТК РФ), номер и дата приказа об увольнении.
7. Подписи и печати: подпись ответственного кадровика, печать организации (для бумажного варианта) либо электронная подпись и timestamp (для электронного варианта).
8. Внесение в учётную книгу: запись о движении бланка трудовой книжки в книгу учёта движения трудовых книжек и книгу учёта бланков (ведётся на бумажном носителе, как требует Минтруд).

Ответственность за корректное заполнение

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт:

• Штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей.
• Штраф для организаций от 30 000 до 50 000 рублей.
• При повторных нарушениях – дисквалификация на срок до 3 лет.

Кроме того, некорректно оформленная трудовая книжка может стать основанием для отказа в назначении пенсии или предоставлении социальных выплат.

Практические рекомендации и образцы

Рекомендации от экспертов портала Бухонлайн

• Регулярно обновлять шаблоны бланков в соответствии с последними приказами Минтруда.
• Внедрять чек‑лист проверки перед подписью: даты в формате дд.мм.гггг, наличие ИНН/СНИЛС, соответствие приказов.
• Обучать кадровых сотрудников работе с электронной системой ЕГИСТ (вебинары, инструкции, тесты).
• Хранить резервные копии электронных трудовых книжек на защищённом сервере не менее 5 лет.
• При переходе с бумажного на электронный формат вести параллельный учёт в течение 6 месяцев для сверки данных.

Образец записи о приёме на работу (бумажный вариант)

 Принят на работу в ООО «Пример»
 Должность: менеджер по продажам
 Отдел: отдел продаж
 Приказ № 45 от 

Образец записи в электронной трудовой книжке (JSON‑фрагмент)

{ "event_type": "hire",
 "date": "2025-05-20",
 "organization": {
 "name": "ООО «Пример»",
 "inn": "7701234567",
 "kpp": "770101001"
 },
 "position": "Менеджер по продажам",
 "department": "Отдел продаж",
 "order_number": "45",
 "order_date": "2025-05-20",
 "employee": {
 "snils": "123-456-789 00",
 "inn": "770101234567"
 },
 "signature": {
 "type": "qualified",
 "value": "MIIBIjANBgkqhkiG9w0BAQEFAAOCAQ8AMIIBCgKCAQEA..."
 }
}

Проект оформления трудовых книжек, представленный Минтрудом России, направлен на унификацию и цифровизацию учёта трудовой деятельности. Соблюдение новых правил заполнения дат, обязательное указание ИНН и СНИЛС, а также внедрение электронных трудовых книжек позволяют:

• Повысить прозрачность и надёжность кадрового учёта;
• Сократить время на оформление документов при приёме и увольнении сотрудников;
• Минимизировать риски штрафных санкций и ошибок в пенсионном обеспечении.

Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные шаблоны, организации смогут без труда адаптироваться к новым требованиям и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в 2026 году и далее.