Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж работника и содержит информацию о его трудовой деятельности.
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, она ведется на всех работников, проработавших у работодателя более пяти дней.

Основные функции трудовой книжки:

• Подтверждение трудового стажа, необходима для начисления пенсии и других социальных выплат;
• Фиксация трудовых отношений — записи о приеме на работу, переводе, увольнении;
• Обеспечение прав работника — защита от незаконного увольнения и других нарушений;
• Оформление льгот и пособий — при выходе на пенсию, получении пособий по безработице и т.д.

Виды трудовых книжек в 2026 году

В России в 2026 году действуют два основных формата трудовых книжек:

Бумажная трудовая книжка

Традиционный формат, который выдается при первом трудоустройстве. Сохраняет свою актуальность для:

• Работников, которые не сделали выбор в пользу электронной версии;
• Лиц, работающих у работодателей, физических лиц (например, ИП без наемных работников);
• Сезонных и временных работников;
• Работников, занятых на сезонных работах;
• Лиц, работающих по совместительству;
• Работников, трудовая деятельность которых связана с разъездным характером работы.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Введена с 1 января 2020 года и стала обязательной для большинства работников с 2026 года.
ЭТК хранится в базе данных СФР (Социалфонд России) и содержит:

• Сведения о приеме на работу;
• Записи о переводах и повышениях;
• Информацию об увольнении;
• Данные о награждениях и поощрениях;
• Сведения о стаже работы.

Примечание: Электронная трудовая книжка дублирует бумажную, но не заменяет ее полностью.
Работник может запросить выписку из ЭТК в любое время.

Как открыть трудовую книжку в 2026 году: пошаговая инструкция

Для бумажной трудовой книжки:

1. При устройстве на работу впервые:
   • Работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее 5 дней с момента приема на работу;
   • Для этого необходимо предоставить паспорт и документ об образовании (при наличии);
   • Работодатель вносит первую запись о приеме на работу с указанием должности, даты приема и условий труда;
   • На первой странице ставится печать организации (по требованию Роструда, печать отдела кадров допустима).
2. При потере или порче трудовой книжки:
   • Необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
   • Если работодатель не найден, обращаются в органы Пенсионного фонда;
   • Восстановление происходит путем запроса сведений из архивов;
   • В случае отсутствия данных, оформляется дубликат с пометкой «Дубликат».

Для электронной трудовой книжки:

1. Выбор формата:
   • До 31 декабря 2026 года работник может выбрать, в каком формате будет храниться его трудовая книжка;
   • Для этого необходимо подать заявление работодателю в письменной форме;
   • Если заявление не подано, по умолчанию ведется электронная трудовая книжка.
2. Получение сведений из ЭТК:
   • Работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет на сайте СФР;
   • Также можно обратиться к работодателю с соответствующим запросом;
   • Сведения предоставляются бесплатно в течение 3 рабочих дней.

Что делать, если в трудовой книжке ошибки или отсутствуют записи

Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам при оформлении пенсии или других социальных выплат.
Вот что делать в таких случаях:

Типичные ошибки и их исправление:

• Неправильная дата или должность:
  • Обратитесь к работодателю с заявлением об исправлении;
  • Работодатель обязан внести изменения в течение 15 дней;
  • Запись заверяется подписью и печатью.
• Отсутствие записи об увольнении:
  • Обратитесь к бывшему работодателю с требованием внести запись;
  • Если работодатель не отвечает, обратитесь в трудовую инспекцию;
  • В крайнем случае, в суд.
• Порванные или испорченные страницы:
  • Обратитесь к последнему работодателю для восстановления;
  • Если работодатель не найден, обратитесь в архив;
  • В случае отсутствия данных оформите дубликат.

Особенности трудовой книжки для иностранных граждан

Для граждан других государств (например, Республики Узбекистан) действуют особые правила:

При приеме на работу впервые в России:

• Если у иностранца нет бумажной трудовой книжки, работодатель оформляет ее при первом трудоустройстве;
• Записи вносятся на русском языке;
• При отсутствии трудовой книжки из страны исхода, оформляеться новая;
• Для граждан ЕАЭС (например, Беларусь, Казахстан) действуют упрощенные правила ведения трудовой книжки.

Для граждан Украины:

С 10 июня 2021 года в Украине действуют электронные трудовые книжки.
Украинские работники могут:

• Получать выписки из электронной трудовой книжки через портал государственных услуг;
• Использовать электронную трудовую книжку при трудоустройстве в России;
• Подавать сведения о трудовой деятельности через международные системы учета.

Как проверить свою трудовую книжку

Рекомендуется регулярно проверять записи в трудовой книжке, чтобы избежать ошибок.
Вот как это сделать:

Проверка бумажной трудовой книжки:

• Сверьте записи с трудовыми договорами;
• Убедитесь, что все печати и подписи на месте;
• Проверьте, что нет исправлений без заверения;
• Обратите внимание на отсутствие «белых пятен» (пропущенных лет).

Проверка электронной трудовой книжки:

• Запросите выписку через личный кабинет на сайте СФР;
• Сверьте данные с трудовыми договорами;
• Обратите внимание на отсутствие дубликатов записей;
• Проверьте корректность дат и наименований должностей.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли работать без трудовой книжки?

Ответ: Нет, трудовая книжка обязательна для всех работников, проработавших более 5 дней.
Исключение — работники, трудовая деятельность которых связана с разъездным характером работы или сезонные работники.

Что делать, если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку?

Ответ: Обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру.
Работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 5 дней с момента приема на работу.

Можно ли перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, до 31 декабря 2026 года можно подать заявление работодателю о переходе на электронный формат.
После этой даты переход возможен только в случае изменения трудового договора.

Как получить дубликат трудовой книжки?

Ответ: Обратитесь к последнему работодателю с заявлением.
Если работодатель не найден, обратитесь в архив или Пенсионный фонд.
В случае отсутствия данных оформите новую трудовую книжку.

Можно ли ставить печать отдела кадров вместо печати организации?

Ответ: Да, по мнению Роструда, печать отдела кадров допустима, если она заверяет подлинность записи.
Однако лучше уточнить у работодателя.

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает ваш трудовой стаж и защищает ваши права.
В 2026 году в России действуют два формата: бумажный и электронный.
Важно следить за корректностью записей и своевременно исправлять ошибки.
Если у вас возникли вопросы по оформлению или проверке трудовой книжки, обратитесь к работодателю или в компетентные органы.