В 2026 году в России продолжается переход на электронный документооборот, однако бумажная трудовая книжка всё ещё остаётся обязательной в ряде случаев. Если вы только начали трудовую деятельность и у вас «новая» трудовая книжка, то да, вы можете устроиться на работу. Ниже приведены подробные сведения о том, как это сделать, какие документы нужны и какие нюансы стоит учитывать.
Общие требования к трудовой книжке в 2026 году
- Обязательность ведения трудовой книжки – независимо от формы (бумажной или электронной) работодатель обязан вести запись о приёме, смене должности, увольнении и т.д.
- Переход на электронный формат – большинство организаций уже используют электронную трудовую книжку (ЭТК), но бумажная книга остаётся резервной копией.
- Согласие работника – приём на работу подразумевает согласие работника с условиями, которые фиксируются в трудовом договоре и в ЭТК.
Переход на электронный документооборот
С 2025 года все записи в трудовой книжке делаются сразу в электронном виде. Это ускоряет процесс оформления, упрощает доступ к данным и снижает риск потери документов. Однако в некоторых случаях, например, при работе в государственных учреждениях или при необходимости проверки бумажной версии, требуется наличие бумажной трудовой книжки.
Когда нужна бумажная трудовая книжка
В 2026 году бумажная книга не отменена, но её использование ограничено:
- Если работодатель ещё не полностью перешёл на ЭТК.
- При необходимости проверки закрывающей записи в бумажной книге (например, при смене работодателя).
- Для работников, которые не имеют доступа к электронным сервисам (например, пенсионеры).
Документы, необходимые при приёме на работу
Обязательные документы
- Заявление о приёме на работу – образец можно найти в официальном портале.
- Приказ о приёме на работу – образец также доступен онлайн.
- Образец трудового договора – обязательный документ, который подписывается обеими сторонами.
- Трудовая книжка (бумажная или электронная) – в случае, если работник уже имеет запись о предыдущем трудоустройстве, необходимо предоставить её.
- Свидетельство о рождении, паспорт – для подтверждения личности.
- Справка о квалификации – если должность требует определённого уровня образования.
Дополнительные документы
- Справка о предыдущем месте работы (если применимо).
- Выписка из ЭТК (если работник уже работал в другой компании).
- Сертификаты и дипломы, подтверждающие квалификацию.
Пошаговая инструкция по оформлению новой трудовой книжки
Шаг 1: Подготовка документов
Соберите все необходимые документы, включая заявление, приказ, договор и личные данные. Если вы уже работали ранее, подготовьте копии прошлой трудовой книжки.
Шаг 2: Приём на работу и запись в электронной трудовой книжке
- Работодатель подаёт заявление в систему СФР (Служба Федеральной регистрации).
- В системе создаёться запись о приёме с указанием даты, должности и условий.
- Если работодатель использует бумажную книгу, он делает запись вручную и затем подтверждает её в системе.
Шаг 3: Проверка закрывающей записи
При переходе на нового работодателя необходимо проверить наличие закрывающей записи в предыдущей трудовой книжке. Если такой записи нет, работник должен получить справку о стаже от предыдущего работодателя.
Ответы на частые вопросы
Можно ли работать без бумажной трудовой книжки?
Да, если ваш работодатель полностью перешёл на электронный документооборот, бумажной книги не требуется. Однако рекомендуется иметь бумажную копию на случай проверки.
Что делать, если у меня нет закрывающей записи?
Обратитесь к предыдущему работодателю за справкой о стаже. Если справка недоступна, можно обратиться в СФР для получения справки о трудовой деятельности.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Выписку можно запросить через портал ЭТК или через личный кабинет работодателя. Для этого понадобится электронная подпись и подтверждение личности.
В 2026 году оформление новой трудовой книжки и приём на работу остаётся вполне доступным и понятным процессом. Главное – собрать полный пакет документов, убедиться в наличии записи о приёме в системе и, при необходимости, иметь бумажную копию. Электронный документооборот значительно упрощает работу, но бумажная трудовая книжка всё ещё играет важную роль в подтверждении трудового стажа и квалификации.