Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. Она играет важнейшую роль при оформлении пенсии, при трудоустройстве, получении социальных выплат и даже при участии в конкурсах на государственные должности. В 2026 году, после завершения переходного периода, система ведения трудовых книжек в России претерпела значительные изменения. В этой статье мы подробно разберём, кто принимает трудовую книжку, как она оформляется, чем отличается бумажная версия от электронной, и какие обязанности лежат на работнике и работодателе.

Кто принимает трудовую книжку: работодатель или работник?

Ответ на этот вопрос прост, но важен: трудовую книжку принимает работодатель. Это не просто формальность — это юридическая обязанность, закреплённая в Трудовом кодексе РФ (статья 66).

• Работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) обязан принять трудовую книжку от работника при заключении трудового договора, если работник её предоставил.
• Если работник впервые устраивается на работу и у него ещё нет трудовой книжки — работодатель обязан оформить её за счёт организации.
• Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку — работодатель принимает её на хранение и продолжает вести записи.
• Если работник выбрал электронный формат — работодатель предоставляет сведения в Пенсионный фонд РФ, а саму бумажную книжку может не принимать, если работник отказался от неё в письменной форме.

Важно: физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например, частные лица, нанимающие домашнего работника), не обязаны вести трудовые книжки. В таких случаях трудовые отношения оформляются иным образом — через трудовой договор без книжки.

Кто оформляет трудовую книжку впервые?

Если человек устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книжки — оформлением занимается работодатель. Обычно этим процессом руководит отдел кадров или специалист по кадровому учёту.

Порядок оформления:

1. Работник предоставляет паспорт и другие документы, подтверждающие личность (СНИЛС, ИНН).
2. Работодатель издаёт приказ о приёме на работу (форма № Т-1).
3. Кадровый работник заполняет титульный лист трудовой книжки: ФИО, дата рождения, образование, профессия.
4. Вносится запись о приёме на работу: дата, наименование организации, должность, основание (приказ).
5. Книжка скрепляется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица.

Важно: никто не может требовать от работника, чтобы он сам купил и принёс трудовую книжку. Это исключительно обязанность работодателя. Если вы устраиваетесь на работу и вам предлагают «принести книжку» — это нарушение закона. Работодатель должен её оформить.

Бумажная или электронная: кто выбирает?

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Но выбор формата остаётся за работником.

Кто принял решение о переходе на ЭТК?

• Все работники, устроившиеся на работу после 1 января 2020 года, автоматически получили электронную трудовую книжку, если не подали заявление об отказе от неё.
• Работники, трудоустроенные до 2020 года, могут сохранить бумажную книжку — для этого нужно подать в кадровую службу заявление о сохранении бумажного варианта.
• С 1 января 2026 года переходный период завершён. Это означает, что:
  • Все новые работники получают только ЭТК (если не подали заявление об обратном).
  • Работодатели обязаны вести только ЭТК для новых сотрудников.
  • Бумажные книжки остаются в силе для тех, кто их сохранил — их продолжают вести и хранить.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая книжка?

Проверить наличие ЭТК можно несколькими способами:

• Через Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (pfrf.ru).
• Через портал Госуслуги — в разделе «Пенсия и социальные выплаты».
• Через мобильное приложение «ПФР».
• Обратившись в любое отделение Пенсионного фонда с паспортом и СНИЛС.

Если вы видите в личном кабинете запись «Сведения о трудовой деятельности предоставляются в электронном виде», у вас есть ЭТК. Если записей нет — у вас бумажная книжка.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или испорчена, работник должен написать заявление об утрате, а работодатель обязан выдать дубликат.

Дубликат оформляется на основе:

• Сведений из личного дела работника;
• Архивных данных;
• Справок с предыдущих мест работы;
• Документов, подтверждающих трудовую деятельность (приказы, трудовые договоры, выписки из лицевых счётов).

В дубликате делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки». Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.

Как работодатель ведёт трудовую книжку в 2026 году?

В 2026 году работодатель обязан:

• Принимать бумажную трудовую книжку, если работник её предоставил и не отказался от неё.
• Вести электронную трудовую книжку для всех новых сотрудников, не подавших заявление о сохранении бумажной формы.
• Вносить записи о приёме, переводе, увольнении в течение 5 рабочих дней с даты события.
• Передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде в течение одного рабочего дня после внесения записи в бумажную книжку (если работник выбрал ЭТК).
• Хранить бумажные трудовые книжки до момента увольнения работника, а затем передавать их ему под роспись.

Пример записи в трудовой книжке:

В графе 1: Дата —
Графа 2: Сведения о приёме, принят на работу
Графа 3: Наименование организации, ООО «Светлый путь»
Графа 4: Основание — приказ № 45 от

Как получить трудовую книжку через Госуслуги?

Саму трудовую книжку (бумажную или электронную) нельзя получить через Госуслуги — это не сервис выдачи документов. Однако через портал можно:

• Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
• Получить выписку из ЭТК;
• Узнать статус своей трудовой книжки;
• Подать заявление о выдаче дубликата (если книжка утеряна).

Для этого зайдите на сайт gosuslugi.ru → «Каталог услуг» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Сведения о трудовой деятельности».

• Работодатель, принимает, оформляет, ведёт и хранит трудовую книжку (бумажную или электронную).
• Работник — предоставляет документы, подаёт заявления (о выборе формата, об утрате), проверяет сведения в личном кабинете ПФР.
• Пенсионный фонд РФ — хранит и обрабатывает электронные данные о трудовой деятельности.
• Государство — обеспечивает правовую базу и переход на цифровые технологии.

В 2026 году система стала более прозрачной и защищённой. Электронная трудовая книжка исключает риск потери, подделки или ошибок при заполнении. Но бумажная книжка остаётся действующим документом — её никто не отменял, просто теперь выбор остаётся за человеком.

Самое главное помнить: если вы устраиваетесь на работу впервые — работодатель обязан оформить вам трудовую книжку. Если у вас уже есть книжка — её принимают и ведут. Не позволяйте работодателю перекладывать на вас обязанности, которые лежат исключительно на нём. Ваш трудовой стаж — ваше право, и государство гарантирует его защиту.