В 2026 году вопрос оформления трудовой книжки для новых сотрудников стал особенно актуален. Законы изменились, форма документооборота перешла в электронную плоскость, однако в ряде случаев всё ещё требуется бумажный экземпляр. В этой статье подробно разберём, кто и когда заводит новую трудовую книжку, какие правила действуют в 2026 году и как правильно оформить процесс.

правовая основа

Согласно Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ (изменениям в ТК РФ), с для лиц, впервые поступивших на работу, трудовую книжку в бумажном виде не оформляют. Вместо неё вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные положения закреплены в ст. 66.1 ТК РФ и в Правилах ведения трудовых книжек.

• ЭТК заводится автоматически, если работник не отказался от бумажного формата.
• Бумажная книжка может быть оформлена только по инициативе работника, который явно отказался от электронного формата.
• Все изменения в трудовой деятельности фиксируются в электронном виде в течение 7 дней.

Когда необходимо завести новую трудовую книжку?

Ниже перечислены типичные ситуации, когда работодатель обязан создать новый бланк (бумажный или электронный) для сотрудника.

1. Первое официальное трудоустройство. Человек, который никогда ранее не работал, впервые поступает на работу.
2. Потеря или кража старой книжки. Если сотрудник не может предоставить трудовую книжку из‑за утраты, работодатель обязан завести её заново.
3. Отказ от электронного формата. Если работник явно желает вести трудовые сведения на бумаге, работодатель должен оформить бумажную копию.
4. Восстановление после судебного решения. При восстановлении сотрудника по решению суда требуется новый документ.
5. Переход от бумажной к электронной форме. При желании сотрудника перейти на ЭТК, работодатель оформляет её сразу.

Кто именно заводит новую книжку?

Организация или ИП‑работодатель в течение недели после приёма сотрудника должен:

• получить от работника заявление о заведении новой трудовой книжки (если требуется);
• внести сведения о новом сотруднике в электронную форму (если используется ЭТК);
• при необходимости выдать бумажный бланк и оформить его подписью руководителя.

Как правильно оформить заявление на новую трудовую книжку

Хотя форма заявления не регламентирована законом, в нём обычно указывают:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные;
• Сведения о предыдущей работе (если есть);
• Тип требуемого документа – бумажный или электронный;
• Подпись работника и дату.

Работодатель после получения заявления в течение 7 дней вносит данные в трудовую книжку (бумажную или электронную) и фиксирует факт её заведения.

Бумажная vs электронная форма в 2026 году

Согласно последним данным (BanKi.ru, 2026‑01‑17), новые бумажные трудовые книжки больше не оформляются после 31 декабря 2020 года. Однако существуют исключения:

• Работник, который не отказался от бумажного формата, может продолжать вести её.
• Если работник требует дубликат из‑за потери оригинала, работодатель может оформить бумажный дубликат только в случае, когда ЭТК недоступна (например, технические ограничения).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) имеет следующие особенности:

• Ведётся в единой государственной системе труда и занятости.
• Доступна работодателю и самому сотруднику через личный кабинет.
• Все изменения (приём, увольнение, перевод) фиксируются автоматически.
• Для новичков без трудового стажа ЭТК – единственно возможный вариант.

Пошаговый алгоритм действий при приёме на работу без трудовой книжки

Согласно рекомендациям СПОК.BY (2026‑01‑13) и Современный предприниматель (2024‑02‑03), алгоритм выглядит так:

1. Проверка наличия документа. Уточняем, есть ли у кандидата бумажная книжка.
2. Получение заявления. Если заявления нет – запрашиваем у работника.
3. Определение формата. Если работник желает бумажный вариант – оформляем его; иначе – переходим к ЭТК.
4. Внесение данных. В течение 7 дней заносим сведения в выбранный формат.
5. Подтверждение. Работодатель подписывает книгу (бумажную) или подтверждает запись в системе (ЭТК).
6. Хранение. Бумажный экземпляр передаётся в кадровый отдел, электронный – сохраняется в личном кабинете сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли требовать от работника заявление на новую трудовую книжку?
Ответ: Да, если требуется оформить новый документ (бумажный или электронный). Заявление фиксирует согласие работника на форму ведения.

Вопрос: Можно ли завести новую книжку в 2024 году, если сотрудник уже работает с 2021 года?
Ответ: Да, если у сотрудника нет действующей книжки (потеря, отказ от ЭТК) – работодатель может завести дубликат.

Вопрос: Как вести бумажную книжку в 2026 году?
Ответ: Бумажный бланк можно использовать только при явном отказе от электронного формата. В этом случае работодатель обязан обеспечить соответствие формы требованиям ТК РФ и вести её в соответствии с Инструкцией № 30.

В 2026 году трудовая книжка новая заводится в следующих случаях:

• при первом официальном трудоустройстве;
• при потере или краже оригинала;
• по желанию работника, который отказывается от электронного формата;
• при восстановлении по решению суда.

Бумажные экземпляры больше не создаются автоматически – они возможны только по инициативе работника. Поэтому работодателям важно заранее уточнять у новых сотрудников, какой формат они предпочитают, и своевременно оформлять соответствующие документы.

Соблюдение указанных правил позволяет избежать штрафов, упростить учёт трудовых отношений и обеспечить юридическую корректность ведения кадровых документов.