Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник может выбрать, вести ли он бумажную, электронную или обе версии одновременно. В этой статье мы разберём, как правильно оформить трудовую книжку, как перейти на электронный формат, какие сроки и требования существуют, а также какие плюсы и минусы есть у каждой из форм;
Кто обязан вести трудовую книжку?
- Работодатель – обязан вести трудовую книжку сотрудника в течение всего срока его трудовых отношений.
- Кадровый специалист – отвечает за правильность и своевременность внесения записей.
- Сотрудник – обязан своевременно сообщать работодателю о смене места работы, увольнении, переводе и других событиях, которые требуют записи в книжке.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Переход к электронному формату добровольный, но имеет ряд преимуществ: отсутствие физического носителя, автоматизация процессов, возможность быстрого доступа к данным через портал Госуслуги.
Для перехода необходимо:
- Подготовить письменное заявление работодателя (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).
- Отправить заявление в отдел кадров.
- Получить подтверждённую учетную запись на портале Госуслуги.
- Внести данные о сотруднике в электронную систему.
Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК
- Проверка готовности
Убедитесь, что у работодателя есть доступ к порталу Госуслуги и что все данные о сотруднике актуальны.
- Подготовка заявления
Сформулируйте заявление согласно требованиям закона, укажите:
- ФИО сотрудника
- Дата рождения
- Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки (если есть)
- Причина перехода (например, добровольный переход на ЭТК)
- Отправка заявления
Подача заявления осуществляется в отдел кадров работодателя. После утверждения – запись в ЭТК.
- Внесение записей в ЭТК
Кадровый специалист вводит данные в систему, подтверждая их достоверность. После этого сотрудник получает доступ к своему электронному профилю.
- Получение выписки из ЭТК
Для получения выписки сотрудник может воспользоваться порталом Госуслуги. Важно иметь подтверждённую учетную запись.
Плюсы и минусы электронного формата
- Плюсы
- Отсутствие физического носителя – экономия места и времени.
- Автоматизация – меньше ошибок при внесении данных.
- Мгновенный доступ – сотрудник может проверить свой стаж в любой момент.
- Сокращение бумажных расходов – экономия на печати и хранении.
- Минусы
- Требуется наличие интернет‑связи и подтверждённой учетной записи.
- Проблемы с технической поддержкой портала Госуслуги.
- Необходимость обучения персонала работе с новой системой.
Требования к работодателю
- Обеспечить доступ к порталу Госуслуги.
- Обучить кадровый персонал работе с ЭТК.
- Соблюдать сроки внесения записей: при заключении и прекращении трудового договора не позднее рабочего дня после события; при переводе – до 25‑го числа следующего месяца.
- Сохранять бумажную трудовую книжку столько, сколько необходимо, в случае, если сотрудник не перешёл на ЭТК.
Сроки и сроки перевода
При переводе сотрудника с бумажной трудовой книжки на электронную необходимо выполнить следующие сроки:
- До 25‑го числа следующего месяца после даты перехода.
- При увольнении – не позднее рабочего дня после увольнения.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?
Да, работник может хранить бумажную копию, пока не завершится переходный период.
- Что делать, если потерялась бумажная трудовая книжка?
Сразу заявить об этом работодателю. В случае перехода на ЭТК – можно получить выписку через Госуслуги.
- Какие документы нужны для перехода на ЭТК?
Письменное заявление, подтверждённая учетная запись на портале Госуслуги, копия паспорта сотрудника.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг в цифровую эпоху, который упрощает ведение кадровых данных и повышает прозрачность трудовых отношений. Работодатели и сотрудники должны внимательно соблюдать законодательные требования, сроки и процедуры, чтобы избежать ошибок и задержек. При правильном подходе ЭТК становится удобным и надёжным инструментом для всех сторон.